As empresas confiaram em registros e documentos em papel por décadas, e, agora, estão descobrindo que manter milhares de documentos armazenados e disponíveis para consulta ou compartilhamento é um desafio inglório, além de contribuir para aumentar custos e os riscos de perder informações críticas, simplesmente, por não encontrá-las. Isso torna a implementação de uma estratégia de gestão documental imprescindível para o bom andamento dos negócios.
Claro, em uma nova era para os negócios, cada vez mais digital, o termo transformação digital surge como um letreiro gigantesco para lembrar qual caminho deve ser seguido pelas empresas. E, quando o assunto é gestão de documentos, digitalizar é palavra de ordem.
E por que um sistema de gestão documental é importante? Estudos mostram que um funcionário perde 40% do seu tempo procurando arquivos em papel, além disso, 20% dos documentos impressos são esquecidos na impressora e, ainda pior, aproximadamente 50% de todos esses documentos impressos são jogados fora no final do dia de trabalho.
Ou seja, não se trata apenas da eficiência da empresa, mas também do dinheiro jogado fora e do custo ambiental que esse desperdício causa. E, sim, o escritório do futuro é sem papel.
Um sistema de gestão documental
É um sistema que deve fazer parte de uma estratégia mais robusta de gestão da informação e conformidade, e a transformação digital depende de uma gestão eficiente dos dados da empresa para ser bem-sucedida.
Além disso, uma solução digital de gestão de documentos traz os recursos fundamentais para garantir aos funcionários o acesso às informações necessárias para que realizem seu trabalho normalmente, ainda mais em tempos de crescimento do trabalho remoto, já que permite o acesso e compartilhamento seguro dos documentos – no caso de soluções baseadas na nuvem –, além de garantir que apenas funcionários autorizados tenham acesso aos documentos, que a recuperação do documento seja mais ágil, com maior segurança contra roubo de dados, deterioração ou perda de documentos, e atendendo às normas de conformidade vigentes.
Ou seja, um sistema de gestão de documentos não apenas digitaliza os documentos, mas automatiza processos relacionados a esses documentos físicos – papel, e-mail, microfilmes, aplicativos de CRM, relatórios, etc –, indexando o conteúdo para facilitar a pesquisa e para armazená-los corretamente, de forma que permita acesso rápido ao conteúdo e também que atenda às normas de retenção e exclusão. Dessa forma, os fluxos de trabalho e processos também são automatizados, o que permite que o sistema seja integrado a outras soluções – CRM, ERP.
Implementação da gestão digital de documentos
Sem um sistema de gestão documental eficiente, os desafios para a implementação de uma estratégia de transformação digital são gigantescos, e o risco de não ser bem-sucedida também é grande. Assim, algumas práticas podem ser seguidas para evitar contratempos.
Objetivos claros
O primeiro passo é responder a algumas questões: O que se espera da digitalização dos documentos? A empresa espera otimizar seus processos? Tornar o fluxo de trabalho mais eficiente? Cortar custos? Facilitar acesso remoto? Melhorar a segurança? A partir das respostas é possível entender como a digitalização pode impactar nos processos e no fluxo de trabalho.
A digitalização traz benefícios óbvios, mas entender como ela irá atender às necessidades da empresa – e quais são essas necessidades – contribui para que a implementação seja bem-sucedida. Com os objetivos claros, o passo seguinte é estabelecer as metas e criar a estratégia que deve ser seguida.
O que digitalizar
Mais algumas questões podem ser colocadas à mesa: Quais documentos são acessados com frequência? Quais podem ser acessados por quais funcionários? Quais processos podem ser mais beneficiados? O acesso aos documentos é dificultado?
Com base nessas informações é preciso analisar e selecionar os documentos que serão digitalizados, qual a prioridade de digitalização, e identificar os que têm pouco uso ou estão expirados, mas precisam ser mantidos em arquivo, e quais podem ser destruídos.
Gestão de mudanças
Qualquer iniciativa que esteja voltada para mudar a forma com que as pessoas estão acostumadas a trabalhar pode gerar resistência. Então é importante saber lidar com mais esse desafio e implementar uma abordagem de comunicação transparente que mostre os benefícios que as mudanças podem trazer para o fluxo de trabalho. Essa abordagem precisa levar em consideração os processos e tecnologias em uso pela empresa, o impacto que a transformação deve causar na empresa e nos funcionários diretamente envolvidos nesses processos.
Escolher a tecnologia certa
Deve-se ter em mente que a tecnologia precisa atender às necessidades e os objetivos da empresa. Ou seja, precisa estar alinhada às questões levantadas anteriormente. Por exemplo, se a empresa deseja permitir o acesso remoto, e seguro, aos seus documentos, talvez um sistema hospedado na nuvem seja a melhor escolha – além de reduzir custos com infraestrutura física, com licenças de software, implementação e suporte.
A solução também precisa permitir que os documentos digitalizados sejam manipulados, com controle de quem os acessou e realizou alterações e que atenda às normas de conformidade e permita sua integração com outros sistemas já utilizados pela empresa.
Encontrar o parceiro ideal
Claro, a gestão documental pode ser realizada por profissionais da própria empresa, mas contratar um parceiro especializado pode reduzir riscos e tornar todo o processo de gerenciamento mais eficiente. A Access, além de oferecer os serviços de digitalização, também conta com serviços de guarda de documentos, consultoria técnica e ajuda sua empresa a criar novos fluxos de trabalho digitalizados. Entre em contato e saiba como podemos ajudar sua empresa.
