A Guarda de documentos físicos inadequada custa caro para as empresas brasileiras. Segundo um estudo da PwC, gestores perdem aproximadamente um mês por ano apenas procurando documentos. Além disso, ao menos 66% das informações armazenadas pelas companhias são obsoletas, gerando desorganização e desperdício de recursos.
Por isso, a escolha do parceiro certo para a guarda de documentos se torna fundamental para o sucesso empresarial. A organização de arquivos físicos não apenas otimiza o uso de espaço e tempo, como também previne riscos de extravios e garante a conformidade com a Lei Nº 12.682, que regulamenta o processo de arquivamento de documentos no Brasil. Dessa forma, empresas que investem em uma gestão documental eficiente conseguem reduzir custos operacionais e aumentar sua produtividade.
Este guia apresenta os principais aspectos que devem ser considerados na escolha de um parceiro para guarda de documentos, desde o diagnóstico inicial até a implementação e gestão do serviço.
Para realizar um diagnóstico eficiente da situação atual do armazenamento de documentos físicos em uma organização, é fundamental iniciar com uma análise detalhada do volume documental existente. A mensuração precisa do acervo permite determinar a quantidade exata de metros lineares ou bytes ocupados pelos documentos, além de suas características diplomáticas e conteúdos informacionais genéricos.
O mapeamento de processos representa uma etapa determinante para compreender o fluxo documental. Por meio dessa metodologia, é possível identificar com precisão a sequência de atividades que compõem cada processo e outros elementos que interagem com o fluxo de trabalho. Além disso, o mapeamento permite visualizar pontos críticos como:
Portanto, ao realizar o diagnóstico situacional, é essencial avaliar as características específicas dos documentos, incluindo seu suporte, formato e gênero. Dessa forma, documentos textuais, cartográficos, audiovisuais e digitais requerem tratamentos diferenciados durante sua organização e armazenamento.
A identificação das necessidades específicas deve considerar aspectos como a frequência de consulta aos documentos, os prazos de guarda estabelecidos e os requisitos legais aplicáveis. Segundo dados do Arquivo Nacional, cerca de 66% dos documentos armazenados em empresas são mantidos além do prazo necessário, o que evidencia a importância de uma avaliação criteriosa.
No contexto brasileiro, a gestão documental precisa estar alinhada com a Lei nº 8.159/1991, que estabelece diretrizes para a política nacional de arquivos. Assim sendo, o diagnóstico deve contemplar aspectos como a classificação quanto ao grau de sigilo, considerando documentos ostensivos e sigilosos, bem como suas implicações para o armazenamento e acesso.
A análise também deve incluir a avaliação das instalações físicas existentes, considerando fatores como temperatura, umidade e proteção contra sinistros. Adicionalmente, é importante mapear os recursos tecnológicos disponíveis para gestão do acervo, uma vez que a integração entre documentos físicos e digitais tem se tornado cada vez mais relevante no cenário atual.
A preparação adequada para a terceirização da guarda de documentos físicos requer uma abordagem sistemática e bem estruturada. O primeiro passo fundamental consiste na organização meticulosa dos arquivos existentes, seguindo as normas técnicas estabelecidas pelo Arquivo Nacional. Dessa forma, todos os documentos devem ser classificados conforme sua tipologia, removendo-se materiais metálicos como clips e grampos que possam danificar os papéis ao longo do tempo.
No que tange à definição de políticas internas, as organizações precisam estabelecer diretrizes claras para o controle e acesso aos documentos. Além disso, é necessário implementar procedimentos específicos para:
O processo de preparação também envolve a adequação das instalações físicas temporárias, considerando fatores como temperatura, umidade e proteção contra sinistros. Portanto, é fundamental manter um ambiente climatizado e com umidade controlada para garantir a integridade dos documentos durante o período de transição.
No âmbito do treinamento da equipe, os colaboradores devem receber capacitação específica sobre os novos procedimentos e sistemas que serão utilizados. A qualificação adequada do pessoal é determinante para o sucesso da terceirização, principalmente no que se refere ao manuseio correto dos documentos e à utilização dos sistemas de gestão eletrônica.
Os documentos precisam ser acondicionados em mobiliário e invólucros apropriados, que assegurem sua preservação e promovam proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dos documentos e à pressão, especialmente nos casos em que precisem ser empilhadas.
