Nos últimos anos, a tecnologia evoluiu exponencialmente. Softwares de gestão de RH, por exemplo, agora possuem recursos mais avançados do que nunca: inteligência artificial, jogos, realidade virtual, redes de mídia social e muito mais.
Essas inovações permitem que os profissionais de RH reduzam sua própria papelada e aumentem a eficiência. O resultado? Melhores estratégias de contratação, melhor comunicação e maior envolvimento dos funcionários. Enfim, uma atuação mais estratégica.
Mas à medida que o RH começa sua jornada de transformação digital, os líderes logo percebem que a digitalização é uma etapa essencial e que é apenas o começo. Seja em papel ou digital, os documentos devem ser gerenciados de maneira a maximizar a eficiência e otimizar o acesso, mas também atender aos requisitos de conformidade e segurança, com sistemas de gestão de documentos desenvolvidos e customizados para atender as necessidades do seu departamento.
Nos últimos anos, muitas empresas simplificaram os processos de RH ao deixarem de usar papel – uma obrigação no atual clima competitivo e mais ainda agora, com a crise provocada pela pandemia do coronavírus. Uma empresa de gestão de documentos como a Access pode digitalizar todos os seus registros e implementar sistemas específicos para o RH para automatizar o fluxo de trabalho, melhorar a segurança, integrar sistemas e tornar os arquivos facilmente pesquisáveis com metadados. Plataformas de autoatendimento economizam tempo para as equipes de RH. Transformar documentos de funcionários em arquivos digitais significa fácil acesso baseado baseados em permissões – independentemente do local de trabalho do funcionário.
Acesso, eficiência, conformidade e segurança
O que diferencia uma eficiente solução de gestão de documentos para o RH de um software da gestão do RH? Acesso, eficiência, conformidade e segurança são os principais recursos de gestão de documentos que qualquer departamento de RH precisa. Softwares genéricos de gerenciamento de documentos podem ser capazes de lidar com algumas dessas funções, mas não todas.
Por outro lado, as soluções de gestão de documentos desenvolvidas especialmente para o RH são projetadas para fornecer essas quatro grandes capacidades:
Acesso: as melhores soluções de gestão de documentos de RH fornecem um repositório central que pode lidar com documentos digitais e em papel. Elas permitem digitalizar facilmente documentos em papel sem a necessidade de hardware especializado e são baseados na nuvem, para que os documentos estejam disponíveis para usuários autorizados em qualquer lugar.
Eficiência: as soluções de gestão de documentos de RH ajudam a otimizar processos de RH. Elas podem indexar documentos automaticamente com base em metadados configuráveis para os critérios escolhidos, automatizar fluxos de trabalho repetitivos e fornecer opções de autoatendimento para os funcionários.
Conformidade: para proteger sua organização, os aplicativos de gestão de documentos de RH aplicam automaticamente políticas de retenção em nível de documento e sinalizam arquivos incompletos ou documentos desatualizados. Eles permitem coletar e compartilhar dados com facilidade para auditorias ou ações jurídicas, permitindo que os usuários encontrem documentos específicos em todos os arquivos dos funcionários, em vez de pesquisar em diversos sistemas e locais físicos.
Segurança: as soluções de gestão de documentos de RH restringem o acesso do usuário no nível de função, recurso, geografia e documento, permitindo acesso personalizado. Ao compartilhar documentos dentro ou fora da organização o sistema permite definir uma data de validade do acesso, criar salas de revisão virtual seguras e restringir a impressão ou o download de documentos para reduzir os riscos.
Automação Robótica de Processos
Uma tendência que é possível implantar a partir de um eficiente sistema de gestão de documentos é a automação robótica de processos (RPA), que utiliza robôs para concluir tarefas repetitivas. No RH, a RPA pode gerenciar documentos de folha de pagamento, rastrear candidatos a emprego e atualizar registros para reduzir o tempo que as equipes de RH gastam em tarefas tediosas e manutenção de registros.
O que é RPA? A automação robótica de processos é uma tecnologia destinada a automatizar tarefas repetitivas e demoradas. Os robôs são programados para, inicialmente, acompanharem os usuários humanos enquanto eles concluem um conjunto de tarefas. Em seguida, os robôs repetem essas tarefas com extrema precisão.
Inovadoras soluções de RPA atuais aproveitam a inteligência artificial e o aprendizado de máquina para lidar com tarefas mais complexas e de maior volume e são muito fáceis de usar, mesmo para os usuários mais inexperientes em tecnologia. E para que a implantação da solução de RPA seja ainda mais fácil, muitas soluções oferecem modelos pré-construídos de fluxo de trabalho de arrastar e soltar. Os robôs também podem ser agendados para concluir as tarefas com antecedência, ou um humano pode acionar o bot a qualquer momento para iniciar o processo de automação.
Com o software de processamento de linguagem natural e o reconhecimento óptico de caracteres (OCR), os robôs podem ler texto e ícones durante as sessões de fluxo de trabalho. A visão por computador reforça a capacidade do robô de concluir tarefas com precisão. Além disso, a maioria dos softwares de RPA oferece suas próprias análises, o que mostra o quão eficiente o robô é em sua tarefa e quaisquer erros encontrados. Entre em contato com a Access e saiba mais como otimizar o seu RH.
