Nos últimos anos, novos modelos de trabalho, como o trabalho híbrido, e relacionamento começaram a ser implementados por empresas de todos os portes e segmentos. Com o crescimento da modalidade de trabalho, a gestão eficiente e digitalização de documentos deixaram de ser uma opção e se tornaram essenciais para o sucesso dos negócios e permitiram que equipes em locais diferentes pudessem trabalhar e colaborar em tempo real.
Ao digitalizar processos internos e incorporar novas tecnologias e plataformas de colaboração, o local de trabalho passa a ser “o mundo”, mas este cenário exige, além da adoção de processos mais estruturados, uma mudança cultural em que as pessoas entendam novas formas de trabalho e interação.
E como um sistema de gestão de documentos impacta nessa transformação? Permitindo que os documentos sejam capturados, armazenados, recuperados, editados, compartilhados e estejam protegidos em um repositório central. Dessa forma, a gestão de documentos contribui para que as empresas automatizem seus processos e digitalizem documentos para tornar suas operações mais eficazes e eficientes, além de ser fundamental para um ambiente de trabalho híbrido.
Ou seja, a gestão e digitalização de documentos é apenas o primeiro passo para que a empresa tenha acesso ao potencial que suas informações têm.
Gestão de documentos explicada
A gestão de documentos consiste nos recursos de captura, armazenamento, gerenciamento e recuperação de documentos e normalmente se refere a um plano mais abrangente de organização e registro de documentos físicos e digitais. Isso inclui, ainda, recursos de controle e histórico de versões, trilhas de auditoria, metadados, gerenciamento de arquivos, busca e colaboração. Sistemas digitais também permitem que as informações sejam capturadas e indexadas automaticamente, tornando sua recuperação mais rápida e fácil.
Além disso, um sistema de gestão de documentos permite, além de pesquisar e compartilhar documentos, restringir o acesso não autorizado e gerenciar o ciclo de vida desses documentos com mais segurança, reduzindo riscos com possíveis violações de dados.
Em um ambiente de trabalho híbrido, uma gestão de documentos eficiente permite que todos os usuários, trabalhando em casa ou no escritório, tenham acesso aos documentos necessários para realizarem seu trabalho sem interrupções.
Mas por que a gestão de documentos digitais no trabalho híbrido pode ser um desafio? Simples, por exigir que práticas e processos sejam adaptados para essa nova realidade. Ou seja, as empresas precisam reestruturar seus processos, implementar práticas e oferecer as ferramentas necessárias para garantir que documentos sejam acessados, armazenados, editados e compartilhados com segurança, além, claro, de garantir que apenas as pessoas certas acessem esses documentos. Outros pontos que precisam ser considerados são em relação à segurança e conformidade.
Melhores práticas para gestão de documentos no trabalho híbrido
Não existe um modelo padronizado de gestão de documentos, e isso pode tornar o processo um pouco mais complexo em um ambiente de trabalho híbrido, já que é necessário garantir que todos os funcionários tenham acesso aos mesmos documentos e aplicativos, não importando onde estejam. Para isso, algumas práticas podem ser implementadas.
- Informações centralizadas
Eliminar silos de informação é um dos grandes desafios da gestão de documentos. Portanto, criar uma fonte única de acesso ao conhecimento, um repositório central, permite que todos os funcionários acessem as informações que precisam, no momento correto, garantindo que todos estejam “na mesma página”. Claro, também é preciso implementar um sistema de acesso para gerenciar quem pode acessar a determinados documentos, por exemplo, o RH não precisa ter acesso aos documentos relacionados a vendas, mas o time de atendimento ao cliente, sim. - Alinhe processos de acesso e segurança
Forças de trabalho remotas são consideradas um ponto fraco em estratégias de segurança, pois adicionam pontos adicionais de acesso que podem ser comprometidos. Implementar uma política robusta de segurança cibernética, com os níveis corretos de controle de acesso e, principalmente, treinamento regular, permite um controle e monitoramento mais eficiente dos ambientes on-line. - Comunicação eficiente
Procedimentos e protocolos de gestão de documentos precisam ser comunicados com clareza para todos os funcionários, com uma atenção redobrada aos funcionários remotos. Rever políticas de gestão de documentos para adaptá-las ao ambiente remoto e realizar treinamentos regulares são práticas recomendadas. - Use ferramentas corretas
Existem no mercado diversas ferramentas voltadas para colaboração e compartilhamento de informações e que tornam a experiência do funcionário mais completa. Zoom, Teams, Workplace, entre muitos outros, todos precisam ser integrados à uma solução de gestão de documentos para tornar o acesso mais seguro.
O impacto da gestão e digitalização de documentos no trabalho híbrido
A gestão de documentos é vital para que funcionários remotos realizem seu trabalho com eficiência e mantenham sua produtividade. Afinal, eles precisam de acesso fácil aos documentos para poder interagir com outros usuários e colaborar em projetos distintos como se estivesse no escritório. E a implementação de uma gestão de documentos eficaz pode trazer diversos benefícios para toda a empresa.
Fluxo de trabalho eficiente
Uma gestão de documentos eficaz torna os fluxos de trabalho mais eficientes e garante que os documentos sejam gerenciados com segurança e armazenados em um repositório central, facilitando que todos os funcionários acessem as informações desejadas rapidamente.
Colaboração aprimorada
Ao tornar o acesso aos documentos mais fácil, a colaboração entre equipes é otimizada, afinal, as informações não estão mais isoladas em silos. O resultado é maior facilidade na hora de compartilhar informações, o que garante uma maior produtividade das equipes, que não precisam gastar muito tempo para encontrar e enviar informações importantes.
Por que contar com ajuda de um provedor externo?
Se a gestão de documentos é um desafio para uma empresa, no momento que ela opta por oferecer o modelo de trabalho híbrido, isso se torna ainda mais complexo. Mas um provedor experiente, como a Access, pode tornar essa tarefa mais fácil e segura. Entre os serviços oferecidos a empresas de todos os portes e segmentos, a Access fornece:
- Gerenciamento de registros e documentos digitais
- Armazenamento de documentos físicos e digitais
- Digitalização de documentos
- Destruição segura de documentos
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