Nos últimos anos, as grandes empresas brasileiras avançaram na digitalização de documentos, mas a realidade de seus arquivos ainda é majoritariamente híbrida — combinando papel e meio digital. Uma pesquisa de 2023 indicou que 74% dos executivos no Brasil reconhecem a digitalização documental como essencial para a maturidade digital das empresas, e a adoção de documentos digitais no país saltou de 25% antes da pandemia para 54% depois dela.
No cenário global, a maioria das organizações também não eliminou o papel: cerca de 75% operam com uma mistura de processos físicos e digitais. Apesar de anos de promessas sobre o “escritório sem papel”, os documentos físicos estão longe de desaparecer. Esse contexto impulsiona o futuro da gestão de documentos híbridos, que busca integrar de forma coesa arquivos físicos e digitais.
No contexto corporativo atual, gestão de documentos híbridos refere-se a tratar os documentos físicos e digitais de forma integrada, e não como universos opostos. Embora a transformação digital avance, algumas informações precisam permanecer em papel, seja por requisitos legais, regulatórios ou valor histórico, o que torna inviável simplesmente eliminar todos os arquivos físicos. Assim, o objetivo da gestão híbrida é fazer com que esses dois formatos coexistam sob uma mesma política de gerenciamento, de forma harmoniosa.
Quando bem implementado, esse modelo aproveita o melhor dos dois mundos: processos digitais ágeis e colaboração em tempo real, aliados à preservação de documentos físicos essenciais. Em vez de serem forças contrárias, o papel e o digital tornam-se partes complementares de uma estratégia unificada de informação, aumentando a eficiência operacional, reforçando a conformidade e reduzindo riscos de perda ou duplicidade de registros.
Muitas empresas ainda tratam arquivos físicos e digitais separadamente. Documentos em papel ficam guardados em gavetas, caixas ou almoxarifados, enquanto os digitais espalham-se por e-mails, pastas de rede e diferentes sistemas na nuvem. O resultado é um sistema fragmentado: localizar uma informação torna-se lento e trabalhoso.
Além disso, manter processos paralelos gera custos operacionais altos – estima-se que lidar com um único documento em papel custe cerca de US$ 4,82, levando empresas nos EUA a desperdiçar até US$ 8 bilhões por ano com gerenciamento de papel.
Outra dificuldade está na segurança e na conformidade. Um arquivo físico está sujeito a extravio, danos ou acesso não autorizado, enquanto documentos digitais demandam proteção contra vazamentos de dados e ataques cibernéticos. Quando não há integração, as políticas de arquivamento tendem a divergir: diferentes critérios de classificação, prazos de retenção e formas de descarte para cada meio. Essas inconsistências levam a erros custosos – por exemplo, equipes duplicando esforços ou trabalhando com dados desatualizados – e podem resultar em graves consequências legais se um documento crucial não for encontrado ou for gerenciado incorretamente.
No contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a falta de controle unificado também significa que informações pessoais em papel podem ficar fora do radar de compliance, aumentando o risco de violações de privacidade.
A ausência de uma gestão integrada traz riscos palpáveis. A perda de documentos é um deles: estimativas indicam que 5% dos documentos corporativos em papel acabam extraviados, e cada documento perdido demanda em média 25 horas de trabalho para ser recriado.
Esse retrabalho reflete em queda de produtividade e desperdício de tempo – não por acaso, funcionários frequentemente precisam refazer documentos porque não conseguem localizar a versão original na empresa. Há também implicações severas para a continuidade dos negócios. Estudos mostram que mais de 70% das empresas falhariam em até três semanas caso perdessem todos os seus registros em papel devido a um desastre como incêndio ou inundação.
Arquivos desconectados, sem backup digital, deixam a organização vulnerável a esse tipo de evento. Além disso, do ponto de vista jurídico, a incapacidade de apresentar um documento exigido em auditoria ou processo judicial – seja por tê-lo perdido fisicamente, seja por não encontrá-lo nos sistemas digitais – pode resultar em multas, penalidades e danos reputacionais. Ou seja, a desconexão entre os ambientes aumenta diretamente os riscos operacionais, financeiros e de compliance para a organização.
Integrar os acervos físico e digital traz ganhos significativos de eficiência. Com um sistema unificado, a busca por documentos torna-se muito mais rápida e confiável – em vez de vasculhar arquivos físicos ou múltiplos repositórios eletrônicos, os funcionários recuperam informações em segundos, o que se reflete em decisões mais ágeis e embasadas.