A padronização dos procedimentos técnicos deve estar alinhada com a legislação arquivística vigente. Assim sendo, é importante estabelecer métodos consistentes para a produção, classificação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos. Dessa maneira, a organização garante a conformidade com as normas e orientações emanadas pelos órgãos reguladores.
Por fim, o estabelecimento de indicadores de desempenho para monitorar a qualidade do serviço terceirizado é essencial. Estes indicadores devem contemplar aspectos como tempo de recuperação de documentos, índice de perdas ou extravios, e nível de satisfação dos usuários internos.
A implementação eficiente do serviço de guarda de documentos físicos demanda um planejamento estruturado e sistemático. O processo inicia-se com a definição de um cronograma detalhado, estabelecendo marcos claros para cada fase da transição. De acordo com dados do Arquivo Nacional, a fase de implementação representa aproximadamente 30% do tempo total do projeto de gestão documental.
No que diz respeito aos processos de catalogação, o sistema deve seguir rigorosamente as normas estabelecidas pela Instrução Normativa SGD/ME nº 1, que determina a conformidade com o Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos. Além disso, a catalogação precisa contemplar:
A integração de sistemas representa um aspecto fundamental para garantir a eficiência operacional. Portanto, é necessário estabelecer uma infraestrutura tecnológica que permita a comunicação entre o sistema de gestão documental e os demais sistemas corporativos. Dessa forma, a plataforma deve possibilitar o controle de acessos hierárquicos e o registro detalhado de todas as operações realizadas.
Durante a fase de implementação, o monitoramento constante da qualidade do serviço torna-se indispensável. Os indicadores de desempenho devem ser estabelecidos e acompanhados regularmente, incluindo métricas como tempo de recuperação de documentos e índice de satisfação dos usuários.
A segurança da informação assume papel central nesse processo, com a necessidade de implementação de protocolos rigorosos para proteção dos dados. Segundo especialistas, o sistema deve estar em conformidade com as normas da LGPD e contar com servidores criptografados para garantir a confidencialidade das informações.
O processo de migração dos documentos físicos para o novo sistema requer atenção especial à preservação da integridade documental. Para tanto, é fundamental realizar a higienização adequada, substituindo grampos metálicos por materiais plásticos e garantindo a uniformidade na perfuração dos documentos.
A implementação deve considerar também a capacitação contínua das equipes envolvidas, assegurando que todos os colaboradores estejam aptos a utilizar as novas ferramentas e processos. O treinamento deve abordar aspectos técnicos e práticos, permitindo a operação eficiente do sistema desde o primeiro dia de funcionamento.
O monitoramento contínuo da qualidade nos serviços de armazenamento de documentos físicos representa um elemento fundamental para o sucesso da parceria entre contratante e fornecedor. A gestão eficiente do relacionamento começa com o estabelecimento de indicadores de desempenho claros e mensuráveis. De acordo com dados do Arquivo Nacional, os principais indicadores que devem ser monitorados incluem:
A comunicação efetiva entre as partes constitui um pilar essencial para o êxito da terceirização. Portanto, o estabelecimento de canais de comunicação adequados e a definição de pontos focais em cada secretaria tornam-se indispensáveis. Além disso, a padronização dos procedimentos de comunicação contribui para a redução de ruídos e interpretações equivocadas durante o processo de gestão documental.
No âmbito da governança, a implementação de uma política arquivística robusta demanda o envolvimento ativo de todos os níveis hierárquicos da organização. Dessa forma, torna-se necessário estabelecer uma estrutura de governança que contemple diretrizes, responsabilidades e competências compartilhadas entre executivos, gestores e usuários.
A resolução eficiente de problemas exige um sistema estruturado de gestão de ocorrências. Consequentemente, a definição clara dos procedimentos para tratamento de não-conformidades e a implementação de ações corretivas devem ser estabelecidas desde o início da parceria. O monitoramento constante dos indicadores permite a identificação precoce de desvios e a adoção de medidas preventivas.
A gestão do relacionamento também deve considerar aspectos relacionados à segurança da informação e à conformidade legal. No contexto atual, a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) assume papel central na relação entre contratante e fornecedor. Assim sendo, o estabelecimento de protocolos específicos para tratamento de dados pessoais e sensíveis torna-se mandatório.
