Soluções de gerenciamento de documentos podem ajudar o setor de educação a organizar melhor seus documentos e digitalizar registros em papel com maior facilidade, afinal, quando se pensa em educação, o que se vêm à mente são escolas, faculdades e estudantes ocupados em melhorar seu conhecimento, não o monte de documentos envolvidos com o dia a dia da instituição e que exige uma atenção redobrada dos funcionários para não se tornarem um caos incontrolável.
Entre esses documentos estão as inscrições, matrículas, transações, segurança, contratos e até serviços de alimentação e habitação. Um número gigantesco de documentos que precisa ser tratado corretamente por todo seu ciclo de vida até que possam ser descartados com segurança. E é neste ponto que as soluções de gerenciamento de documentos mostram seus benefícios.
O que é uma solução de gerenciamento de documentos para o setor educacional
As instituições educacionais ainda contam com muitos processos baseados em papel e essa trilha de documentos pode gerar dores de cabeça nos administradores que poderiam ser evitadas.
Uma solução de gerenciamento de documentos para o setor educacional é uma plataforma que permite às instituições de ensino reduzirem o uso de documentos físicos, eliminando seu uso no dia a dia administrativo. Com isso, esses documentos se tornam mais fáceis de serem rastreados, recebidos, gerenciados e armazenados em um local seguro e centralizado. Isso leva a uma maior transparência tanto para a instituição quanto para os alunos.
Benefícios
Além de tornar a gestão de documentos e processos mais eficientes, reduzir custos e aumentar a transparência, uma solução de gerenciamento de documentos traz outros benefícios para o setor educacional:
Rastreamento de documentos
Ao implementar um fluxo de trabalho automatizado para o gerenciamento de documentos, a digitalização garante que as informações sejam armazenadas facilmente e com segurança, além de permitir sua fácil recuperação quando necessário por meio de acesso controlado. Dessa forma, todos os setores da instituição terão acesso às informações dos alunos, seu histórico escolar e financeiro, em tempo real, melhorando o tempo de resposta e a qualidade dos serviços
Registros eletrônicos indexados
Muitas instituições mantêm arquivos em papel relacionados aos cursos, mensalidades, bolsas, admissões, controle de presença, notas etc. Com uma solução de gerenciamento de documentos, todos esses documentos são facilmente indexados e disponibilizados por meio de um portal que centraliza essas informações, permitindo que funcionários e alunos tenham acesso às informações no momento que precisarem.
Segurança aprimorada
Registros físicos podem ser roubados, extraviados e destruídos por desastres naturais, incêndios, entre outros fatores. Esses registros também são facilmente duplicados e muito difíceis de serem rastreados. Quanto a instituição opta por digitalizar seus documentos, eles podem ser armazenados na nuvem, sob forte criptografia e outros recursos de segurança que impedem que sejam acessados por pessoas desautorizadas, reduzindo riscos de serem perdidos ou roubados, além de serem facilmente recuperados por meio de backups regulares
Redução de erros
A digitalização reduz a possibilidade de erros em registros escolares que, quando ocorrem, podem ser facilmente atualizados, reduzindo riscos de um aluno ser impedido de se matricular devido a falhas na entrada de seus dados, por exemplo.
Gestão aprimorada de registros e documentos
O ciclo de vida de um documento vai desde sua criação, passa pelo seu armazenamento e e cada um desses documentos precisa ser retido por um período específico até sua eliminação. Contar com uma solução de gerenciamento de documentos torna essa tarefa mais eficiente, pois gera alertas informando quando um documento pode ser destruído.
Além disso, se a instituição optar por trabalhar com um parceiro especializado no gerenciamento de documentos, como a Access, todo esse o processo de armazenamento e destruição é realizado por profissionais especializados, garantindo o acesso a qualquer momento e a destruição no prazo correto.
Além disso, uma solução de gerenciamento de documentos permite que seja mantida sempre a última versão dos documentos, evitando que um documento desatualizado seja visualizado e compartilhado indevidamente. Quando esse precisa ficar acessível para diferentes usuários, o controle de versões se torna essencial para o setor educacional, especialmente pelos registros serem atualizados com frequência e por vários anos.
Outro fator importante é que, ao facilitar o acesso aos documentos, alunos e funcionários têm acesso rápido a informações importantes sobre a vida acadêmica, histórico financeiro, e outras informações, inclusive para ex-alunos que, por qualquer motivo, precisem ter acesso rápido aos seus dados acadêmicos, seja para ingressar em uma pós-graduação ou comprovar sua formação. Isso torna o atendimento ao aluno e ex-alunos mais eficiente e transforma a experiência oferecida.
Uma solução pronta para o futuro
Em um mundo em que o espaço para armazenamento físico é limitado, uma solução de gerenciamento de documentos ajuda as instituições de ensino a classificar corretamente seus documentos, a cumprir com eficiência cronogramas de retenção e, dependendo do documento, enviar para armazenamento externo ou exclusão, mantendo seus documentos organizados e disponíveis para consulta sempre que necessário.
Além disso, gerenciar documentos de centenas ou milhares de alunos pode ser um desafio gigantesco para qualquer instituição de ensino se não houver apoio tecnológico para a tarefa. Dessa forma, o uso de uma solução gerenciamento de documentos educacionais reduz o tempo gasto pelos funcionários em processos manuais e torna esses processos mais eficientes e produtivos, além de contribuir para que normas de conformidade e leis de segurança e privacidade, como a LGPD, sejam mais facilmente cumpridas.
A experiência adquirida no setor educacional, garante que os profissionais da Access entendam como os diferentes departamentos de uma instituição de ensino e seus processos trabalham. Isso garante que as soluções voltadas para o setor atendam às necessidades especificas de pequenas, médias ou grandes instituições. Por meio de sistemas inovadores, equipados com poderosos recursos e análises para acessar, monitorar, gerenciar e recuperar facilmente as informações, as soluções Access estão preparadas para o futuro.
As soluções de gerenciamento de documentos da Access incluem:
- Armazenamento de ativos físicos e digitais
- Destruição segura e serviços de eliminação
- Digitalização e indexação de arquivos
- Acesso em tempo real às informações
- Rápida recuperação de documentos
Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua instituição a tornar sua gestão de documentos mais eficiente e segura.