Projetos de digitalização bem-sucedidos também reduzem custos: diminui-se o espaço ocupado por armários e caixas de papel, economiza-se em materiais (impressão, transporte, armazenamento externo) e elimina-se o retrabalho. E é justamente por isso que ao menos 28% das empresas que investiram em gestão documental eletrônica obtiveram retorno total do investimento em menos de seis meses, graças aos ganhos de produtividade e à redução de despesas operacionais.
Do ponto de vista da conformidade, a convergência permite aplicar políticas únicas de retenção e acesso, garantindo que nenhum documento “escape” das regras corporativas ou legais. Isso facilita auditorias e diminui o risco de sanções, já que todos os registros – digitais ou físicos – estão catalogados e protegidos sob os mesmos padrões de segurança. Em um ambiente híbrido bem estruturado, a informação deixa de ser um passivo e se torna um ativo estratégico para o negócio.
Ao unificar a gestão, a empresa consegue extrair valor dos dados armazenados, cruzando informações de diferentes fontes, aprimorando a tomada de decisão e impulsionando a inovação de forma organizada e segura.
Para que a integração dos acervos físico e digital se concretize, é preciso adotar uma abordagem estruturada e multidisciplinar. O primeiro passo é mapear e classificar todo o acervo existente: realizar uma auditoria de documentos físicos e eletrônicos, identificando o que há, onde está armazenado e qual seu valor para a empresa.
Com esse levantamento em mãos, definem-se políticas unificadas de gestão documental – desde a classificação por tipo de documento até os prazos de guarda e descarte aplicáveis tanto para papéis quanto para arquivos digitais. É recomendável estabelecer uma tabela de retenção única e padronizada, evitando acumular documentos além do necessário e eliminando redundâncias entre versões em diferentes formatos.
Também é essencial quebrar os “silos” departamentais: a gestão de documentos não deve ficar restrita a uma única equipe, mas envolver colaboração entre as áreas de TI, administração, jurídico, compliance e outras, alinhando processos de forma integrada. Do ponto de vista tecnológico, investir em uma plataforma centralizada de gestão documental é fundamental.
Essa plataforma deve controlar tanto registros digitais quanto físicos, permitindo, por exemplo, registrar um documento físico no sistema com um identificador (código de barras ou tag RFID) para rastreamento, ao mesmo tempo em que gerencia as versões digitalizadas dos arquivos. A digitalização do acervo físico, por sua vez, deve ser realizada de forma criteriosa e conforme as normas: no Brasil, recomenda-se aplicar certificação digital da ICP-Brasil aos documentos escaneados para garantir sua autenticidade e integridade jurídica.
Seguindo a legislação vigente, após a digitalização fiel e conferência de qualidade, os originais em papel podem ser descartados com segurança, eliminando duplicidades e liberando espaço físico. Além disso, adotar a filosofia digital first – isto é, garantir que novos documentos já nasçam em formato digital, utilizando recursos como formulários eletrônicos e assinaturas digitais válidas – previne a reintrodução do papel nos processos e consolida a continuidade da gestão integrada.
Naturalmente, nenhuma transformação é bem-sucedida sem gestão de mudança.
É importante treinar as equipes nos novos procedimentos e sistemas, comunicando claramente os benefícios e assegurando adesão às políticas definidas. Gradualmente, a cultura organizacional deve evoluir para valorizar a informação bem organizada independentemente do suporte, seja físico ou eletrônico.
Contar com apoio de parceiros especializados pode acelerar essa jornada – empresas experientes em gestão documental podem assumir atividades operacionais como a digitalização em larga escala e a guarda de arquivos físicos de baixo uso, além de implantar tecnologias de automação – OCR, inteligência artificial para classificação – que ampliam a eficiência do sistema híbrido.
Com a ajuda certa, as empresas conseguem implementar as melhores práticas de mercado de forma mais rápida e segura, evitando erros comuns e alcançando a convergência dos seus documentos com o mínimo de atritos. Fale com a Access para conhecer em detalhe nossas soluções de gestão documental híbrida – incluindo guarda física segura, digitalização certificada e plataformas digitais de última geração – e leve os arquivos da sua empresa a um novo patamar de organização, segurança e eficiência.
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