Guarda de Documentos e eSocial: o que muda?

A adesão ao sistema eSocial, em que empregadores passam a comunicar ao Governo, de forma unificada, diversas informações relativas aos trabalhadores, traz diversos desafios para as equipes de Recursos Humanos, principalmente em relação à integração de todos os dados. Geralmente esses dados estão distribuídos entre diversos departamentos da empresa, como o próprio RH, Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho, Contábil/Fiscal, Financeiro e Jurídico.

Estudo da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), realizado em julho de 2017 envolvendo mais de 1.300 organizações, apontou que naquela época apenas 4,4% das empresas entrevistadas se consideravam prontas para a operação do sistema.

Em 2018, o eSocial está em fase de adoção para empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões e demais empresas privadas – Simples, MEIs e pessoas físicas que possuam empregados. Entes públicos irão aderir ao eSocial em 2019.

Grandes empresas, claro, devem enfrentar os maiores desafios para atender todas as fases do eSocial, devido à complexidade de suas operações. Segundo a Fenacon, somente o grupo de grandes empregadores reúne mais de 14,4 mil empresas e 15 milhões de trabalhadores.

Para esse setor da economia, o cronograma está dividido em 5 fases:

• Fase 1: janeiro/18 – Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas
• Fase 2: março/18: Nesta fase, empresas passam a ser obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos
• Fase 3: maio/18: Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento
• Fase 4: julho/18: Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada
• Fase 5: janeiro/19: Na última fase, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador

O desafio de integrar todas as informações

As empresas devem, a partir de agora, enviar periodicamente, em meio digital, as informações relativas aos trabalhadores para a plataforma do eSocial. Todos esses dados já estavam sendo registrados em algum meio, fosse papel ou eletrônico. O desafio, no primeiro momento, é garantir a consistência das informações sobre os trabalhadores. Em um segundo momento, o desafio está na integração de todos os dados e na definição de como deve ser efetuada a guarda e gestão desses documentos, de forma a que o seu envio para o Governo seja efetuado no prazo e sem erros.

Para se ter uma ideia do desafio que será reunir todas os dados, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações que são registradas por diversos departamentos:

• GFIP –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
• LRE –  Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD –  Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

Como a guarda de documentos organiza as informações

A correta gestão documental, com a seleção de um parceiro capaz de oferecer software, metodologia e segurança para a sua implantação e gerenciamento, é fundamental para ter acesso rápido e fácil a todas as informações que devem ser transmitidas para o ambiente do eSocial, além de garantir a consistência dos dados sobre os empregadores.

Não existe mais a possibilidade de manter arquivos baseados somente em processos manuais. Todo o processo de guarda e gestão documental deve ser automatizado, com regras pré-estabelecidas. A Access oferece serviços de guarda simples e guarda gerenciada de documentos físicos e eletrônicos, que podem ser facilmente acessados via o Portal All Store.