Até algum tempo atrás, a guarda de documentos era considerada uma tarefa menor dentro do dia a dia da empresa, e a sala de Arquivo Morto nada mais era do que um cômodo cheio de poeira. Sem políticas, processos e projetos de gestão e guarda de documentos, e, também, sem a contratação de funcionários especializados, as empresas se viam às voltas com o que se chama de “massa de documentos acumulados”.
Esse Arquivo Morto não tem nenhuma relação com o que a Associação de Arquivistas Brasileiros adota como definição de arquivo: “conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, com processos definidos de indexação, digitação, pesquisa, digitalização, fluxos de aprovação, armazenamento, entrega, retirada e destruição de documentos, mídias e informações”.
Atualmente, o cenário não é tão caótico, embora muitas empresas ainda não tenham se dado conta de que apenas “guardar” os documentos não é suficiente. É preciso gerenciar esse enorme volume de documentos produzidos diariamente, atendendo a normas e leis. E a maior parte das empresas já se deu conta de suas deficiências na área e está buscando parceiros que apresentem as mais inovadoras soluções que garantam a conformidade com normas, regras e leis.
A correta gestão e guarda de documentos eletrônicos deve oferecer para o dia a dia da empresa, entre outras, as seguintes vantagens competitivas:
- Possibilidade de maior disseminação da informação, dinamizando a análise
de documentos e reduzindo o tempo de tramitação dos mesmos - Redução de custos provenientes da duplicidade, reprografia e extravio de
documentos - Rapidez no envio da informação ao usuário final
- Agilidade no atendimento e padronização no cadastramento e
informações - Economia com a redução de tempo de resposta para auditorias e
pesquisas - Redução de tempo no acesso a documentos, redução de área física e
móveis para arquivamento
Como as empresas encaram a guarda de documentos
Estudo realizado pela Information Management sobre o mercado de guarda de documentos apontou que o serviço de guarda é importante para os negócios na visão de 88,4% das empresas pesquisadas. Para apenas 8,9% esse é um “mal necessário”, enquanto para a 43,58% ele é parte dos processos de negócio. Já 31,3% apontaram a guarda de documentos como um serviço vital.
A importância e ligação com o mundo digital aparece nesses números seguintes. Embora muitos documentos ainda nasçam em papel, 50% querem ter acesso via portal digital às informações que foram enviadas para terceiros guardarem. Das pesquisadas, 52,7% possuem sistemas de gestão de documentos, além de utilizarem serviços de guarda.
Entre as empresas pesquisadas em 2015, de todos os portes, 46% já utilizavam o serviço de guarda de documentos, enquanto outras 17% pretendiam contratar. Das que não usavam, 61% disseram que ainda possuíam espaço interno para acumular documentos em papel, 29,6% não confiavam em terceirizar e 18,5% diziam que o custo para o serviço prestado por outro era caro demais.
Mas o interessante é que entre as empresas que já contavam com um serviço terceirizado de gestão e guarda de documentos, o preço não era o mais importante, aparecendo atrás de confiança no fornecedor (55,4%), facilidade de logística (47,3%), facilidade de utilização (42,9%).
Globalmente, segundo a consultoria The Radicati Group, o mercado de guarda de documentos vem apresentando um crescimento constante em todas as verticais, e deve atingir um faturamento de US$ 5,1 bilhão ao final de 2018, passando de US$ 8,4 bilhões até o final de 2022.
A gestão e guarda de documentos é uma tarefa que requer expertise e equipes especializadas, mas, na verdade, não faz parte do core da empresa. Por isso, a melhor solução é contar com um parceiro como a Access, capaz de implantar a melhor estratégia para atender as suas necessidades.
