A quantidade de informações geradas pelas empresas diariamente é gigantesca, exigindo a adoção de sistemas de gestão de registros e gerenciamento de documentos para conseguir categorizá-los e gerenciá-los corretamente. Mas, para que esse processo seja eficiente, o primeiro passo é entender as diferenças entre um documento e um registro.
De acordo com a norma ISO 13485:2016 4.2.5, voltado para Sistemas de Gestão de Qualidade em saúde, documentos são as informações escritas que fornecem instruções, diretrizes, especificações, políticas e informações. Isso inclui manuais, procedimentos operacionais, instruções de trabalho, formulários, políticas, entre outros.
Já os registros, também de acordo com a norma ISO, são as evidências de atividades realizadas ou resultados alcançados. Eles fornecem uma prova documentada sobre os processos executados e se foram realizados da maneira planejada. Podem ser registros de treinamento, relatórios de auditoria, reclamações de clientes, atas de reunião etc. É essencial entender quem criou cada registro, que deve ser nomeado de forma que identifique facilmente a atividade realizada.
Ou seja, o documento, geralmente, pode ser considerado uma ferramenta de comunicação, registrando atividades ou ações. Já o registro fornece evidências sobre transações ou decisões relacionadas a eventos passados. Embora pareçam coisas parecidas, a gestão de registros difere muito da maneira com que os documentos devem ser gerenciados, principalmente em relação às implicações legais e de conformidade que as empresas precisam seguir.
Ambos ajudam as empresas a compartilhar e usar suas informações, permitindo que os funcionários encontrem informações importantes, mas, apesar de muitas vezes se sobreporem, os processos envolvidos são totalmente distintos, com estratégias, informações, fluxos de trabalho e sistemas diferentes.
A gestão de registros é voltada para o armazenamento, preservação e destruição de informações histórias, os chamados registros, seguindo requisitos de negócios, regulamentos e normas de conformidade. É um processo que ajuda as empresas a protegerem dados confidenciais e provar que determinadas atividades e transações foram realizadas.
Esses registros variam de acordo com o segmento de atuação da organização, mas são normalmente impostos, recibos de pagamento, contratos, prontuários médicos e informações acadêmicas, entre outros. Esses registros devem ser armazenados para atender às necessidades internas das empresas e normas externas.
Regulamentos como LGPD e Sarbanes-Oxley, lei sancionada pelo Congresso dos Estados Unidos em 2002 para proteger investidores e demais stakeholders dos erros das escriturações contábeis e práticas fraudulentas, após falência da empresa Enron, uma gigante do setor elétrico, por fraudes em seus balancetes, por exemplo, exigem que informações confidenciais sejam armazenadas e mantidas em segurança por determinados períodos, exigindo a adoção de cronogramas de retenção e softwares para garantir a conformidade.
Enquanto a gestão de registros se concentra na organização e manutenção de documentos, o gerenciamento de documentos tem como objetivo simplificar a criação, edição, compartilhamento e armazenamento de documentos pelos usuários.
As soluções de gerenciamento de documentos oferecem recursos para digitalizar documentos físicos, controle de versão, gerenciamento de acesso e trilha de auditoria para aprimorar a colaboração e segurança dos documentos. Assim como a gestão de registros, o gerenciamento de documentos pode ser realizado internamente ou por meio da contratação de um provedor especializado, que será responsável por controlar todas as fases da vida de um documento físico ou digital.
Apesar de a gestão de documentos e do gerenciamento de documentos ajudarem na recuperação e proteção de informações, eles têm algumas diferenças que precisam ser conhecidas:
O principal objetivo da gestão de registros é alinhar o processo de gestão às políticas internas e regulamentos externos seguidos pela organização. Por exemplo, as empresas podem preservar registros financeiros para, além de atender a normas de conformidade, acompanhar o desempenho dos negócios em um determinado período, identificar tendências de gastos e melhorar a tomada de decisões.
Já o gerenciamento de documentos visa o incremento da eficiência operacional. Esses sistemas armazenam as informações em uma única fonte de verdade, permitindo que os usuários acessem, editem, compartilhem e armazenem informações facilmente.
A gestão de registros, como citado acima, lida com informações históricas, que não podem ser editadas ou excluídas. Isso inclui declarações fiscais, relatórios, faturas, dados de clientes, contratos etc.
O gerenciamento de documentos, entretanto, permite a criação, organização e compartilhamento de documentos processados e que não são regulamentados, como minutas de contrato, rascunhos de conteúdos, materiais de treinamento, comunicações internas, entre outros.
Os processos da gestão de registros ajudam as empresas a atenderem a normas de conformidade e indicam como as informações devem ser armazenadas e excluídas. Esse processo envolve a criação de um cronograma de retenção, a implementação de recursos de segurança e trilhas de auditoria.
Enquanto isso, os processos de gerenciamento de documentos incluem os implementados pela gestão de registros, mas também envolvem recursos de controle de versão, automação de fluxos de trabalho, controle de versões, entre outros.
A gestão de registros e o gerenciamento de documentos estão totalmente interligados, por isso, muitos sistemas de gerenciamento também fornecem recursos para a gestão de registros. Um sistema eficaz permite a implementação da automação para ajudar as empresas a aplicarem políticas de retenção e recursos robustos de segurança cibernética e descarte seguro de documentos.
Já os sistemas de gerenciamento de documentos contam com ferramentas para organizar documentos e armazenar as informações em um repositório central, recursos de controle de versão e automação, além de fornecerem uma solução de gestão de registros integrada.
A Access conta com uma solução de gerenciamento de documentos completa, incluindo a gestão de registros, e que atende às demandas e soluciona os desafios de empresas de diversos segmentos. A solução ajuda sua empresa a reduzir custos com espaço físico, logística de documentos e centraliza todas as informações em um único local, tornando o gerenciamento de documentos mais eficiente.
As soluções Access atendem às necessidades da empresa em todo o ciclo de gerenciamento de documentos e gestão de registros, como:
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