De acordo com vários estudos de mercado, empresas que sofreram grandes vazamentos de dados registraram uma queda média de 3,5% no valor de suas ações em apenas três semanas após o incidente. Neste sentido, a digitalização de documentos é uma estratégia fundamental para proteger informações sensíveis e evitar prejuízos financeiros significativos.
Além disso, uma pesquisa da Gartner revela que 56% dos clientes demonstram preocupação com as medidas de cibersegurança das organizações com as quais se relacionam. Por isso, a gestão de documentos digitais não representa apenas uma modernização necessária, mas também um diferencial competitivo. Os serviços de digitalização de documentos permitem que as empresas reduzam custos operacionais, eliminem a necessidade de espaço físico para armazenamento e, principalmente, garantam a segurança das informações corporativas.
Este guia apresenta as melhores práticas para proteger dados empresariais através da digitalização, abordando aspectos técnicos, requisitos de conformidade e estratégias de implementação no contexto brasileiro.
Os profissionais brasileiros perdem, em média, 2 horas diárias procurando documentos importantes em arquivos físicos. Além disso, nas grandes empresas, um documento é perdido a cada 12 segundos, gerando um custo de reposição que pode chegar a R$ 695,88 por arquivo.
No cenário corporativo atual, a gestão inadequada de documentos físicos resulta em uma perda significativa de produtividade. Pesquisas mostram que os funcionários gastam entre 5% e 15% do tempo lendo informações em documentos, porém esse percentual pode aumentar para 50% quando se trata apenas da busca por esses arquivos.
O armazenamento tradicional de documentos demanda investimentos constantes em infraestrutura física. As empresas precisam destinar espaços específicos, adquirir móveis adequados e manter condições ambientais controladas para preservar os documentos. Ademais, os custos operacionais incluem gastos com recursos humanos para organização e manutenção das informações, além de despesas com materiais de escritório e equipamentos de impressão.
Um levantamento realizado pela AIIM (Association for Information and Image Management) indica que a migração para o ambiente digital pode reduzir pela metade o espaço utilizado para arquivar documentos físicos em cinco anos, proporcionando uma economia de aproximadamente 8% nos custos gerais para a empresa.
O volume de papel consumido no Brasil atingiu quase 4 mil toneladas apenas no primeiro semestre de 2022. Além do impacto ambiental, a manutenção de documentos físicos apresenta riscos significativos para a segurança das informações. Os arquivos em papel estão sujeitos a danos causados por umidade, deterioração natural e até mesmo desastres como incêndios ou inundações.
A digitalização de documentos oferece uma solução eficiente para esses desafios. Com a implementação de sistemas de gerenciamento eletrônico, as empresas conseguem:
Um aspecto fundamental é que documentos digitalizados podem ser protegidos por senhas e criptografia, garantindo maior segurança para informações sensíveis. Além disso, o armazenamento em nuvem permite o acesso rápido e seguro aos arquivos de qualquer lugar, eliminando a necessidade de deslocamentos físicos para consulta de documentos.
A qualidade técnica na digitalização de documentos corporativos é um elemento determinante para garantir a segurança e a preservação das informações. De acordo com o Conselho Nacional de Justiça, a resolução mínima para documentos digitalizados deve ser de 300 dpi para textos impressos e 600 dpi para plantas e mapas. Além disso, documentos com ilustrações precisam ser digitalizados em escala de cinza ou RGB (colorido), dependendo das características do material original.
No que tange aos formatos de arquivo, o PDF/A se estabeleceu como padrão para documentos corporativos por sua capacidade de preservar a formatação original e garantir que o documento seja exibido consistentemente em diferentes dispositivos. Este formato oferece recursos avançados de segurança, como marcas d’água, senhas e assinaturas digitais, além de permitir a compressão sem perda de qualidade.
Os equipamentos utilizados no processo de digitalização devem atender a requisitos específicos de hardware. Os scanners precisam ter capacidade de digitalização compatível com o volume diário de documentos e oferecer recursos como alimentador automático para agilizar o processo. Adicionalmente, a configuração dos equipamentos deve ser compatível com os processos e softwares utilizados.
Para garantir a integridade dos documentos digitalizados, é fundamental implementar uma Unidade Técnica de Digitalização (UTD) estruturada. Esta unidade deve contar com espaço físico adequado, climatização apropriada e equipamentos especializados. Os funcionários precisam receber treinamento específico e assinar termos de sigilo.
O monitoramento do processo de digitalização requer a implementação de controles rigorosos. Todas as etapas devem ser documentadas, desde a recepção dos documentos até sua digitalização final. O sistema deve registrar metadados como data, hora e responsável pela digitalização, garantindo a rastreabilidade completa do processo.
A segurança da informação também demanda atenção especial aos aspectos de infraestrutura tecnológica. Os equipamentos da UTD não devem ter conexão com a internet pública, exceto aqueles responsáveis pela autenticação digital. Ademais, somente softwares oficiais, devidamente atualizados e licenciados, podem ser utilizados no processo.
