Espera-se que os prestadores de serviços de saúde contem com programas de gestão de registros médicos eficientes e rigorosos para garantir a privacidade dos dados dos pacientes, especialmente com o avanço contínuo da tecnologia de cuidados de saúde, como sistemas de EMR (Electronic Medical Record, ou Registros Médicos Eletrônicos).
Esta revolução digital apresenta um desafio crescente para as empresas do setor, que precisam manter um armazenamento seguro de registros em papel, juntamente com uma gestão de registros eletrônicos eficaz, além de se manter em conformidade com normas de privacidade e segurança, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Portanto, as organizações de saúde devem se manter bem informadas sobre políticas e procedimentos de gestão de registros médicos para manter a conformidade, salvaguardar a privacidade dos pacientes e mitigar riscos de erros médicos, violações de dados e multas potenciais.
Neste artigo, explicamos como uma organização de saúde pode agilizar a gestão de registros médicos para que seu foco possa estar nos pacientes, em vez de gerenciar seus documentos.
Por questões legais e éticas, profissionais médicos são obrigados a proteger as informações dos pacientes e gerenciar registros de forma adequada. Portanto, implementar uma estratégia eficaz de gestão de registros é fundamental para qualquer organização de saúde, manter a confiança dos pacientes, melhorar a produtividade dos funcionários e reduzir os riscos de não conformidade. Aqui estão alguns dos desafios de gestão de registros que as instituições de saúde enfrentam atualmente:
Embora os prestadores de serviços em saúde estejam implementando sistemas EHR (Registro de Saúde Eletrônico) ou EMR, eles ainda são obrigados a digitalizar, indexar e centralizar sistematicamente os registros em papel, e a digitalização de cada registro simplesmente não é fácil de ser realizada sem a terceirização de processos. Além disso, devido ao afluxo de registros em papel e eletrônicos, muitos fornecedores não compreendem quais são seus registros existentes e onde eles estão armazenados, tornando difícil garantir que as diretrizes de retenção sejam cumpridas. Fusões e transições de pacientes também podem complicar ainda mais a gestão de registros médicos.
Para reduzir o risco de violação de dados, é vital restringir o acesso e supervisionar as permissões dos usuários, garantindo que os profissionais de saúde tenham acesso apenas aos dados dos pacientes pertinentes às suas funções. De acordo com as melhores práticas de segurança de dados, as organizações devem fornecer formação a todos os funcionários que lidam com registros de saúde para minimizar o risco de violações de dados.
Além disso, antes da LGPD, não havia regras para proteger ou armazenar registros pessoais das pessoas. Hoje, as organizações precisam aderir a medidas de segurança específicas e, ao mesmo tempo, ter flexibilidade para projetar sistemas que atendam ao tamanho e requisitos de cada operação. Para permanecerem em conformidade com o armazenamento de registros médicos, elas devem:
Uma organização de saúde de médio porte utiliza em média 11 aplicativos obsoletos para a gestão dos históricos de registros médicos. No entanto, estes sistemas muitas vezes carecem de atualizações de segurança e de software ou foram descontinuados, resultando em custos de manutenção significativos. Além disso, muitas instituições não contam com uma solução adequada para a armazenagem dos registros retidos nestes sistemas, tornando seu uso ainda mais complexo.
Embora a transição para o mundo digitalizado tenha facilitado a capacidade de compartilhar e acessar as informações dos pacientes, é essencial reconhecer que a digitalização em grande escala pode não se adequar igualmente a todos os ambientes de saúde. Aqui estão alguns fatores que devem ser considerados:
Empresas que buscam uma solução que garanta a conformidade, a segurança e o melhor atendimento ao paciente encontram na Access a solução perfeita para suas operações. As soluções Access para gestão de registros médicos se integram perfeitamente aos sistemas já em uso para melhorar a eficiência e a conformidade, permitindo que os prestadores de serviços de saúde saibam quais registros possuem, onde eles estão armazenados e o tempo correto que esses registros devem ser retidos, evitando multas e litígios dispendiosos.
As soluções Access oferecem:
As soluções Access de gestão de registros ajudam sua empresa a reduzir significativamente os custos de manutenção de sistemas EMR, e a otimizar a produtividade dos funcionários, melhorando a acessibilidade e a capacidade de pesquisa dos dados.
Em uma era em que muitos provedores de cuidados de saúde ainda enfrentam desafios para realizar a integração digital de seus processos, migrar seus registros legados e gerenciar a migração de arquivos de informações para formatos eletrônicos. A Access, maior provedor privado de serviços de gerenciamento de documentos, possui experiência global e adquirida no setor de saúde para ajudar na gestão de registros médicos.
Se sua empresa está pronta para deixar os métodos convencionais de gestão de registros médicos para trás, entre em contato e descubra como a Access pode revolucionar os processos de sua organização, oferecendo um conjunto de soluções abrangentes para tornar a gestão de registros físicos e digitais perfeitamente integrada.
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