Com documentos físicos se acumulando em armários e gavetas ao mesmo tempo em que o número de arquivos digitais cresce vertiginosamente, contar com um plano de gestão documental é fundamental para organizar informações relevantes para os negócios e tornar a empresa preparada para o futuro.
E esse plano precisa garantir a proteção de informações críticas da empresa e sua conformidade. Precisa contribuir para reduzir os custos e melhorar a eficiência e produtividade da empresa, além de melhorar o acesso e compartilhamento das informações e reduzir a possibilidade de riscos para os negócios.
Dessa forma, o plano de gestão documental precisa abordar todas as formas que a empresa lida com seus documentos, desde a captura, acesso, armazenamento e destruição. Garantindo durante todas essas etapas que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso às informações.
E o primeiro passo para isso é contar com pessoas que estejam familiarizadas com os processos organizacionais e da gestão de documentos realizada por cada departamento, para que essas informações possam servir de guia para a criação de um programa de gestão de documentos eficiente.
Definindo procedimentos
Não importa qual estratégia de gestão de documentos seja criada, ela precisa ser simples e de fácil entendimento por todos os funcionários da empresa, qualquer que seja sua função. Isso feito, é necessário identificar cada documento, seja físico ou digital, e inventariar as informações disponíveis em cada departamento: manuscritos, material de referência, documentos pessoais, documentos duplicados, formulários, etc.
A etapa seguinte exige a criação de uma estratégia de gestão de documentos que descreva como é feita a coleta, manuseio, armazenamento, acesso e destruição dos documentos; quais os critérios para cada processo; e se a empresa irá usar uma solução que unifique a gestão realizada pelos departamentos ou se cada área terá uma ferramenta específica.
Organizando os documentos
Qualquer erro nos procedimentos anteriores pode ser identificado nesta etapa. Então é fundamental que a nomenclatura de cada arquivo seja padronizada e tenha forma semelhante em cada departamento; que a criação de novos documentos siga um mesmo processo; e que esses arquivos sejam gerenciados da mesma forma para que documentos em duplicidade ou sem utilidade sejam identificados e eliminados.
Esse descarte precisa ser feito da maneira adequada, seguindo prazos e procedimentos que garantam a manutenção da conformidade e normas de segurança e privacidade existentes.
Testando o sistema
Todo novo sistema de gestão precisa ser testado para saber se ele realmente atende às necessidades da empresa. Então, essa etapa é fundamental para identificar falhas e agir para corrigi-las antes de sua implementação em um ambiente de produção. Feitos todos os testes, é o momento de treinar as equipes para que possam usar o sistema com máxima eficácia e para que tenham todas as dúvidas sanadas rapidamente.
É importante entender que o sistema só terá sucesso se ele for fácil de usar, caso contrário a frustração dos funcionários pode dificultar sua adoção. Ou seja, de nada vale trocar processos estabelecidos e conhecidos por um sistema mais complexo.
Por fim, o plano de gestão documental precisa ser revisto periodicamente de forma a evoluir junto com a empresa e garantir que abordagens e tecnologias inovadoras sejam incorporadas para aumentar sua eficácia.
Claro, implementar um programa de gestão documental pode ser desafiador. Entretanto, com o planejamento correto, apoio das equipes e, principalmente, dos executivos da empresa – ou, até mesmo, com o apoio de uma empresa terceirizada e especializada na guarda e gestão de documentos– a implementação pode ser um sucesso.
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