O processo de validação da qualidade inclui a verificação da integridade física dos documentos originais, higienização adequada e controle da qualidade das imagens digitalizadas. Cada documento digitalizado deve passar por uma conferência minuciosa para garantir que todas as páginas foram capturadas com a qualidade necessária.
A gestão dos documentos digitalizados exige a implementação de um sistema informatizado que permita o gerenciamento do ciclo de vida completo dos arquivos. Este sistema deve incluir funcionalidades de classificação, temporalidade, arquivamento e destinação final dos documentos.
Para documentos sigilosos, medidas adicionais de segurança são necessárias. O acesso deve ser controlado por níveis de permissão, e os arquivos precisam ser protegidos por criptografia. A implementação de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) é recomendada para garantir a preservação a longo prazo.
A implementação de uma estrutura eficiente para gestão de documentos digitais requer uma abordagem sistemática e bem planejada. De acordo com o Tribunal de Contas da União, a padronização na organização das pastas e arquivos é altamente recomendada para otimizar a recuperação dos documentos.
Para estabelecer uma organização efetiva, os documentos devem ser estruturados hierarquicamente por setor e subsetor de trabalho. Os nomes dos arquivos precisam seguir um padrão específico, utilizando letras de A a Z em caixa alta, números de 0 a 9, e campos separados por underscores “_” sem espaço de digitação. Além disso, é fundamental evitar caracteres especiais, acentuação e espaços nos nomes dos arquivos digitais.
Na prática, a nomenclatura dos documentos deve incluir a data (ano-mês-dia), seguida pelo tipo de documento e uma palavra-chave que identifique seu conteúdo. Por exemplo: “20240311_REL_AtividadesMensais”. Esta padronização facilita a busca e recuperação posterior dos arquivos.
O armazenamento em nuvem tem se mostrado uma solução eficaz para a gestão documental. Segundo dados técnicos, esta modalidade reduz em 50% o espaço necessário para arquivamento em comparação com documentos físicos. Adicionalmente, o backup em nuvem oferece proteção contra perdas acidentais e permite o acesso remoto aos documentos.
Para garantir a segurança dos dados, as políticas de backup devem estabelecer diferentes frequências temporais: diária, semanal, mensal e anual. A retenção dos backups precisa seguir um padrão mínimo específico: backups diários mantidos por uma semana, semanais por um mês, mensais por 12 meses e anuais por dois anos.
O monitoramento contínuo do sistema de backup é fundamental. Os logs devem ser revisados diariamente em busca de erros ou anomalias, e ações corretivas precisam ser implementadas imediatamente quando problemas forem identificados. Testes de restauração devem ser realizados semanalmente, por amostragem, em equipamentos diferentes dos que atendem os ambientes de produção.
As unidades de armazenamento necessitam ser acondicionadas em locais com controle rigoroso de fatores ambientais. A temperatura deve ser mantida entre 20°C e 22°C, e o ambiente precisa ter controle de umidade, pressão e poeira. O acesso físico deve ser restrito apenas a pessoas autorizadas pelo administrador de backup.
Um aspecto técnico relevante é a necessidade de manter uma infraestrutura de rede dedicada para backup, separada lógica e fisicamente dos sistemas críticos da organização. Esta separação previne que o tráfego de dados durante os backups afete o desempenho dos demais serviços corporativos.
Para documentos que exigem maior segurança, é necessário implementar criptografia e estabelecer diferentes níveis de acesso. O sistema deve registrar todas as atividades realizadas, incluindo quem acessou os documentos, quando e quais alterações foram feitas, garantindo assim a conformidade com requisitos regulatórios.
O Decreto nº 10.278/2020 estabeleceu um marco significativo para a digitalização de documentos no Brasil, determinando que os documentos digitalizados têm o mesmo valor legal dos originais. Portanto, as empresas precisam seguir rigorosamente os padrões técnicos estabelecidos para garantir a validade jurídica dos arquivos digitais.
No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o tratamento dos dados pessoais em documentos digitalizados deve ser realizado por dois agentes principais: o Controlador e o Operador. Além disso, é necessária a figura do Encarregado, que atua como canal de comunicação entre as partes envolvidas e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
A digitalização de documentos corporativos exige conformidade com requisitos técnicos específicos. De acordo com o decreto, os documentos devem ter resolução mínima de 300 dpi para textos e fotografias, e 600 dpi para plantas e mapas. Adicionalmente, o formato digital precisa ser monocromático para textos sem ilustrações, enquanto documentos com fotografias devem seguir o padrão RGB.
Para garantir a autenticidade e integridade dos documentos digitalizados, é obrigatório o uso de certificação digital no padrão ICP-Brasil. Esta certificação assegura que o documento digitalizado mantenha sua validade legal e possa ser utilizado para todos os fins necessários.
Os metadados dos documentos digitalizados precisam incluir informações específicas como assunto, autor, data de produção e identificador único do documento. Estes dados são fundamentais para garantir a rastreabilidade e auditabilidade do processo de digitalização.
