Gestão de registros: 6 impactos de políticas ineficazes

Com o crescimento do número de documentos e registros gerados pelas empresas diariamente, sem um sistema de gestão de registros adequado, o fluxo de informações é prejudicado. Além disso, a falta de procedimentos robustos na gestão de registros pode tornar informações pessoais e críticas em risco de serem roubadas, perdidas ou destruídas, aumentando os prejuízos no longo prazo.

Políticas ineficazes, uso de tecnologias desatualizadas e treinamento insuficiente dos funcionários são as principais causas da má gestão de registros e levam à perda de prazos, falhas em auditorias e aumento dos custos.

Mas como saber se uma empresa está sendo afetada por políticas de gestão de documentos ineficazes? Alguns sinais deixam isso claro.

Quais os fatores que demonstram uma má gestão de registros

A gestão de registros ineficiente não é algo que acontece “de repente”. Normalmente, os problemas começam devido a processos e sistemas desatualizados e ao rápido crescimento dos dados gerados pela empresa. Entender esses fatores pode auxiliar a identificação de lacunas e permitir que ações sejam tomadas para reduzir riscos.

Essas falhas relacionadas à forma com que os registros são criados, armazenados e acessados levam a dados inconsistentes e arquivos espalhados por diferentes sistemas. E como muitas empresas ainda dependem de sistemas legados e processos manuais, a recuperação dos registros é totalmente prejudicada.

Falhas no treinamento dos funcionários sobre as melhores práticas para a gestão de registros ou sobre como utilizar as ferramentas disponíveis também levam a erros, registros incompletos e dados perdidos. E isso tem um impacto ainda maior diante do crescimento incontrolável das informações e da integração limitada dos sistemas.

Resumindo: políticas ineficazes na gestão de registros levam à queda na eficiência e produtividade operacional, causando impacto direto na rentabilidade dos negócios.

Impactos de políticas ineficazes na gestão de registros

Não importa se são registros legais, médicos, financeiros ou qualquer outro tipo, a organização precisa de políticas sólidas para gerenciar seus registros e evitar as consequências futuras que uma gestão inadequada irá gerar.

Recuperação de registros

Mais da metade dos profissionais perde parte do seu dia de trabalho procurando documentos e registros, muitas vezes sem os encontrar. Segundo o IDC, eles passam cerca de 2,5 horas por dia procurando documentos necessários para o trabalho. Ou seja, eles podem perder mais de um dia de trabalho por semana em busca de informações importantes.

Registros armazenados de forma desordenada ou incorreta, tornam a recuperação de informações totalmente mais difícil, levando, em alguns casos, à perda de informações vitais para os negócios.

Com uma solução robusta de gestão de registros esse processo é mais eficiente, organizando as informações, oferecendo recursos para backup seguro e gerenciando totalmente o ciclo de vida desses registros, desde sua criação até a destruição.

Perda de registros

Como citado acima, registros podem ser extraviados ou destruídos se as políticas de gestão de registros forem ineficazes.

Relatório mostra que mais de 7% de todos os documentos em uma empresa são perdidos devido a processos manuais mal realizados. Como não existem garantias de que os funcionários realmente seguem corretamente as políticas para manipulação das informações, o controle de quem visualizou um registro se torna quase impossível, aumentando os riscos de perda de documentos e informações.

A solução de gestão de registros automatiza esse controle, auxiliando as empresas a monitorar quem acessa as informações e o que faz com elas. Além disso, no caso de um registro ser apagado por engano, como os provedores fornecem serviços de backup, essa informação pode ser rapidamente recuperada.

Problemas de conformidade

A implementação de políticas de gestão de registros ajuda as empresas a atenderem a normas de conformidade e regulamentações, como a LGPD e GDPR. Políticas mal implementadas podem contribuir para o extravio de informações, prejudicando o andamento de e impactando negativamente em auditorias, que podem levar a consequências legais e penalidades.

Ao trabalhar com um provedor de soluções de gestão de registros, como a Access, as informações são facilmente acessadas e mantidas em segurança, já que o acesso é permitido apenas a usuários autorizados.

Ineficiência operacional

Sistemas manuais de gestão de registros e documentos não atendem às necessidades de negócios modernos. Além do desperdício de tempo para recuperação das informações, os custos com o armazenamento físico de documentos podem se tornar um problema no futuro.

Soluções de gestão de registros modernas são baseadas na nuvem, tornando-as mais acessíveis para empresas de todos os portes e garantindo acesso rápido, seguro e por meio de qualquer dispositivo conectado à internet às informações.

Segurança

Armazenar documentos físicos no local deixa essas informações vulneráveis a incêndios, umidade e outros desastres naturais, além de facilitar o roubo ou extravio. No caso de registros digitais, essas informações podem ser acessadas indevidamente ou roubadas se a empresa não investir o suficiente em sistemas de segurança cibernética robustos.

Da mesma forma, manter os registros acessíveis a qualquer pessoa pode resultar em não conformidade com normas de segurança e privacidade, prejudicar auditorias e gerar danos financeiros e à reputação da organização.

Contar com o suporte de um provedor especializado na gestão de registros e uma solução eficiente para o gerenciamento das informações é fundamental para reduzir esses riscos.

Tomada de decisões

Registros íntegros, acessíveis e seguros são vitais para a tomada de decisões. Políticas ineficazes podem fazer com que a recuperação de dados de qualidade seja mais difícil, resultando em decisões baseadas em dados incompletos ou errados.

Uma solução de gestão de registros garante informações confiáveis e seguras, eliminando silos e melhorando a transparência, fatores fundamentais para tornar o processo de tomada de decisões mais eficiente.

Supere o impacto negativo de políticas de gestão de registros ineficazes

Políticas de gestão de registros ineficazes apresentam riscos significativos aos negócios. Desde decisões ruins até dificuldades para a recuperação dos registros, falhas nos processos podem transformá-la em uma barreira para o crescimento sustentável da organização.

Com um sistema de gestão de registros moderno, a empresa tem acesso a recursos para centralizar os registros, automatizar os fluxos de trabalho, melhorar a segurança de dados e garantir a conformidade. Esse investimento ainda ajuda a organização a reduzir custos e fornecer à equipe os recursos necessários para tornar a estratégia de negócios bem-sucedida.

Se você está pronto para transformar sua gestão de registros, entre em contato e descubra como as soluções Access ajudam a otimizar seus fluxos de trabalho e gerenciar seus registros com máxima eficiência.