A Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD, em vigor desde agosto de 2020, traz regras sobre coletar, armazenar e compartilhar dados de terceiros, além disso afeta todas as atividades que envolvem a utilização de dados pessoais e empresariais. O objetivo é criar um ambiente de proteção jurídica contra roubo e vazamento de informações.
Transparência e segurança de dados é um dos temas mais citados quando falamos da gestão de documentos, afinal, não se trata apenas de manter os dados de colaboradores, clientes e parceiros em segurança, é preciso administrar os registros, garantir acessos e recuperações fáceis.
A lei trouxe diversas normas e regras que precisam ser seguidas, mas como saber se a sua empresa mantém todos os documentos atualizados perante as normas da nova lei?
Transparência na gestão de documentos
A LGPD exige que a empresa informe ao cliente o verdadeiro motivo da coleta de dados, além de solicitar permissão para que a coleta seja feita. Outro ponto importante destacado pela lei é o fato do indivíduo poder solicitar a exclusão de qualquer uma das suas informações que estão em poder da empresa.
A lei também defende que os dados coletados devem permanecer sob o domínio da empresa apenas pelo tempo necessário, passado esse período, as informações devem ser automaticamente excluídas do banco de dados.
A gestão de documentos pode administrar essas informações de forma transparente e acessível, mantendo todos os arquivos atualizados de acordo com a LGPD, além de alertar a empresa sobre o prazo de retenção dos documentos. Contar com esse serviço é primordial para agilizar o acesso às informações e evitar problemas futuros em relação a fiscalização da LGPD, que está em vigor desde o início de 2022.
Outro benefício importante da gestão de documentos é a segurança em relação ao roubo de dados. Casos recentes de violação de dados inundaram as manchetes dos jornais brasileiros, como aconteceu com o Banco Estadual de Sergipe em que milhares de chaves do PIX foram expostas. A violação de dados não pode ser evitada em 100%, mas os riscos podem ser reduzidos.
A contratação de serviços especializados em armazenamento de arquivos pode facilitar o trabalho de manter os dados em segurança.
Protegendo os dados
Se a sua corporação lida com informações de clientes, colaboradores e parceiros comerciais, é essencial que se construa um plano para a gestão desses materiais, que garanta a segurança, o acesso e o armazenamento adequado.
Para iniciar esse processo, é necessário criar um plano de rastreamento dos documentos para identificar quantas cópias existem e onde estão localizadas. O próximo passo é avaliar se as informações estão de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados e implementar um sistema que agilize o rastreamento de cada arquivo, analisando seu ciclo de vida e atualização de informações.
O trabalho de gestão de documentos envolve diversas etapas e processos que precisam ser efetuados de forma preservada e com uma empresa que atue no mercado há muitos anos, tenha experiência e tenha transparência como um dos seus pilares, evitando erros e problemas maiores, afinal, quando se trata de informações confidenciais é importante que tenha seguridade.
Uma das principais conquistas que uma empresa pode alcançar é a confiança dos seus clientes. Gerenciar documentos e registros é uma tarefa que exige responsabilidade e confidência, por isso, é fundamental que o trabalho de gestão de arquivos seja feito com transparência e honestidade no sentido de evidenciar que nenhuma informação está sendo camuflada e todos os serviços estão sendo realizados com profissionalismo.
Sendo assim, talvez tenha chegado o momento de pensar na contratação de uma empresa parceira e especialista na gestão de documentos físicos e digitais, e que atua de acordo com a LGPD. A Access é especialista neste segmento e pode trabalhar junto com sua empresa neste processo, entre em contato e solicite uma cotação com nossos colaboradores.
