Gestão digital de documentos no RH aumenta eficiência

Ainda que a Transformação Digital seja uma das maiores tendências em RH para 2018, muitas empresas ainda optam para deixar seus arquivos em papel –embora pareça mais prático e mais fácil administrar a documentação de pessoal por meio da organização física desses documentos, os riscos que envolvem a operação são grandes.

No Brasil, a legislação obriga as empresas a guardarem documentos de informações por até 30 anos –informações como FGTS, GFIP e GRFP são exemplos disso. Embora o eSocial traga mais informatização ao RH de maneira geral –a obrigatoriedade da armazenagem de documentos dos funcionários ainda é uma necessidade da empresa.

eSocial impulsionou adoção da tecnologia no RH

Pesquisas realizadas com empresas brasileiras apontam que o nível de transformação digital no RH vai aumentar com a aderência das empresas ao eSocial –já que a nova modalidade de gestão do envio de informações ao governo exige que vários documentos sejam transmitidos na forma de arquivo eletrônico, tais como dados gerais dos funcionários, admissões, desligamentos, horas trabalhadas, entre outros dados.

Para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, o eSocial passou a vigorar a partir de janeiro de 2018. Organizações privadas cujo faturamento anual é inferior a R$ 78 milhões deverão aderir à tecnologia em julho deste ano.

A estratégia por trás da Transformação Digital em RH

O gerenciamento de documentos dentro do RH ajuda, por exemplo, a facilitar o acesso a um documento que precisa ser encontrado com urgência. Por exemplo, se a empresa está enfrentando um processo trabalhista e o departamento jurídico solicita informações sobre um colaborador, o RH consegue localizar essa informação de forma simples e rápida, já que os arquivos digitalizados são disponibilizados em um ambiente web. Mas essa é apenas uma das vantagens.

Aderir a um sistema de gerenciamento de documentos também ajuda a:

– Aumentar a produtividade, pois permite mais agilidade no desenvolvimento das atividades diárias;

– Diminuir os espaços destinados ao armazenamento de documentos, proporcionando uma maior fluidez no ambiente de trabalho;

– Reduzir custos e melhorar a gestão financeira do negócio;

– Aumentar o controle de rastreabilidade e confidencialidade dos documentos;

– Simplificar a identificação e o descarte de documentos desnecessários;

– Facilitar as decisões de gestão empresarial como um todo.

Além de ajudar a sua empresa a crescer de maneira mais segura e planejada, um bom gerenciamento de documentos também torna sua empresa mais competitiva no mercado, melhora a comunicação interna e oferece um atendimento mais eficiente ao cliente interno.

Segurança também é vetor da Transformação Digital em RH

Outro ponto relevante da digitalização de documentos em RH é a segurança das informações. Mesmo que o acesso aos arquivos físicos seja restrito em uma organização, a possibilidade de extravio dessa documentação é muito maior.

Ao contar com a digitalização de documentos em RH, a organização consegue controlar o acesso aos arquivos digitalizados mantendo, ao mesmo tempo, os arquivos físicos em ambiente seguro –a gestão fica por conta do fornecedor da solução de digitalização.

RH estratégico

A Transformação Digital no RH também auxilia a focar o RH no que há de mais estratégico em termos de gestão de pessoas, já que os recursos humanos podem se dedicar mais a funções importantes dentro da organização. Optar pela adoção de um sistema de gerenciamento de documentos de maneira assertiva, escolhendo um software que disponha das ferramentas necessárias para ajudar a facilitar os processos do dia a dia, evita futuros problemas e economiza tempo e espaço.

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