No que tange à segurança, os sistemas de armazenamento digital devem implementar proteções contra alteração, destruição e reprodução não autorizada dos documentos. O controle de acesso precisa ser rigoroso, com diferentes níveis de permissão baseados nas necessidades de cada usuário.
As normas técnicas brasileiras também estabelecem requisitos para a preservação dos documentos digitalizados. Os arquivos devem ser mantidos em formato PDF/A para textos e PNG para fotografias, garantindo assim sua acessibilidade e legibilidade ao longo do tempo.
Para documentos que envolvem entidades públicas, a assinatura digital com certificação ICP-Brasil é mandatória. No caso de documentos entre particulares, outros meios de comprovação de autoria e integridade podem ser aceitos, desde que acordados entre as partes envolvidas.
Um aspecto técnico relevante é a necessidade de manter um ambiente informatizado de gestão documental que atenda aos requisitos arquivísticos. Este sistema deve garantir a preservação dos documentos digitalizados desde sua captura até o fim do prazo necessário de guarda.
As empresas também precisam estabelecer políticas claras de backup e recuperação de dados, além de implementar controles de qualidade rigorosos durante todo o processo de digitalização. A validação da conformidade deve ser realizada por profissionais capacitados, garantindo que todos os requisitos técnicos e legais sejam atendidos.
A integração de sistemas na era da digitalização de documentos tornou-se um diferencial competitivo para as empresas brasileiras. Pesquisas mostram que mais de 70% das organizações utilizam processos de digitalização para otimizar suas operações e melhorar a eficiência.
No cenário atual, a compatibilidade com sistemas ERP é fundamental para o sucesso da gestão documental digital. Os documentos fiscais, como NF-e, NFC-e, NFS-e, CF-e e CT-e, podem ser integrados automaticamente através de APIs, eliminando a necessidade de processos manuais. Adicionalmente, os sistemas modernos permitem a integração de pagamentos e recebimentos de parcelas relacionadas a notas fiscais, proporcionando maior controle financeiro.
A tecnologia de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) continua sendo um método confiável para integração, especialmente por sua capacidade de criptografar informações confidenciais durante a transmissão. Entretanto, para maximizar a eficiência, as empresas estão adotando modelos de integração hub-and-spoke, que utilizam uma plataforma centralizada para gerenciar todas as comunicações entre sistemas.
O mercado brasileiro oferece diversas soluções de APIs para gestão documental. As principais categorias incluem APIs de armazenamento em nuvem, gestão de documentos, assinatura eletrônica e reconhecimento óptico de caracteres (OCR). Estas ferramentas permitem que as organizações automatizem processos complexos e reduzam custos operacionais significativamente.
Os fluxos de trabalho digitais modernos incorporam tecnologias avançadas como inteligência artificial para otimizar a captura e processamento de documentos. A Document AI, por exemplo, utiliza modelos de fundação ajustados para tarefas específicas, oferecendo maior precisão na extração de dados. Esta tecnologia permite que as empresas processem grandes volumes de documentos com precisão superior a 93%.
Para garantir a segurança na integração, as empresas implementam múltiplas camadas de proteção. O processo inclui autenticação multifator, controles de acesso baseados em função e protocolos de criptografia. Além disso, o monitoramento contínuo das atividades e a geração de logs de auditoria são essenciais para manter a conformidade com regulamentações.
A integração com sistemas existentes também facilita a colaboração entre diferentes departamentos. Por meio de APIs, é possível conectar o sistema de gestão documental com outras ferramentas corporativas, como CRM e plataformas de automação de marketing. Esta integração permite que as equipes trabalhem de forma mais eficiente, tendo acesso rápido às informações necessárias.
Um aspecto técnico relevante é a capacidade de realizar correspondências e associações automáticas entre documentos eletrônicos e ordens de compra no sistema ERP. Esta funcionalidade reduz erros manuais e agiliza processos de verificação e aprovação. Adicionalmente, a integração permite a classificação automática de documentos para diferentes setores, como financeiro, tributário e contábil.
Para empresas que utilizam sistemas legados, a integração pode ser realizada através de middleware, que atua como um hub de comunicação entre sistemas antigos e modernos. Esta abordagem permite que as organizações mantenham seus investimentos em infraestrutura existente enquanto modernizam seus processos gradualmente.
Em resumo, a integração com sistemas existentes é crucial para a digitalização eficaz dos processos empresariais, impulsionando a eficiência e a precisão. As empresas brasileiras que adotam essas tecnologias de integração ganham uma vantagem competitiva significativa, ao mesmo tempo em que reduzem erros manuais e promovem a colaboração interdepartamental. Na medida em que a tecnologia avança, a contínua evolução das APIs e das ferramentas de inteligência artificial promete ainda mais inovação e melhorias operacionais, garantindo que as organizações permaneçam ágeis e preparadas para os desafios futuros. Investir na integração de sistemas é, portanto, não apenas uma necessidade, mas uma estratégia de crescimento sustentável e inteligente para o sucesso a longo prazo.
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