O sucesso da parceria depende ainda da capacidade de adaptação às mudanças tecnológicas e regulatórias. Portanto, a realização de avaliações periódicas do desempenho do fornecedor e a revisão constante dos processos contribuem para a melhoria contínua do serviço. A análise regular dos resultados permite ajustes nos procedimentos e a implementação de inovações que agreguem valor ao processo de gestão documental.
A busca pela excelência no armazenamento de documentos físicos requer um sistema robusto de avaliação contínua. De acordo com dados do Conselho Nacional de Arquivos, a análise trimestral da estrutura física dos ambientes de guarda documental representa um requisito fundamental para garantir a preservação adequada do acervo.
O processo de avaliação periódica deve contemplar métricas específicas que permitam mensurar a eficácia dos serviços prestados. Portanto, é fundamental monitorar:
Além disso, a avaliação da temporalidade dos documentos precisa ser realizada regularmente. Segundo especialistas, a Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser atualizada periodicamente, considerando que legislações e razões administrativas podem sofrer alterações ao longo do tempo.
No que tange aos ajustes processuais, a análise detalhada dos procedimentos operacionais permite identificar oportunidades de melhoria. Os sistemas de gestão documental necessitam de atualizações constantes para atender às demandas em constante evolução. Dessa forma, a padronização dos procedimentos técnicos deve estar alinhada com a legislação arquivística vigente.
A implementação de inovações tecnológicas tem transformado significativamente o cenário da gestão documental. O mercado de softwares corporativos com recursos de inteligência artificial deve movimentar cerca de 11 bilhões de dólares até meados da próxima década. Adicionalmente, a taxa de crescimento anual deste segmento alcança 56%.
A integração entre documentos físicos e digitais tem se mostrado uma tendência irreversível. Por meio das tecnologias de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), torna-se possível não apenas a digitalização do documento, mas também a extração e coleta de dados contidos no arquivo, bem como sua classificação e validação, tudo de forma automatizada e em tempo real.
O aprimoramento contínuo dos processos deve considerar a segurança da informação como prioridade. As empresas especializadas em guarda documental precisam manter vigilância 24 horas, dispositivos de desligamento total de ambientes energizados, monitoramento por câmeras e detectores de fumaça. Ademais, a dedetização e desratização periódica são fundamentais para preservar a integridade dos documentos.
A gestão eficiente do acervo documental demanda ainda a realização de auditorias regulares. O controle dos documentos deve ser totalmente informatizado, utilizando software atualizado para gerenciamento, facilitando a rápida localização dos documentos arquivados através de código de barras e consulta via internet.
A gestão documental adequada representa um diferencial competitivo significativo para as empresas brasileiras. Os dados apresentados demonstram que organizações perdem aproximadamente um mês por ano apenas procurando documentos, enquanto 66% das informações armazenadas tornam-se obsoletas sem o devido tratamento.
Portanto, a escolha assertiva de um parceiro especializado para guarda de documentos físicos possibilita resultados expressivos. Esta decisão estratégica abrange desde o diagnóstico inicial minucioso até a implementação de sistemas modernos de gestão, passando pela preparação meticulosa para terceirização e pelo estabelecimento de relacionamentos sólidos com fornecedores.
O cenário brasileiro atual exige atenção especial à conformidade legal, principalmente considerando as diretrizes estabelecidas pela Lei Nº 12.682 e pela LGPD. As empresas que adotam práticas adequadas de gestão documental conseguem reduzir custos operacionais significativamente, além de aumentar sua produtividade através do acesso rápido e seguro às informações necessárias.
As tecnologias disponíveis no mercado, como sistemas de reconhecimento óptico de caracteres e softwares especializados com inteligência artificial, oferecem possibilidades reais de transformação digital, mantendo a segurança e a integridade dos documentos físicos. Especialistas projetam um crescimento anual de 56% neste segmento, evidenciando sua relevância estratégica.
A gestão documental eficiente deixou de ser apenas uma questão administrativa para se tornar um elemento fundamental na estratégia empresarial moderna. Organizações que investem em parceiros qualificados e processos estruturados conseguem não apenas proteger seu patrimônio informacional, mas também transformar a gestão de documentos em uma vantagem competitiva real e mensurável.
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