Migrar de linhas de montagem tradicionais para uma fábrica sem papel exige uma rápida adoção de tecnologias digitais para tornar os processos, incluindo os de gestão de registros, mais eficientes.
Para que a indústria de transformação avance em direção à “fábrica do futuro” através da Indústria 4.0, é necessário fazer uma transição de linhas de montagem tradicionais baseadas em máquinas para fábricas inteligentes alimentadas por robótica, internet das coisas (IoT), análise de dados e realidade aumentada (AR).
No entanto, a transição para uma fábrica sem papel pode ser ainda mais complexa e requer uma estratégia bem pensada, especialmente ao implementar soluções de escritório sem papel. Além disso, embora a fábrica sem papel tenha muitos benefícios, encontrar um parceiro confiável que ofereça soluções inovadoras e escaláveis é uma peça crucial no quebra-cabeça da transformação digital.
Neste artigo, explicamos como um sistema de gerenciamento de registros que prioriza o digital beneficia a indústria de transformação e quais as etapas que devem ser seguidas para tornar a fábrica sem papel e deixar arquivos físicos para trás.
O Gartner estima que as empresas gastam até 3% de suas receitas em papel, impressão, arquivos, armazenamento e gerenciamento de arquivos. Gerenciar registros em papel não é apenas caro, mas também desafiador devido a problemas de acessibilidade, organização e manutenção. Registros em papel também são altamente suscetíveis a erros, perdas e danos, aumentando sua complexidade.
A fábrica sem papel busca otimizar os fluxos de trabalho, melhorar a qualidade e garantir a conformidade regulatória ao substituir métodos tradicionais baseados em papel por sistemas digitais mais eficientes.
Fazer essa transição para processos de gestão de registros que priorizam o digital traz muitos benefícios, como:
Após decidir mudar para processos digitais e abandonar os sistemas baseados em papel, uma estratégia clara para a fábrica sem papel é crucial para uma transição tranquila que aprimore os fluxos de trabalho e as operações diárias.
Para superar os desafios na implementação de uma estratégia de digitalização, é essencial identificar quais setores têm maiores necessidades e estão mais dispostos a utilizar novas tecnologias. Aqui estão oito etapas que devem ser seguidas para realizar a transição para uma fábrica sem papel:
Antes de fazer a transição, é fundamental realizar uma avaliação completa de como os arquivos são capturados, armazenados e acessados. Por exemplo, entendendo como planilhas, formulários de ordens de serviços, e relatórios de verificação de qualidade são utilizados e armazenados. E quão facilmente acessíveis esses arquivos são no momento em que eles precisam ser recuperados rapidamente. Portanto, antes de fazer a transição completa para processos digitais, é necessário compreender como os processos baseados em papel são usados.
Determine o que a empresa espera alcançar por meio da digitalização. Por exemplo, se está procurando melhorar a segurança de dados ou a eficiência operacional, ou, ainda, se visa reduzir custos. Para o American Seafood Group, o objetivo da digitalização era expandir as contribuições estratégicas da equipe de RH e reduzir o tempo que o setor e os funcionários dedicavam a funções administrativas, como documentação dos funcionários, conformidade e orientação. A digitalização dos arquivos permitiu que a equipe de RH alocasse mais de 35% do tempo anterior gasto no gerenciamento de arquivos para projetos mais estratégicos.
Identifique quem deve estar envolvido na iniciativa de fábrica sem papel e crie uma equipe que inclua integrantes de toda a organização, incluindo RH, TI, finanças e operações. Representantes de vários departamentos trarão uma perspectiva única para o planejamento, estratégia, execução e monitoramento do projeto de digitalização.
Terceirizar o gerenciamento de registros significa mais do que apenas se livrar do papel, estabelece um sistema de gestão de documentos que facilita fluxos de trabalho, tornando-os mais inteligentes e eficientes. Pesquise para encontrar um parceiro confiável que possa ajudar a digitalizar arquivos que atualmente estão em papel e que precisarão ser acessados durante o novo processo digital.
Comece com um plano detalhado, que descreva a estratégia para a fábrica sem papel, incluindo cronograma, estratégias de migração, treinamento de funcionários, monitoramento e avaliação. Determine por onde o projeto deve começar e priorize vitórias mais fáceis para criar impulso.
Para evitar sobrecarregar os funcionários, implemente os processos por fases. Comece com mudanças simples antes de passar para processos mais complexos. Identifique defensores para o novo processo e envolva-os desde o início, buscando feedback ao longo do caminho. Envolver aqueles que estão entusiasmados com os novos processos pode ser uma virada de jogo no sentido de impulsionar a adoção e o sucesso da fábrica sem papel.
Pense grande, mas comece pequeno! Para se preparar para a implementação de processos que priorizam o digital, inicie com um projeto-piloto. Essa abordagem permite resolver possíveis problemas em menor escala antes de expandir para toda a organização.
Depois de concluir um projeto-piloto bem-sucedido e resolver quaisquer problemas, é hora de colocá-lo em produção. Ao implementar novos processos, fique atento ao andamento das coisas, identifique problemas ou áreas de melhoria e colete regularmente o feedback dos funcionários. Afinal, funcionários satisfeitos têm maior produtividade.
A transição para o gerenciamento de registros que prioriza o digital na indústria é uma tarefa difícil, mas com a parceria de um fornecedor confiável, como a Access, pode ser a solução que você precisa para ajudar a reduzir ineficiências no fluxo de trabalho. Quanto mais cedo ocorrer a implementação de uma fábrica sem papel, mais rápido as operações diárias poderão ser beneficiadas. Entre em contato e fale com nossos especialistas para conhecer todos os benefícios que a fábrica sem papel trará para seus negócios.
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