O RH, hoje, desempenha um papel crítico dentro das empresas e para os negócios. Depende do seu trabalho a melhor escolha de profissionais para cargos-chave, espera-se uma maior participação da sua equipe no planejamento estratégico, além da preocupação com o bem-estar dos funcionários e seu desenvolvimento profissional.
O crescimento da importância do setor exige que os profissionais de RH sejam cada vez mais produtivos e eficientes. Dessa forma, uma ferramenta de gestão de documentos pode ser a ajuda necessária para simplificar processos e contribuir para que o armazenamento e compartilhamento de documentos sejam realizados com maior rapidez e segurança.
Conforme a empresa cresce, migrar os processos manuais para o trabalho digital é necessário. Apenas assim, o RH consegue se dedicar aos novos desafios que surgem para o setor.
Funções administrativas, que normalmente consomem muito tempo e horas de trabalho, podem ser substituídas, em sua maioria, por processos automatizados que reduzem erros e garantem que as regras de conformidade sejam seguidas corretamente.
A Lei Geral de Proteção de Dados
A LGPD entrou em vigor no dia 18 de setembro de 2020, mas só começa a realmente punir quem não cumpri-la em agosto de 2021. Tem como objetivo regulamentar a forma com que as empresas lidam com dados pessoais de seus clientes– desde a coleta, análise e armazenamento, até sua exclusão – e garantem o respeito à privacidade, inviolabilidade de dados, intimidade, honra e imagem.
Como alguns desses dados são considerados sensíveis e merecem tratamento especial para que não sejam usados para discriminar alguma pessoa, o RH, então, precisa se manter atento ao uso dessas informações, sua segurança e manutenção da privacidade dos funcionários.
Diversos processos de RH são afetados pelas novas normas, desde a seleção de pessoas, informações sobre saúde dos funcionários, desempenho, benefícios, treinamentos, cargos e salários, entre outros. Da mesma forma, a LGPD impacta na forma com que a empresa coleta, armazena e exclui os documentos relacionados a toda a vida profissional dos funcionários.
O papel da gestão de documentos
A LGPD requer que os dados sejam coletados de forma transparente, informando os motivos para sua coleta; sejam armazenados apenas pelo tempo necessário; e que os protocolos de segurança corretos sejam utilizados para que sejam mantidos longe de riscos.
Uma solução de gestão de documentos organiza, armazena e rastreia documentos eletrônicos e todos os documentos em papel que já tenham sido digitalizados. Assim, é possível controlar o ciclo de vida de cada documento de maneira segura e eficiente, desde sua criação até sua exclusão, tornando o RH em conformidade com as normas da LGPD.
A gestão de documentos
A LGPD conta com diversos elementos que podem ser melhor administrados por meio de uma solução de gestão de documentos. De acordo com as regras, o indivíduo, no caso o funcionário, pode solicitar a qualquer momento a alteração e exclusão de qualquer informação em poder da empresa se perceber que não há sentido para sua manutenção. A solução também centraliza as informações em um único local, então, com todos os dados armazenados em um hub central, encontrá-los para atender à solicitação do funcionário é muito mais rápido e simples que vasculhar montanhas de papel.
Da mesma forma, manter as informações em segurança e garantir a privacidade dos dados, são focos da LGPD. Com a solução de gestão, todos os arquivos são mantidos em segurança na nuvem, com acesso liberado unicamente para usuários autorizados, e com backups de segurança para o caso de algum problema causar a perda de informações ou vazamentos.
A LGPD também afirma que os dados pessoais devem ser mantidos pelas empresas unicamente pelo tempo necessário para seu processamento. Nesses casos, mesmo que o ex-funcionário solicite sua exclusão, a lei trabalhista é a que deve prevalecer e ser seguida pelo RH, que precisa estar atento a esses prazos. A solução de gestão de documentos pode ser programada para atender a esses prazos e ainda alertar sobre documentos próximos ao final do prazo de retenção.
Contar com um sistema de gerenciamento eficiente de documentos é fundamental para agilizar o acesso às informações, mas também para que a empresa cumpra com as normas de conformidade com maior eficácia.
A Access oferece serviços de guarda e gerenciamento de documentos físicos e digitais para ajudar sua empresa a estar em dia com as normas da LGPD. Mande uma mensagem, fale com um dos nossos consultores e saiba como podemos ajudar sua empresa.
