Toda corporação gera documentos e arquivos em grande quantidade, sejam eles primordiais ou não. A importância do gerenciamento de registros não pode ser estimada, visto que, a maneira na qual os arquivos são organizados impacta diretamente o desenvolvimento da empresa. Por isso, é essencial que toda companhia mantenha a política de organização e manutenção de registros com excelência.
O acúmulo de documentos consome tanto o espaço físico quanto digital. Um benefício importante do serviço de armazenamento é a otimização do espaço físico do escritório, dando a oportunidade para a abertura de novos ambientes na empresa. Além disso, o serviço promove agilidade no momento de busca de arquivos específicos, facilitando o trabalho da equipe que atua com dados e informações de arquivos.
Segurança dos registros
Quando tratamos de dados e documentos, uma das principais preocupações das grandes empresas é a segurança. Os arquivos de funcionários, clientes, documentos financeiros e outros, devem ser armazenados – fisicamente ou digitalmente – de forma segura e dentro das normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). O responsável pelos registros deve ser capaz de encontrar e classificar os documentos de forma ágil, evitando grandes impactos no desenvolvimento dos processos organizacionais.
Descarte
Outro ponto importante é o descarte. Toda empresa deve saber onde e como descartar arquivos e documentos de forma segura, sem comprometer a confidencialidade das informações e o meio ambiente.
Acesso aos arquivos
Garantir a restrição do acesso aos arquivos é primordial para que eles não sejam perdidos, alterados, roubados ou que sofram qualquer tipo de dano. Por isso, é necessário limitar o acesso somente a pessoas autorizadas.
Sabemos que não é nada fácil manter todos os arquivos organizados e legais perante a lei, por isso, separamos dois processos que podem ajudar no desafio de lidar corretamente com a documentação: armazenamento de documentos e gerenciamento de registros.
Armazenamento de documentos
Como o próprio nome já diz, armazenamento de documentos é o serviço capaz de armazenar arquivos de forma confidencial, segura e acessível. Dentro deste sistema, é possível realizar o arquivamento na própria empresa, sem que seja necessário o transporte dos documentos até outro local.
O serviço de armazenamento de documentos oferece acomodação externa para os arquivos físicos e digitais, digitalização de documentos em larga escala e um portal digital para administração e gerenciamentos dos registros possibilitando o acesso fácil aos funcionários responsáveis.
Gestão de registros
Primeiramente precisamos compreender que registros são documentos importantes que fornecem históricos de transações e outras operações comerciais. Por isso, existem estruturas regulatórias e normas que exigem a existência desses documentos como uma forma de comprovar legalmente transações que a corporação efetuou.
Esses documentos são de suma importância para as empresas e precisam ser arquivados, retidos e descartados conforme as normas das organizações regulatórias.
Os registros devem ser administrados durante toda a sua cadeia existencial, desde criação até destruição, pois algumas leis exigem que exista um monitoramento eficaz sobre como o registro foi gerenciado durante toda a sua existência. Além disso, existem diferentes regras para cada tipo de registro podendo haver mudanças de acordo com o órgão regulatório.
Três recursos para gerenciamento de registros
Armazenamento externo: os registros físicos e digitais são organizados, armazenados e catalogados em locais externos, permanecendo acessíveis para que os responsáveis possam encontrar facilmente.
Software de gerenciamento: essa tecnologia garante que as empresas possam pesquisar, adicionar ou organizar os documentos digitais de forma remota.
Destruição segura: quando a vida do arquivo chega ao fim, os registros físicos ou digitais são destruídos de forma segura e compatível com as regras e normas das corporações.
Com a Access, o gerenciamento de registros e armazenamento de documentos é descomplicado e acessível, além de auxiliar a sua empresa a reduzir custos e otimizar tempo e espaço físico. Entre em contato conosco e saiba mais.
