Com o uso de dados crescendo assustadoramente, estar em conformidade não é uma tarefa simples para a maioria das empresas. De acordo com o Fórum Econômico Mundial, até 2025, 463 exabytes de dados serão gerados globalmente todos os dias, algo equivalente a 212.765.957 DVDs diariamente.
Além disso, com o aumento das informações criadas, o volume de registros produzidos pelas empresas, como formulários, informações de clientes, registros de saúde, relatórios, contratos e documentos financeiros, também cresce. E esses registros são vitais para garantir que fluxos de trabalho sejam produtivos e para manter os relacionamentos com clientes, parceiros e funcionários saudáveis.
Entretanto, gerir estes registros é uma tarefa complexa que requer saber quais os registros existentes em poder da empresa e onde eles estão localizados. Só assim é possível cumprir com políticas e regulamentos existentes. Por isso, devido a restrições de tempo, pessoal e orçamento, muitas organizações lutam para gerenciar adequadamente suas informações.
Neste artigo, nossa equipe te ajuda a assumir o controle dos seus registros, sabendo onde cada um deles está, para garantir que sua empresa alcance e mantenha a conformidade.
Muitas vezes, os registros são descobertos durante uma auditoria ou processo litigioso que deveria ter sido resolvido há meses ou anos. E, de repente, a equipe percebe que não está em conformidade.
É por isso que o gerenciamento de inventário é essencial. Se o inventário de registros não é realizado corretamente, não será possível garantir que os cronogramas de retenção e as políticas de conformidade sejam cumpridas. Sem saber que a empresa possui um registro específico, não será possível destruí-lo no prazo, colocando-o em risco de retenção excessiva. Sem saber o que se tem, também não é possível garantir que esses registros estejam seguros e acessados apenas por quem realmente precisa.
Para estar em conformidade, é fundamental inventariar e controlar os registros. Aqui estão algumas etapas críticas que devem ser seguidas e áreas que precisam ser revisadas:
O Gartner descobriu que o trabalhador de um escritório médio usa 10 mil folhas de papel durante o ano. Isso não é apenas muito papel, é também uma despesa considerável.
Portanto, primeiro comece determinando o escopo do inventário sobre o qual é preciso obter controle. A partir daí, com base neste escopo, conduza uma análise completa para extrair todas as informações disponíveis sobre registros físicos e digitais, para ser possível entender o volume e a variedade dos registros em poder da empresa.
Assim que a análise for concluída, a avaliação dos documentos, arquivos digitais e outros registros podem ser avaliados, revisando onde eles estão em seu ciclo de vida e removendo cópias duplicadas (bem como reduzir os registros em papel).
Em seguida, compare a análise de inventário com a do seu fornecedor de software para garantir que todos os registros sejam contabilizados. Este processo, denominado reconciliação de dados, destaca discrepâncias ou lacunas no inventário de registros, ajudando a corrigi-las. A reconciliação é crítica para manter a integridade dos dados.
Os funcionários têm acesso aos registros que precisam, mas apenas a esses registros? O software de gerenciamento de registros facilita a recuperação de arquivos pelos funcionários, mas também permite que as empresas controlem quem pode ver o quê. Certifique-se de que o software forneça permissões de acesso para registros digitais e trabalhe com seu fornecedor para definir permissões para registros físicos armazenados externamente. Crie uma cadeia de custódia abrangente para determinar como os registros serão usados e por quem.
Os metadados fornecem detalhes essenciais sobre cada arquivo, como número da conta, data de criação ou até mesmo instruções de disposição, dando contexto e relevância. A indexação categoriza esses arquivos, criando um banco de dados estruturado e pesquisável que aumenta a eficiência.
Esta abordagem sistemática não só poupa tempo, mas também apoia os requisitos de conformidade e os padrões de governança da informação, mitigando o risco de perda de dados ou má gestão.
Os gestores de registros enfrentam políticas de segurança da informação cada vez mais complexas para registros digitais e em papel. Essas políticas se aplicam a informações armazenadas no local, em armazenamento externo ou na nuvem em toda a organização.
Com o ambiente regulatório continuando a evoluir rapidamente à medida que as preocupações com privacidade são amplificadas pelo mundo digital de hoje, aderir a um cronograma de retenção rigoroso é essencial para qualquer estratégia de gerenciamento de registros.
Ela determina por quanto tempo os diferentes tipos de registros devem ser mantidos, como devem ser armazenados e quais os métodos seguros de destruição. Requisitos legais, padrões de responsabilidade e necessidades específicas da organização devem guiar esses cronogramas.
Não estar em conformidade e não cumprir com políticas de governança da informação levam a diversos riscos:
Não saber quais documentos e registros estão em seu poder pode levar a sérios problemas de não conformidade, porque a empresa não pode destruir adequadamente registros que não sabia existirem.
Ao seguir as etapas acima, é possível garantir uma visão completa dos registros da organização. Então, da próxima vez que ocorrer uma auditoria ou for necessário produzir um registro específico para fins legais, não haverá surpresas infelizes por não estar em conformidade.
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