Com o crescimento da digitalização e do trabalho híbrido, as empresas perceberam que precisam adotar um gerenciamento de documentos eficientes para garantir aos seus funcionários acesso rápido e fácil a informações críticas para o trabalho. Entretanto, ao realizar essa migração de forma atabalhoada, isso pode levar a riscos de ataques cibernéticos que, até então, podiam ser combatidos mais facilmente em um perímetro restrito.
Em uma época em que os dados são um dos ativos mais importantes para qualquer organização, hackers são especialistas em identificar vulnerabilidades em sistemas ou redes para conquistar acesso a essas informações para vendê-las ou simplesmente sequestrá-las até que a empresa pague um resgate para liberá-las.
E não é segredo que o número de ataques está crescendo. Levantamento da Checkpoint mostra que a quantidade de ataques cibernéticos no Brasil cresceu 37% no terceiro trimestre de 2022. E, como as empresas estão cada vez mais dependentes da conectividade para manterem seus fluxos de trabalho, a adoção de uma abordagem de segurança cibernética robusta e que garanta maior resiliência é ponto fundamental do gerenciamento de documentos.
Os tipos de violação mais comuns incluem:
Phishing
O phishing é um dos tipos de ataque cibernético mais comuns e efetivos. Seja por e-mail, mensagem de texto ou SMS, esses ataques visam convencer o usuário a enviar informações financeiras ou pessoais que permitam aos hackers efetuarem um ataque à rede ou instalação de malware.
Ransomnware
O ransomware é um malware que visa sequestrar o computador ou rede da vítima, criptografando os dados e cobrando um resgate para liberar as informações. Pode utilizar técnicas de phishing para ser instalado ou acessar a rede por meio de alguma vulnerabilidade, ou falha do sistema.
Dia zero
Ocorre quando hackers usam uma vulnerabilidade ainda desconhecida, ou antes que um patch de segurança seja implementado. Para combater esse tipo de ataque, a equipe de segurança precisa monitorar constantemente o ambiente para detectar possíveis ameaças.
Negação de serviço
Visa sobrecarregar servidores, redes e sistemas com milhares de solicitações até esgotar os recursos e impedir que o tráfego de dados ocorra normalmente.
Por que adotar uma solução de gerenciamento de documentos
Resumidamente, uma solução de gerenciamento de documentos permite a captura e gerenciamento de documentos. A solução automatiza processos de coleta, digitalização, categorização, aprovação e armazenamento das informações, além de atender às mais diversas normas de conformidade e leis de privacidade.
Dessa forma, o gerenciamento de documentos permite registrar todas as atividades relacionadas aos documentos – acesso, edição, compartilhamento -, realiza o backup das informações e mantém todos os documentos organizados.
Além disso, as soluções de gerenciamento de documento também abordam preocupações relacionadas à segurança cibernética. Portanto, no momento de analisar uma solução, entender como as informações armazenadas são protegidas é um ponto crucial para a adoção da plataforma.
Na hora de escolher uma solução de gerenciamento de documentos, algumas preocupações são muito comuns e precisam ser bem avaliadas:
Segurança física
Como é o controle de acesso aos data centers?
Segurança operacional
É possível gerenciar quem tem acesso a quais informações e os privilégios dos usuários? Eles podem fazer o que com as informações, visualizar, comentar, editar, apagar?
Monitoramento
Como é realizado o monitoramento do sistema e como funcionam as notificações sobre possíveis incidentes?
Backup
Qual a política de backup em uso, os sistemas são redundantes e robustos?
Políticas de segurança
São realizados testes de vulnerabilidades e com que frequência? As informações são criptografadas, qual a tecnologia?
Como uma solução de gerenciamento de documentos melhora a segurança?
Comparativamente, um ataque cibernético é muito mais barato de ser prevenido do que reparado, e esses custos, conforme a LGPD, podem alcançar 2% do faturamento, com máximo de R$ 50 milhões. Um sistema de gerenciamento de documentos permite que a organização tenha maior controle sobre os documentos, reduzindo a possibilidade de que um ataque cibernético ocorra e os dados sejam vazados.
Segurança na nuvem
Muito se fala de possíveis vulnerabilidades relacionadas à segurança na nuvem, mas, com o passar dos anos, os provedores adicionaram camadas extras de segurança para garantir que as informações não sejam roubadas. Dessa forma, um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem oferece um grau de proteção aprimorado, permitindo que o acesso às informações sejam feitas apenas por usuários autorizados e garantindo que os sistemas estejam sempre atualizados com patches de segurança mais recentes.
Backups regulares
Realizar backups regularmente é uma das práticas mais básicas de segurança contra ataques cibernéticos, por ajudar a criar uma estratégia de resposta a incidentes eficiente. Todos os documentos capturados e gerenciados são facilmente copiados para evitar a perda e manipulação das informações por pessoas não autorizadas no caso de uma violação. Esse processo é automatizado para que o sistema realize backup das informações em intervalos predeterminados.
Segurança física
Servidores voltados para o gerenciamento de documentos podem estar espalhados por todo o mundo e, obrigatoriamente, contam com um controle de segurança que permite acesso ao local apenas por pessoas autorizadas, sistemas de acesso baseados em biometria e são preparados para suportar desastres naturais, quedas de energia e outros eventos que possam interromper a operação.
Documentos mais seguros
Os avanços na tecnologia tornam os custos com segurança cibernética menores, entretanto, os custos para realizar um ataque cibernético também caem. Hoje, hackers encontram facilmente ferramentas para detectar vulnerabilidades e realizar ataques. Como as vulnerabilidades muitas vezes demoram para serem descobertas, e caso a equipe de segurança não aplique patches assim que são lançados, são facilmente utilizadas para o roubo de informações.
Um sistema de gerenciamento de documentos pode tornar mais seguro o armazenamento, recuperação e compartilhamento de documentos confidenciais, além de garantir que a empresa esteja cumprindo corretamente normas de conformidade e regulamentos ao mesmo tempo que fornece aos funcionários acesso rápido, fácil e seguro às informações.
Os serviços de digitalização e gerenciamento de documentos da Access contribuem para que os documentos sejam armazenados e acessados com segurança. Os servidores utilizados pela Access possuem certificados de segurança que garantem que as informações trafeguem criptografadas, com replicação automática para uma unidade de contingência e estrutura que permite a continuidade da operação no caso de falta de energia ou outros problemas. Entre em contato com nossos especialistas e conheça nossos serviços.
