Apesar de vivermos na era da Web 2.0 em que o papel cedeu espaço para a informação digital, muitas companhias ainda devem ter a guarda obrigatória dos documentos de um setor que todas, independente do porte ou ramo de atuação, têm em comum: o Recursos Humanos.
Responsável pela administração dos processos organizacionais e gerenciamento das pessoas, o setor produz um alto volume de documentos devido à necessidade de registrar todo o histórico do funcionário durante o vinculo empregatício com a organização, desde seu primeiro dia de trabalho até um eventual desligamento.
Manter um arquivo morto não é mais viável para essa finalidade, além de desqualificar a empresa perante todos seus públicos como obsoleta, afinal manter uma sala com armários antigos empoeirados repletos de pastas com uma infinidade de papéis pode transparecer amadorismo. Outro tópico que fortalece a tendência da busca da digitalização e Gestão Documental de prontuários de RH no cenário empresarial é a perda de tempo que o profissional leva para localizar um arquivo específico armazenado até então nos famosos “arquivo morto” e a acessibilidade de informações confidenciais, que, por questões de segurança, não podem ser acessadas por todos os profissionais.
A garantia de ter o documento armazenado e organizado em um galpão, com tecnologia que mantém a integridade do papel e a possibilidade de ter acesso digital ao documento e ainda, caso seja necessário, o documento original impresso em no máximo três horas, são funcionalidades que tornaram o dia a dia das empresas mais práticas e assertivas.
Hoje, a grande movimentação de documentos que, por natureza são ativos, chegam a crescer aproximadamente 25% ao ano, já que documentos como exames médico (admissão, demissão e periódico), folha de pagamento, folha de ponto, guias de contribuição sindical e assistencial, holerites ou recibos de pagamentos, prontuários de funcionários, recibos de vale refeição e alimentação, avaliação de desempenho, entre outros, são gerados constantemente e devem ter a guarda obrigatória de no mínimo 5 a 35 anos, segundo a ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos.
