De formulários simples, passando por prontuários de pacientes e até políticas e procedimentos internos, o gerenciamento de documentos é vital para a área de saúde. A verdade é que simplesmente seria impossível oferecer uma boa experiência aos pacientes e administrar uma instituição de saúde sem conseguir gerenciar os documentos de forma eficiente e eficaz.
Por lidar com informações confidenciais e seguir regulamentações rígidas relacionadas ao gerenciamento de documentos e normas de conformidade, privacidade e segurança, o setor de saúde tem como foco manter esses dados em segurança para proteger pacientes e a própria instituição. Entretanto, o gerenciamento de documentos de saúde vai além de apenas gerenciar esses documentos, o processo exige tempo e atenção para registrar, armazenar e eliminar corretamente os registros de saúde.
O gerenciamento de documentos salva vidas
A área de saúde é um setor em que a qualidade do atendimento ao paciente depende das ferramentas utilizadas, do suporte oferecido e das instalações disponíveis para proporcionar o melhor atendimento. No momento que um sistema de gerenciamento de documentos é implementado, a transformação implementada permite criar uma cultura colaborativa e de inovação contínuas e torna o fluxo de informações mais eficiente, o que ajuda a salvar vidas. Claro, são as pessoas que salvam vidas, mas o gerenciamento de documentos tem um papel importante nesse processo.
- Registros de pacientes
O prontuário dos pacientes traz informações relacionadas ao histórico de saúde dos pacientes e contam com dados confidenciais que devem ser facilmente acessados pela equipe médica ao mesmo tempo em que precisam ser protegidos adequadamente para que não caiam em mãos erradas. - Notas médicas
Esse prontuário também traz informações relevantes sobre o estado de saúde do paciente e protocolos médicos seguidos pela equipe da instituição. Essas informações precisam ser compartilhadas entre médicos e outros profissionais para evitar erros em tratamentos e falhas de comunicação. - Arquivos e formulários
Informações financeiras, sobre medicamentos, opções de tratamento e outros dados relacionados ao paciente precisam ser tratados adequadamente e, por estarem armazenados de forma centralizada, tornam os processos mais eficientes, desde a triagem de pacientes até a consulta médica, que se torna mais consistente.
Gerenciamento de documentos para profissionais de saúde
O gerenciamento de documentos é um desafio para todos os setores da economia, mas particularmente para o setor de saúde. Exatamente por esse motivo, adotar uma solução de gestão ou contar com apoio de profissionais especializados é fundamental para eliminar ineficiências e erros ao mesmo tempo em que é possível melhorar a segurança dos dados, a produtividade e precisão das informações.
As soluções de gestão de documentos precisam integrar pessoas, dados e tecnologias para ajudar os profissionais do setor a tomarem as melhores decisões clínicas e incentivar o compartilhamento de conhecimento. Os avanços tecnológicos disponíveis já permitem oferecer mais qualidade no atendimento ao paciente, reduzir custos e transformar a gestão interna, tornando as atividades de negócios mais lucrativas.
Atendimento e segurança
Erros médicos são um dos mais graves problemas do setor de saúde e a má gestão de documentos torna a identificação das causas desse erro mais complexas. Com o acesso mais rápido e fácil a dados precisos do paciente, o gerenciamento de documentos eficiente permite a coleta e compartilhamento de informações extremamente úteis para que o médico tome a melhor decisão em relação ao tratamento do paciente.
Além disso, a coleta e armazenamento de informações relacionadas ao histórico médico, diagnósticos, vacinas, tratamentos já realizados, entre outras informações também permitem ao médico oferecer um atendimento personalizado, reduzindo a possibilidade de erros que comprometam a saúde dos pacientes.
Desempenho
Um sistema de gerenciamento de documentos permite, além de reduzir a quantidade de papel circulando pela instituição de saúde, aos gestores analisarem com mais segurança o desempenho das equipes, analisar o atendimento ao paciente e verificar se os serviços estão oferecendo a melhor experiência ao paciente e usuários.
Erros médicos
Como já citado, os erros médicos estão entre os problemas mais graves do setor, mas com um gerenciamento de documentos eficiente é possível reduzir a incidência. Como as informações são coletadas automaticamente e armazenadas em um local centralizado, o acesso a relatórios e informações dos pacientes é facilitado, reduzindo a possibilidade de diagnósticos errados que levam a falhas nos tratamentos.
Satisfação do cliente
A satisfação do cliente não diz respeito unicamente ao atendimento médico e sucesso do tratamento, mas também ao atendimento prestado pelas equipes da instituição, que vão desde o atendimento telefônico e facilidade de agendamento, até os serviços de saúde oferecidos fora da instituição, por exemplo, por meio de um dispositivo móvel. O rápido acesso às informações dos pacientes, quando feito com eficiência, permite oferecer serviços personalizados e uma experiência completa.
Monitoramento remoto
Com o crescimento do atendimento e monitoramento remoto de pacientes, o sistema de gerenciamento de documentos oferece acesso rápido às informações do paciente, permitindo à equipe médica conhecer seu histórico sem que o paciente precise repetir suas informações ou ir até o médico. Isso é extremamente útil para pacientes que não tem como se locomover até uma clínica ou consultório e permite que os médicos usem as informações para prever e prevenir possíveis problemas de saúde e acompanhar os pacientes à distância.
Como a Access pode ajudar nessa jornada?
A era dos registros médicos eletrônicos (EMRs) finalmente chegou. E mesmo em instituições de saúde que ainda engatinham em sua estratégia de transformação digital, o gerenciamento de documentosvprecisa ser considerado como um foco estratégico para garantir o melhor atendimento aos pacientes, reduzir custos e facilitar no sucesso dos negócios.
A Access, maior provedor privado de serviços de gerenciamento de documentos, possui experiência global e adquirida no setor de saúde para tornar a gestão de documentos e registros de pacientes físicos ou digitais mais eficiente.
Nossas soluções incluem:
- Guarda de registros médicos
- Digitalização sob demanda
- Conversão digital de documentos radiológicos
- Armazenagem de mídias
- Reciclagem e eliminação de registros médicos
- Serviços de consultoria especializada
A Access preparou um podcast com a participação especial de parceiros da SulAmérica para tratar do gerenciamento de documentos e privacidade de dados na área de saúde. No episódio, Fábio Ferreira, gerente de sinistros, e Diego Guitierres, Head de Privacidade da SulAmérica falam sobre as melhores práticas de gestão de documentos e privacidade para o setor.
