Sabemos que organizar documentos empresariais manualmente não é a atividade mais agradável para os colaboradores. Porém, este ainda não é o pior dos problemas. A questão se complica ao pararmos para pensar nas informações presentes em cada documentação já que, se a certificação está guardada é sinal de que representou um fato importante e pode, futuramente, ser solicitada ou é de extrema importância para análises corporativas antes da tomada de decisão.
Por mais comprometido que os funcionários sejam, a organização manual de documentos exige o nível máximo de atenção sem qualquer margem de erro, pois, ao sequenciar errada uma documentação, todo o acervo pode ser comprometido. Ocorre que somos seres-humanos e estamos vulneráveis as falhas em qualquer processo, mesmo que haja bastante dedicação na atividade. Outro ponto que corrobora para possíveis erros na organização documental é a morosidade do trabalho que espontaneamente pode confundir a mente.
Para driblar estes riscos e não comprometer todo o histórico da empresa e o seu maior tesouro – a informação – companhias de diversos segmentos estão terceirizando este processo conosco. Somos a maior empresa, de capital privado, do mundo no segmento de gestão da informação e investimos em tecnologias para automatizar todo o arquivo, onde os documentos recebem códigos de barras e são digitalizados para que a consulta seja feita virtualmente. Todo o nosso pessoal que manuseia documentos recebe treinamento específico para executar a atividade. Temos centros operacionais apropriados para armazenar papéis, monitorado 24h por dia, e contamos também com uma Sala Cofre para a guarda de mídias e documentos extremamente confidenciais. Venham conhecer o que nós da Access podemos fazer pela sua empresa.
