Com o crescimento do número de documentos e registros gerados pelas empresas diariamente, sem um sistema de gestão de registros adequado, o fluxo de informações é prejudicado. Além disso, a falta de procedimentos robustos na gestão de registros pode tornar informações pessoais e críticas em risco de serem roubadas, perdidas ou destruídas, aumentando os prejuízos no longo prazo.
Políticas ineficazes, uso de tecnologias desatualizadas e treinamento insuficiente dos funcionários são as principais causas da má gestão de registros e levam à perda de prazos, falhas em auditorias e aumento dos custos.
Mas como saber se uma empresa está sendo afetada por políticas de gestão de documentos ineficazes? Alguns sinais deixam isso claro.
A gestão de registros ineficiente não é algo que acontece “de repente”. Normalmente, os problemas começam devido a processos e sistemas desatualizados e ao rápido crescimento dos dados gerados pela empresa. Entender esses fatores pode auxiliar a identificação de lacunas e permitir que ações sejam tomadas para reduzir riscos.
Essas falhas relacionadas à forma com que os registros são criados, armazenados e acessados levam a dados inconsistentes e arquivos espalhados por diferentes sistemas. E como muitas empresas ainda dependem de sistemas legados e processos manuais, a recuperação dos registros é totalmente prejudicada.
Falhas no treinamento dos funcionários sobre as melhores práticas para a gestão de registros ou sobre como utilizar as ferramentas disponíveis também levam a erros, registros incompletos e dados perdidos. E isso tem um impacto ainda maior diante do crescimento incontrolável das informações e da integração limitada dos sistemas.
Resumindo: políticas ineficazes na gestão de registros levam à queda na eficiência e produtividade operacional, causando impacto direto na rentabilidade dos negócios.
Não importa se são registros legais, médicos, financeiros ou qualquer outro tipo, a organização precisa de políticas sólidas para gerenciar seus registros e evitar as consequências futuras que uma gestão inadequada irá gerar.
Mais da metade dos profissionais perde parte do seu dia de trabalho procurando documentos e registros, muitas vezes sem os encontrar. Segundo o IDC, eles passam cerca de 2,5 horas por dia procurando documentos necessários para o trabalho. Ou seja, eles podem perder mais de um dia de trabalho por semana em busca de informações importantes.
Registros armazenados de forma desordenada ou incorreta, tornam a recuperação de informações totalmente mais difícil, levando, em alguns casos, à perda de informações vitais para os negócios.
Com uma solução robusta de gestão de registros esse processo é mais eficiente, organizando as informações, oferecendo recursos para backup seguro e gerenciando totalmente o ciclo de vida desses registros, desde sua criação até a destruição.
Como citado acima, registros podem ser extraviados ou destruídos se as políticas de gestão de registros forem ineficazes.
Relatório mostra que mais de 7% de todos os documentos em uma empresa são perdidos devido a processos manuais mal realizados. Como não existem garantias de que os funcionários realmente seguem corretamente as políticas para manipulação das informações, o controle de quem visualizou um registro se torna quase impossível, aumentando os riscos de perda de documentos e informações.
A solução de gestão de registros automatiza esse controle, auxiliando as empresas a monitorar quem acessa as informações e o que faz com elas. Além disso, no caso de um registro ser apagado por engano, como os provedores fornecem serviços de backup, essa informação pode ser rapidamente recuperada.
A implementação de políticas de gestão de registros ajuda as empresas a atenderem a normas de conformidade e regulamentações, como a LGPD e GDPR. Políticas mal implementadas podem contribuir para o extravio de informações, prejudicando o andamento de e impactando negativamente em auditorias, que podem levar a consequências legais e penalidades.
Ao trabalhar com um provedor de soluções de gestão de registros, como a Access, as informações são facilmente acessadas e mantidas em segurança, já que o acesso é permitido apenas a usuários autorizados.
Sistemas manuais de gestão de registros e documentos não atendem às necessidades de negócios modernos. Além do desperdício de tempo para recuperação das informações, os custos com o armazenamento físico de documentos podem se tornar um problema no futuro.
Soluções de gestão de registros modernas são baseadas na nuvem, tornando-as mais acessíveis para empresas de todos os portes e garantindo acesso rápido, seguro e por meio de qualquer dispositivo conectado à internet às informações.
Armazenar documentos físicos no local deixa essas informações vulneráveis a incêndios, umidade e outros desastres naturais, além de facilitar o roubo ou extravio. No caso de registros digitais, essas informações podem ser acessadas indevidamente ou roubadas se a empresa não investir o suficiente em sistemas de segurança cibernética robustos.
Da mesma forma, manter os registros acessíveis a qualquer pessoa pode resultar em não conformidade com normas de segurança e privacidade, prejudicar auditorias e gerar danos financeiros e à reputação da organização.
Contar com o suporte de um provedor especializado na gestão de registros e uma solução eficiente para o gerenciamento das informações é fundamental para reduzir esses riscos.
Registros íntegros, acessíveis e seguros são vitais para a tomada de decisões. Políticas ineficazes podem fazer com que a recuperação de dados de qualidade seja mais difícil, resultando em decisões baseadas em dados incompletos ou errados.
Uma solução de gestão de registros garante informações confiáveis e seguras, eliminando silos e melhorando a transparência, fatores fundamentais para tornar o processo de tomada de decisões mais eficiente.
Políticas de gestão de registros ineficazes apresentam riscos significativos aos negócios. Desde decisões ruins até dificuldades para a recuperação dos registros, falhas nos processos podem transformá-la em uma barreira para o crescimento sustentável da organização.
Com um sistema de gestão de registros moderno, a empresa tem acesso a recursos para centralizar os registros, automatizar os fluxos de trabalho, melhorar a segurança de dados e garantir a conformidade. Esse investimento ainda ajuda a organização a reduzir custos e fornecer à equipe os recursos necessários para tornar a estratégia de negócios bem-sucedida.
Se você está pronto para transformar sua gestão de registros, entre em contato e descubra como as soluções Access ajudam a otimizar seus fluxos de trabalho e gerenciar seus registros com máxima eficiência.
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