O gerenciamento de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, é uma tarefa complexa e que exige grande responsabilidade dos envolvidos, afinal, grande parte dos documentos de uma corporação carregam dados e informações sigilosas que não podem ser perdidas ou extraviadas.
O recente aumento da tecnologia fez com que algumas pessoas se perguntassem se o uso do documento em papel acabou. No entanto, as empresas que regularmente realizam revisões de conformidade regulatória e acompanham os procedimentos legais sabem que o uso de documentos em papel é essencial para realizar diversas atividades e sua finalização não é uma opção.
Mesmo assim, alguns especialistas do setor ainda estão sugerindo que o gerenciamento de arquivos exista única e exclusivamente em um ambiente digital. Esse cenário é possível para empresas grandes, como o Google, que conseguiu desenvolver um sistema em que os documentos nascem, vivem e morrem em um ambiente digital. Mas a maioria das corporações ainda não deu esse salto.
De acordo com o estudo Sondagem Especial Indústria 4.0 feita pela Confederação Nacional da Indústria (CNI), 69% das empresas brasileiras utilizam tecnologias digitais em suas operações. Apesar desse número, a pesquisa também mostrou que a maioria das empresas utilizam uma baixa quantidade de tecnologias, indicando que se encontram em uma fase inicial do processo de digitalização. Cerca de 26% utilizam de 1 a 3 tecnologias; 22% de 4 a 6; 14% de 7 a 9 e 7% mais de 10 inovações.
Esses dados comprovam que utilizar tecnologias para o gerenciamento de arquivos ou para garantir a segurança de informações e dados não é uma realidade para grande parte das empresas brasileiras.
Os riscos do gerenciamento de arquivos digitais
No mundo corporativo de hoje, onde o clima econômico está em constante mudança e as margens de lucro são menores do que nunca, é natural que o número de documentos e arquivos cresça gradativamente. Manter todos esses arquivos em um único formato pode ser arriscado para empresas que não contam com especialistas no gerenciamento de arquivos digitais.
Se os registros em papel fossem substituídos pelo armazenamento de arquivos digitais e esses arquivos fossem corrompidos por um hacker, ou por um problema técnico no sistema da empresa, tudo seria perdido, causando grande prejuízo para a corporação e seus parceiros comerciais. O custo de substituição de arquivos supera em muito o custo de armazená-los com uma empresa especializada.
Por isso, as regulamentações provavelmente não mudarão tão rápido. Muitos órgãos governamentais entendem que as organizações precisam que suas informações existam em mais de um formato para que sejam consideradas seguras.
Como é o caso do ISO 15489 que define a gestão de registros como o campo responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, recebimento, manutenção, uso e disposição de registros, incluindo processos de captura, evidências e informações sobre atividades e transações comerciais na forma de registros. Observe que eles não especificam se os documentos são em papel ou digitais, porque ambos são viáveis nos negócios modernos.
Os riscos do armazenamento de arquivos em papel
Manter o armazenamento de arquivos em papel ainda é necessário para os negócios em determinados contextos. Alguns nichos do mercado precisam arquivar e manter cópias em papel como provas legais. No entanto, manter informações em papel constitui um potencial risco para a empresa, parceiros e colaboradores.
Risco de segurança
Manter os documentos físicos em segurança pode ter um custo elevado. As empresas precisam desenvolver salas que possuem tratamento para acidentes como incêndios e enchentes, além disso, precisam comprar caixas de armazenamento preparadas para bloquear qualquer tipo de dano. Nem todas as empresas conseguem alcançar esses recursos, gerando brechas que comprometem a segurança dos arquivos.
Outro ponto importante é o armazenamento incorreto dos arquivos. Negligenciar os cuidados com umidade, organização e até calor do ambiente pode trazer consequências extremamente desagradáveis e prejudiciais para a imagem da corporação.
Perda de dados
Em muitos casos, a empresa só descobre que há perda de dados quando precisa do arquivo em questão. De acordo com o Surfshark, o Brasil é o sexto país com o maior vazamento de dados do mundo.
Os ataques a bancos de dados se tornaram frequentes nos últimos anos e garantir a segurança e integridade das informações é uma das principais preocupações das empresas.
Isso envolve outra questão extremamente importante: limitar o acesso dos arquivos somente a pessoas autorizadas. Nem todas as empresas possuem um colaborador destinado ao gerenciamento de arquivos e informações, mas com o surgimento da LGPD e outras leis que protegem a população e seus dados, as corporações podem ter sérios problemas judiciais por não cumprir as regras.
Por que contratar uma empresa especializada no gerenciamento de arquivos?
O gerenciamento de arquivos é uma tarefa complicada e que exige grande responsabilidade daquele que se dispõe a fazê-la.
Contratar uma empresa especializada no gerenciamento de arquivos digitais ou em papel é uma opção para quem deseja ter o ciclo de vida dos documentos monitorado por uma equipe especializada, ou para empresas que estão no mercado há muitos anos e possuem grande quantidade de arquivos em papel em suas instalações.
Adquirir um parceiro especializado pode facilitar para os colaboradores acessarem dados importantes no momento exato, facilitando a tomada de decisão, além de otimizar espaço, custo e tempo na hora de encontrar as informações desejadas.
Outro ponto importante é a segurança da informação. Pela exigência da LGPD, Lei Geral da Proteção de Dados, empresas que atuam com dados e informações – sejam elas em arquivos digitais ou físicos – devem seguir as novas normas de segurança jurídica. Para isso, é preciso contar com processos tecnológicos avançados e efetuar o arquivamento, digitalização e destruição dos documentos de forma segura. Portanto, é importante contratar os serviços de uma empresa que atue de acordo com as normas LGPD e que possua conhecimento no assunto.
A Access é uma empresa especializada no gerenciamento de arquivos físicos e digitais e conta com soluções modernas e tecnológicas para efetuar o melhor trabalho possível, sempre prezando pela segurança. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua corporação.
