Em um mundo quase totalmente digital, a guarda de documentos no local pode soar estranha e ultrapassada. Entretanto, muitas empresas precisam manter documentos físicos armazenados com segurança por muitos anos para garantir a conformidade legal.
Uma opção eficiente é entregar essa papelada para um fornecedor especializado na guarda de documentos, garantindo sua proteção contra roubo, extravio ou deterioração causada por incêndios, enchentes ou qualquer outro desastre.
Como as empresas dependem dos mais variados tipos de documentos para funcionar e prosperar, entender a importância da guarda de documentos pode ajudar a maximizar os benefícios fornecidos pelo modelo. Esses documentos contêm informações que vão de demonstrações financeiras, contratos, dados de funcionários até detalhes de clientes.
Apesar de os documentos digitais atualmente serem mais convenientes e oferecerem seus próprios benefícios, os documentos físicos ainda desempenham um papel importante na manutenção de registros históricos e para garantir a conformidade.
Por isso, unidades projetadas especificamente para a guarda de documentos maximizam a utilização do espaço disponível, tornando o armazenamento mais funcional e eficaz.
Com o uso de prateleiras ou racks personalizados, é possível manter um grande volume de documentos em um espaço menor, ao mesmo tempo em que torna os documentos acessíveis.
Unidades para guarda de documentos têm na segurança um fator crítico para se tornar uma opção importante para os contratantes. Além da segurança cibernética voltada para a proteção dos documentos digitalizados, elas garantem a segurança dos documentos físicos. Câmeras de segurança e sistemas de controle de acesso são fundamentais para alcançar um alto nível de proteção aos documentos armazenados e para sua privacidade.
Leis voltadas para garantir a segurança e privacidade de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) na União Europeia e a Lei Sarbanes-Oxley, entre outras, estabelecem protocolos específicos para o manuseio de documentos.
Como esses protocolos podem ser muito complexos para a maioria das empresas, optar por um serviço de guarda de documentos contribui para serem seguidos à risca, evitando penalidades e multas.
Portanto, fornecedores de serviços de guarda de documentos estão mais preparados para atender aos diferentes requisitos regulatórios e padrões voltados para a gestão de documentos.
Outro fator importante para a guarda de documentos é contar com um ambiente com monitoramento aprimorado do clima. O controle de temperatura e umidade evitam a deterioração dos documentos, tornando sua manutenção possível até o final do prazo de retenção regulamentar.
Com os negócios progredindo, o número de documentos tende a crescer rapidamente, exigindo um espaço de armazenamento que comporte esse crescimento. Unidades para guarda de documentos oferecem soluções escaláveis que se adaptam às necessidades das empresas. Essa flexibilidade garante os recursos corretos para empresas que apresentam rápido crescimento ou flutuações sazonais em relação aos seus requisitos de armazenamento.
Unidades de guarda de documentos modernas utilizam sistemas de gerenciamento de inventário para aprimorar o rastreamento, a recuperação e o manuseio dos arquivos armazenados. Essas soluções contribuem para que as informações solicitadas pelo contratante sejam rapidamente localizadas e enviadas aos solicitantes.
Além disso, os serviços de guarda de documentos são normalmente mais baratos que manter uma infraestrutura interna para armazenar os documentos com segurança e eficiência, contribuindo para reduzir custos.
Para garantir o máximo aproveitamento dos benefícios oferecidos pela guarda de documentos é necessário implementar algumas práticas:
Empresas que fornecem serviços de guarda de documentos podem oferecer diferentes modalidades para o serviço, por exemplo, gerenciando por documento ou por caixa de documentos.
Enquanto no primeiro caso, o controle do conteúdo é realizado pelo fornecedor, no segundo, o controle é feito pelo cliente, que apenas envia as caixas com os documentos para serem armazenados.
Por isso, é muito importante entender como funciona cada modelo para escolher o que melhor atende às necessidades da organização.
Independentemente do modelo escolhido, é necessário classificar e rotular os documentos de acordo com fatores como tipo, data ou importância. A busca e controle eficiente dos documentos depende dessa indexação para garantir a rápida recuperação das informações.
É vital a realização de auditorias regulares para avaliar a condição dos documentos armazenados, analisar possível deterioração ou dano e implementar políticas para sua preservação. Essas auditorias, além de verificarem a integridade dos documentos, também permitem avaliar as práticas de segurança adotadas pelo fornecedor.
É importante implementar procedimentos para movimentar com segurança os documentos durante o transporte. Direitos de acesso e outros processos para armazenamento seguro podem ser utilizados para evitar perdas ou extravios durante a movimentação e principalmente para evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações.
Normalmente, a guarda de documentos está interligada à adoção da digitalização de documentos. Com isso, as empresas conseguem implementar estratégias de backup e recuperação de desastres para recuperar rapidamente as informações no caso de falhas no sistema, incêndios, desastres naturais, roubo ou extravio de documentos.
O primeiro passo é avaliar as necessidades de armazenamento, detalhando a quantidade de documentos, tipos, frequência de acesso e os requisitos de segurança e controle de clima.
Feito isso, escolha um serviço de guarda de documentos que atenda a esses requisitos e tenha experiência em armazenar documentos relacionados ao setor de atuação da organização.
Aproveite o momento para desenvolver um plano para tornar a gestão de documentos mais eficaz, isso inclui a adoção de sistemas de indexação, práticas para manuseio seguro, protocolos de conformidade, entre outros. Treine as equipes sobre o manuseio e armazenamento dos documentos e sobre os riscos em quebrar esses protocolos.
Por fim, revise e atualize a estratégia de gestão de documentos regularmente e realize as auditorias regulares nos depósitos para averiguar se os sistemas de armazenagem atendem aos requisitos e possam se adaptar às mudanças nos negócios.
Em meio aos esforços crescentes por digitalizar documentos, as empresas também precisam se preocupar em como os documentos físicos serão armazenados, garantindo sua segurança e eficiência.
Para atender a essas necessidades, a Access possui unidades para guarda de documentos e BPO localizadas em São Paulo, Itupeva, Rio de Janeiro, Curitiba e Belo Horizonte. Todas projetadas para atender a todos os requisitos de segurança para a guarda física e garantir condições adequadas para a preservação da integridade desses documentos. Fale com nossos consultores e conheça nossos serviços e soluções.
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