Conhecer, proteger e controlar seus dados organizacionais é fundamental para aderir a normas e regulamentos e atender às necessidades de segurança e privacidade. Indiscutivelmente, implantar políticas de Governança da Informação nunca foi tão necessário quanto agora em plena pandemia, quando o trabalho remoto praticamente se tornou a regra. As organizações também estão avaliando a segurança e a governança de dados mais do que nunca, enquanto tentam manter a continuidade dos negócios em meio à crise.

O aumento do volume de informações e vários sistemas de colaboração em uso geram maior complexidade no gerenciamento de registros, com sérias implicações de custo e risco. Como as organizações de vários setores enfrentam regulamentações cada vez maiores, muitas empresas transferem dados para diferentes sistemas de registro para gerenciá-los e cumprir com os regulamentos. No entanto, mover o conteúdo para sistemas diferentes, onde os funcionários de cada departamento terão acesso remoto, em vez de gerenciá-lo em uma plataforma única, pode aumentar o risco de inconsistência ou perda dos registros. Por isso as empresas com maior visão estão buscando soluções de digitalização e de gestão documental para atender a todas as normas e gerar mais inteligência de negócio.

Segurança e estratégia

As organizações cada vez mais têm consciência do vínculo entre todas as informações que fluem para suas organizações e o risco legal e de conformidade que essas informações trazem. Devido à explosão dos dados e à crescente importância das informações para o valor entregue pelas organizações, a percepção da Governança das Informação em certas organizações parece estar mudando. Para os líderes de transformação digital, algo maior está realmente em jogo agora – uma conexão crescente entre Governança da Informação e estratégia.

Como essas organizações de alto desempenho mudaram mentalidades e práticas em relação à governança? Eles empregaram políticas, processos e ferramentas para gerenciar seus ativos mais valiosos – informações – aproveitando os recursos de digitalização e automação.

A mudança do paradigma da Governança da Informação

À medida que o volume e a variedade de informações empresariais continuam a crescer, o mesmo ocorre com a necessidade de implantar estratégias e abordagens bem pensadas para a Governança da Informação. Confira os passos dessa nova jornada identificados pela Access:

Gerenciando os desafios

O volume, velocidade e variedade de informações com as quais as organizações precisam lidar atualmente ultrapassam a capacidade de gerenciá-las adequadamente.

90% dos dados do mundo foram criados nos últimos dois anos – e só crescerão a partir daí.

O custo do caos

A despesa e o esforço associados ao gerenciamento de informações estão crescendo em sintonia com o crescimento exponencial dos dados.

A empresa média gasta algo entre 3,5% a 7% de sua receita em TI; portanto, se você tiver uma empresa de R$ 50 milhões, você pode prever um gasto de cerca de R$ 3 milhões para gerenciar suas informações todos os anos.

A Governança da Informação é imprescindível

Estratégias modernas de Governança da Informação são agora um item obrigatório para
organizações para competir no século XXI.

73% das organizações pesquisadas pela Access consideram a Governança da Informação como “importante” ou “crítica” para seus estratégia de negócio.

Necessidade de apoio do nível C

Os profissionais de gerenciamento de informações ainda lutam para conseguir apoio dos executivos e a participação das partes interessadas nas suas iniciativas. Isso significa ter apoio, e a conscientização é vital para o sucesso.

45% das organizações dizem que seus executivos de nível C “não estão envolvidos” ou apenas estão “um pouco engajados” quando se trata de Governança da Informação.

A Governança da Informação do Século XXI

O novo paradigma de Governança da Informação é aquele em que as organizações expandem a sua visão – não apenas trabalhando para reduzir riscos, mas também para capturar oportunidades. Pedimos às organizações que apontassem os três principais benefícios:

• 45% resposta mais rápida
• 38% melhor serviço
• 36% de suporte para Big Data e Analytics

Desenvolver um roadmap

Um roadmap consistente é essencial para fornecer uma visão geral do seu programa de proteção dos seus dados. É aqui que você codifica o escopo, marcos significativos e dependências do seu projeto. Aqui estão algumas perguntas importantes a serem feitas:

• Quais informações e tipos de dados específicos requerem políticas de privacidade?
• Que informações de identificação pessoal nós precisa coletar e usar?
• Qual é o ciclo de vida apropriado para o uso das informações pessoais identificáveis e dados confidenciais?
• Quais cronogramas e marcos devemos cumprir para que nosso programa de Governança da Informação seja bem-sucedido?

Avançando em direção a uma Governança da Informação eficiente

A Governança das Informação, que se refere às informações coletadas, criadas e utilizadas por uma empresa, é o gerenciamento completo dos dados em todas as suas formas – isso inclui a disponibilidade, a integridade e a segurança dos dados, indexando dados não estruturados, como documentos, imagens e outros “conteúdos” que estão distribuídos em diversos sistemas.

Somente implementando um programa consistente em toda a organização a Governança de Informação pode realmente ser bem-sucedida. Todos os níveis de gerenciamento e equipes devem aderir às mesmas diretrizes e protocolos de retenção de informações para reduzir ou eliminar efetivamente qualquer risco de perda de arquivos e dados, com ferramentas e tecnologia que simplificam a aplicação dessas regras e a aderência a elas. Procure um parceiro com a combinação certa de capacidade, visão e conhecimento para ajudá-lo a proteger suas informações privadas.