Ao fazer um investimento em qualquer área da empresa, a expectativa é de que esse departamento dê resultados cada vez melhores, seja na redução de custos ou no aumento de produção. O mesmo vale na hora de investir em serviços de gestão de documentação no RH.
A gestão de documentos oferece a otimização de tempo e espaço, mas no que você deve focar para conseguir aumentar o ROI dos serviços de gestão? Destacamos alguns pontos:
- Processamento e aprovação de documentos
Projetos realizados com a colaboração de várias equipes podem exigir o manuseio de diversos documentos, e um serviço de gestão nesses casos pode ajudar muito nos prazos das tarefas envolvidas.
Com um sistema eficiente, há uma redução drástica do tempo gasto para acesso, armazenamento, recuperação e aprovação desses papéis. Geralmente, um funcionário leva de 3 a 10 minutos nesse processo que pode ser diminuído para 30 segundos. Nesse caso, ao concluir o projeto com mais rapidez e trazendo bons resultados, há um ganho significativo do ROI dos serviços de gestão de documentação.
- Suporte em relação a processos de RH
Os profissionais de RH lidam com um grande volume de informações diárias: cartões de ponto, cálculos de salário e benefícios, informações pessoais, números de documentos, etc.
Uma maneira de maximizar o retorno do investimento realizado nos serviços de gestão de documentos nesse departamento é digitalizar e armazenar de maneira ordenada todos os dados relacionados aos funcionários, para que sejam facilmente encontrados em uma rápida pesquisa.
Dessa maneira, as pessoas do departamento têm tempo livre para outras atividades que sirvam de suporte para o crescimento da empresa, como processos de seleção e recrutamento, por exemplo.
- Prestação de contas ao Governo Federal
As empresas devem prestar contas sobre qualquer mudança no quadro de funcionários e outras exigências relacionadas à relação trabalhista. Com o sistema e-Social, essa cobrança é ainda maior, porque qualquer atraso, negligência ou incompatibilidade nos dados prestados vão gerar multas para a organização, que podem chegar a valores bem altos.
O cuidado ao cadastrar esses dados, realizado quando há a contratação de serviços de gestão de documentação no RH ajuda a evitar essas cobranças, por organizar e disponibilizar mais rapidamente qualquer informação relacionada ao funcionário que seja necessária.
- Ter uma visão geral dos funcionários
Avaliações de profissionais, banco de dados de processos seletivos, informações sobre remanejamento e mudanças de equipe – todos esses processos são documentados, mas esses relatórios ficam desconexos no meio do arquivamento.
Com os serviços de gestão de documentos, é possível comparar melhor essas referências, tendo um quadro amplo dos empregados, o que auxilia o RH, aumenta a sua produtividade e capacidade de colaborar com a empresa, maximizando o retorno sobre investimento em organização e administração de arquivos do departamento.
A Access trabalha com diversos serviços que vão fazer valer o ROI dos serviços de gestão e documentação no RH, como: organização arquivística, digitalização de documentos, guarda na web, guarda e gestão documental, destruição segura, entre outros. Entre em contato conosco e conheça todas as facilidades que podemos promover na sua empresa.
