Quem tem um pouquinho mais de idade provavelmente se lembra do tempo em que gavetas repletas de pastas de arquivo suspenso com documentos dos funcionários, entre outros, cobriam todas as paredes do escritório. Ou de registros em papel ocupando espaço valioso e dificultando os processos da organização. Algumas empresas, na verdade, ainda lutam para acabar com os armários de arquivos.
Mas, no mundo digital de hoje, sistemas de gestão de documentos dos funcionários de RH oferecem a capacidade de ir além do “problema do papel” e o setor pode assumir uma posição estratégica, otimizando processos e “descobrindo” insights que antes estavam escondidos no meio da papelada.
Mas por onde começar a selecionar um sistema de gestão de documentos dos funcionários? Não importa o ponto em que a sua empresa está na curva de maturidade digital, você certamente já identificou a necessidade de implantar uma solução para gerenciar melhor seus documentos de RH ou, mesmo se já estiver no topo da curva, certamente irá demandar mais recursos e funcionalidades.
Acabando com pontos problemáticos
O RH é a ponte entre a gerência de nível superior e os funcionários da empresa. Uma vez que sua equipe esteja livre do trabalho administrativo, aproveite para conversar com gerentes, diretores e executivos sobre o que eles consideram pontos problemáticos em seus próprios departamentos e dentro da empresa como um todo.
Uma vez conhecidos esses pontos problemáticos, o RH pode trabalhar dentro da organização para configurar sistemas, processos e estratégias para aliviar algumas dessas dores, maximizando a eficiência em toda a empresa.
Mas quais são os principais recursos que o RH deve procurar em uma solução de gestão de documentos dos funcionários e iniciar a sua jornada para assumir verdadeiramente uma posição estratégica?
Os sistemas genéricos de gestão de documentos geralmente podem atender a um ou dois dos critérios abaixo, mas para atender aos requisitos completos das funções do RH, você precisa de uma solução personalizada que atenda às suas demandas específicas em relação a cada um deles.
1 – Acesso
Um bom sistema de gerenciamento de documentos de RH deve servir como um repositório central para todos os documentos, não importa a sua origem. Deve lidar com documentos digitais e em papel da mesma forma e ser facilmente integrado a outros sistemas e soluções para acessar os documentos armazenados neles. A solução deve permitir a fácil digitalização de documentos em papel sem hardware especializado. O ideal é o armazenamento estar baseado na nuvem, para que seus documentos de RH estejam disponíveis para usuários autorizados onde quer que estejam, sempre que precisarem, e em todos os dispositivos.
2 – Eficiência
Um requisito central da transformação digital é tornar as organizações mais eficientes, e também vale para qualquer solução de gestão de documentos dos funcionários. Procure uma solução que ofereça a automação de processos, como indexar documentos automaticamente por metadados, configurável por tipos de funcionários e outros critérios. O sistema deve automatizar fluxos de trabalho repetitivos bem como permitir a criação de formulário eletrônico de autoatendimento e o upload de documentos por funcionários e gerentes, de modo a liberar sua equipe para um trabalho mais estratégico.
3 – Conformidade
Não respeitar a política de governança da informação e normas do setor podem custar à sua empresa multas, ações judiciais e danos à reputação. O sistema de gestão de documentos de funcionários deve ajudar a sua organização a permanecer em conformidade aplicando automaticamente políticas de retenção, sinalizando a existência de arquivos incompletos ou de documentos desatualizados. Deve também simplificar o trabalho de coletar e compartilhar documentos para uma auditoria, permitindo que os usuários selecionem documentos específicos entre todos os arquivos de funcionários sem precisar acessar diversos sistemas ou arquivos físicos.
4 – Segurança
Os melhores sistemas de gestão de documentos protegem os dados de seus funcionários. Sua solução deve permitir a configuração de permissões e acessos. Ao compartilhar documentos dentro ou fora da organização, você deve poder definir a data de validade para a permissão de acesso e restringir a impressão ou o download de documentos para minimizar riscos. Para um auditor e advogado ter acesso temporário a vários documentos, você deve ter a capacidade de criar salas de revisão virtuais seguras. O sistema também deve criptografar os dados e gerar uma trilha de auditoria completa.
Automatize o máximo possível
A tecnologia envolvida na gestão de documentos vem se desenvolvendo a passos largos, ajudando as equipes de RH a automatizar tarefas repetitivas e também a reduzir o volume de papel. Mas será que você está aproveitando ao máximo as possibilidades de otimização dos processos e fluxos de trabalho? Avalie se existem maneiras de maximizar suas ferramentas.
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