Processos de gestão documental são adotados por empresas de todos os tamanhos para gerenciar melhor o enorme fluxo de papéis que é gerado todos os dias. Investir em soluções que atendam às necessidades do seu negócio é essencial para eliminar problemas futuros de compliance, e direcionar o tempo dos funcionários para outras atividades.
Porém, a adoção de medidas para resolver os problemas de gestão documental precisa ser bem analisada para que você não invista o dinheiro da sua empresa em soluções que atendam somente parte do seu problema.
Não adianta promover toda a guarda de documentos da sua empresa sem uma estratégia adequada de digitalização e a integração com um sistema que permite aos seus funcionários consultar qualquer documento quando precisar.
Para realizar uma gestão eficiente de documentos é preciso primeiro analisar alguns pontos.
Primeiro é preciso analisar seu fluxo mensal de documentos, o espaço físico que está sendo utilizado na sua empresa para a guarda desses arquivos e quanto tempo dos seus funcionários é direcionado para encontrar documentos quando necessário.
Após essa análise inicial – e sendo constatada a necessidade de terceirização do serviço de guarda documental da sua empresa – é preciso analisar os requisitos necessários para adoção de uma solução que vá sanar de vez seus problemas de gestão de documentos.
A terceirização da gestão documental deve:
- Assegurar que sua empresa está aproveitando o melhor dos recursos digitais disponíveis;
- Reduzir a dependência da sua organização da documentação física;
- Reduzir o tempo e os recursos gastos em tarefas operacionais, para que o foco seja direcionado para as operações principais da sua empresa;
Certifique-se de que o sistema de gerenciamento adotado tenha um ótimo protocolo para gerenciar, distribuir e armazenar documentação e/ou arquivos digitais. É preciso estabelecer um sistema que padronize o arquivamento de documentos. O ponto principal é ter certeza de que, ao contratar uma empresa para cuidar da gestão dos seus documentos, sua organização esteja seguindo as boas práticas de gerenciamento de arquivos.
O descarte de documentos que não são mais necessários também deve ser levado em consideração. Muitos documentos são arquivados mais tempo que o devido por falta de um controle eficiente. Com um sistema de gerenciamento, sua empresa tem acesso a uma lista atualizada do período em que os arquivos precisam ser mantidos, e quando podem ser descartados.
Uma gestão realmente eficiente deve contemplar todos esses pontos.
A Access é uma das maiores empresas do mundo em gestão de documentos e informações. E conta com serviços de armazenamento, administração e destruição segura de documentos físicos. Descubra mais sobre nossos serviços de guarda e gestão documental. Nós contamos com as mais sofisticadas tecnologias para garantir a proteção dos seus dados. Acesse o nosso site para saber mais sobre os serviços que temos a oferecer para sua empresa.
