Apesar da importância da gestão de registros, não são todas as empresas que estão realmente preparadas para lidar com um número cada vez maior de informações eletrônicas. A quantidade de dados vindos de várias fontes, nos mais diferentes formatos e mídias, torna o processo um desafio para a conformidade. 

Assim, as empresas precisam entender a relevância de monitorar essas informações e o uso de uma solução de gestão de registros (RIM) pode tornar essa tarefa muito mais simples e eficiente, além de garantir aos funcionários acesso rápido e fácil a informações corretas. 

Além disso, um programa RIM mantém os requisitos de privacidade necessários para garantir a conformidade com a LGPD e gerencia os dados em todos os locais de armazenamento. 

Por que a gestão de registros é uma obrigação? 

A resposta é simples: para manter a capacidade de recuperar um documento sempre que necessário, mas não é apenas isso. 

Manter a conformidade 

Se a gestão de registros já é um desafio, manter a conformidade adiciona elementos que podem tornar esse processo ainda mais complexo. Ao adotar uma solução de gestão, é possível evitar dores de cabeça relacionadas aos prazo para reter os registros, por exemplo.

Além disso, com  uma gestão mais eficiente, as empresas conseguem melhorar a qualidade das suas informações e reduzir casos em que a conformidade pode ser impactada. Monitorar esses registros deve ser prioridade para as empresas. 

Maior segurança 

Uma gestão de registros mais cuidadosa contribui para melhorar a segurança das informações, reduzindo riscos de vazamento. Em tempos de LGPD, isso é fundamental para os negócios, pois permite uma retenção mais organizada dessas informações. As soluções mais eficientes também permitem o rastreamento e monitoramento do registro, desde sua retirada até a devolução, registrando qual usuário acessou a informação. 

Acesso otimizado 

Com um número de registros que cresce a cada dia, lidar com essas informações de maneira desorganizada impacta diretamente na produtividade da força de trabalho. Ao optar por uma solução de gestão de registros terceirizada, todo o processo de armazenamento, identificação e processamento de documentos e compartilhamento passa a ser realizada de forma mais eficiente. 

Economia de tempo 

Otimizar a gestão de registros permite a implementação de processos que tornam o acesso e compartilhamento de documentos mais rápido e ágil, reduzindo o tempo gasto na busca por informações. 

Escritório mais organizado 

Reduzir a quantidade de papel no escritório permite que o espaço antes destinado aos arquivos seja utilizado para outras atividades, melhorando as condições de trabalho, e também tornando a empresa mais sustentável. 

Gestão otimizada 

A tecnologia permitiu o surgimento de soluções que tornam a gestão de registros mais eficiente. Isso significa encontrar uma solução que se adapte às necessidades da empresa e combinem, caso seja preciso, uma gestão integrada entre registros físicos e digitais. 

Soluções digitais permitem reduzir o custo com armazenagem, o espaço utilizado e melhora a segurança, além disso, permitem uma maior flexibilidade e escalabilidade. 

Produtividade 

Registros organizados, menos tempo para encontrá-los e espaço melhor utilizado contribuem para melhorar a produtividade da força de trabalho, e também tornam o compartilhamento de informações mais dinâmico. Um sistema de gestão de registros também permite a adaptação a novas regras e procedimentos mais fácil e rápidas. 

Experiência do cliente 

Da mesma forma, quanto mais fácil e rápido um registro for encontrado, melhor será a experiência do cliente. 

Quando as informações fluem mais facilmente entre os departamentos e funcionários da empresa, mais eficientes são os processos. E isso se torna ainda mais importante à medida que o número de registros, documentos e informações cresce nas empresas. 

A Access disponibiliza aos clientes a possibilidade de criar instrumentos de controle e monitoramento dos documentos da empresa. Entre em contato e saiba mais sobre nossos serviços de gestão de registros e informações.