Embora o uso de papel pelas empresas tenha sido reduzido, não é possível afirmar que ele morreu. Apesar disso, a digitalização de processos se tornou fundamental para que as empresas sobrevivam em um ambiente de trabalho remoto e movido à tecnologia, e nem é necessário lembrar que processos manuais, baseados em papel, são propensos a erros, são ineficientes e exigem mão de obra intensiva.
O Brasil, por exemplo, aparece apenas na 64ª posição, entre as 115 nações monitoradas pelo Índice de Viabilidade Digital (IVD), que mede a capacidade e agilidade dos países em ajudarem as empresas a se digitalizarem, deixando claro que o fim do papel no escritório ainda é uma realidade distante para a maioria das empresas.
Por que a digitalização continua sendo a meta
Em um ambiente de trabalho remoto ou híbrido, o papel é um obstáculo para o sucesso dos negócios e para empresas que buscam aumentar a produtividade e agilidade com que as informações são acessadas por funcionários, clientes e parceiros. Apesar disso, uma iniciativa paperless pode se tornar opressora e assustadora para as equipes acostumadas com o uso de documentos em papel. Assim, começar com “menos papel” e mantê-lo fora do escritório pode fazer a diferença no sucesso de uma iniciativa sem papel.
Transforme digitalmente o processo
A necessidade de aumentar a produtividade, de localizar e compartilhar documentos rapidamente e a demanda por acesso aos documentos a qualquer hora e em qualquer lugar estão no topo da lista de razões pelas quais as empresas tentam eliminar o uso de papel em seus processos. Além disso, faz parte das estratégias de transformação digital à medida que permite reduzir custos e o envolvimento dos funcionários em tarefas repetitivas e transacionais.
Documentos em papel devem ser digitalizados à medida que entram em um processo, para que possam ser manipulados por fluxos de trabalho digitais projetados para aproveitar as vantagens do uso de tecnologias inovadoras. Nesse estágio, as informações dos documentos devem ser extraídas usando soluções de gestão de documentos e inteligência artificial e aprendizado de máquina.
Da mesma forma, processos de distribuição, roteamento, aprovação, rastreamento e arquivamento de documentos devem ser automatizados para tornar o fluxo de trabalho mais inteligente e permitir o acesso facilitado às informações, aumentando a segurança, o controle de acesso e ações de documentos, como impressão e download.
Formulários eletrônicos e assinaturas digitais, também, contribuem para reduzir e eliminar a necessidade de criar novos documentos em papel. Assim como a notificação de documentos perdidos ou expirados permite à empresa saber exatamente quais documentos estão em seu poder ou podem ser eliminados, garantindo a conformidade com o rastreio do histórico de auditoria e automação dos cronogramas de retenção. Na Access esse serviço é oferecido no sistema All Store como expurgo de documentos.
Ter um sistema que concentra todas as informações de forma centralizadas é muito importante para o dia a dia da empresa e de seus colaboradores, o GED da Access (All Store) oferece todos os serviços de gerenciamento do documento em uma único plataforma.
Tire o papel do escritório
O custo do espaço de escritório e a necessidade de usar esse espaço para atividades que apoiem os negócios são os principais motivadores, grandes salas com arquivos e fieiras de armários cheios de pastas estão desaparecendo dos escritórios modernos. E os arquivos e documentos que não estão sendo acessados podem ser movidos para o armazenamento externo, que na maioria das vezes é mais econômico e seguro.
Empresas especializadas na gestão de registros podem reter os documentos por motivos regulatórios ou de governança corporativa e ainda oferecer análises e ferramentas que contribuem para que o papel não retorne ao escritório.
Quase todas essas empresas têm um portal online que permite a solicitação dos registros, mas também precisam oferecer recursos de rastreio de documentos por departamento, que mostre quando os registros devem ser destruídos, quem os acessa e quais os setores que solicitam a devolução de registros.
Acesso digital aos documentos
Todos os documentos digitalizados precisam estar disponíveis no momento que o funcionário precisar. Por meio da varredura sob demanda ou captura, um serviço oferecido pela maioria das empresas de gestão de registros, isso é possível. Quando um documento é digitalizado, ele precisa ser armazenado em uma tecnologia projetada para o gerenciamento de documentos, de preferência com os recursos já citados. O acesso digital precisa ser mais rápido e econômico que o acesso físico.
Governança da informação
Toda empresa deve ter um programa de retenção e e isso é uma das formas mais fáceis de reduzir o papel. Um programa de governança da informação também deve ajudar a reduzir o uso de papel. Se o uso de documentos digitais for aceito por agências regulatórias e auditores, considere, então, fazer a transição para o digital e descartar os documentos em papel o mais rapidamente possível.
Embora tornar o negócio totalmente se papel ainda não possa ser algo alcançável ou realista, é possível eliminar o papel em diversos processos. Para obter mais informações sobre o assunto, entre em contato e fale com um dos nossos especialistas.
