O que é automação do fluxo de trabalho e como implementá-la?

A necessidade de reduzir o trabalho manual é a base para a automação do fluxo de trabalho, que surgiu para atender às necessidades de tornar as operações mais simples, eficientes e produtivas, além de melhorar a tomada de decisões.

A automação, basicamente, melhora a eficiência dos processos, reduz erros e libera os funcionários para realizarem tarefas mais estratégicas, otimizando a produtividade e, até, impactando na satisfação do cliente.

Para isso, entender como a automação do fluxo de trabalho funciona, quais seus desafios e benefícios oferecidos pela tecnologia são fundamentais para a implementação bem-sucedida.

O que é automação do fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho diz respeito ao uso de tecnologias para automatizar processos de negócios manuais e repetitivos. Envolve, normalmente, um conjunto definido de tarefas que são executadas regularmente para alcançar um determinado resultado. Boa parte desses processos abrange o compartilhamento de documentos entre pessoas e sistemas, e o uso da automação permite que esses fluxos sejam realizados conforme necessário, sem intervenção humana.

Ou seja, qualquer fluxo que siga regras e etapas claras pode ser automatizado. Além disso, por ser altamente personalizável, a automação do fluxo de trabalho pode ser aplicada em diversos setores da empresa para lidar com, por exemplo:

Entrada e processamento de dados
Processos de aprovação de documentos
Integração de funcionários
Gestão de inventário

Ao eliminar atividades repetitivas e demoradas, os funcionários podem ser redirecionados para desafios mais complexos, que podem envolver a resolução mais rápida de problemas, melhorar a qualidade de serviços e tornar os funcionários mais satisfeitos.

Como funciona a automação do fluxo de trabalho

Para entender como a automação pode transformar as operações, é necessário entender o que são fluxos de trabalho.

Esses processos representam uma sequência de etapas e tarefas que precisam ser seguidas para que uma atividade seja concluída. Claro, muitos desses processos são complexos e envolvem diversos setores e sistemas. Por isso, identificar e compreender esses fluxos é fundamental para que a implementação da automação ocorra de forma suave, sem causar atritos.

Além disso, é importante compreender que fluxos de trabalho são diferentes de tarefas individuais, que geralmente são realizadas apenas uma vez, enquanto o fluxo de trabalho tem como objetivo a repetibilidade de processos.

A automação do fluxo de trabalho utiliza ferramentas de gerenciamento de processos para encaminhar tarefas e informações com base em regras predefinidas. Por exemplo, no momento em que o sistema indica que uma tarefa foi concluída, é automaticamente enviado um aviso para o responsável pelo passo seguinte para que ele continue seu trabalho.

Para começar, alguns passos são necessários:

Entenda o fluxo de trabalho atual

Reúna o máximo de informações sobre como as tarefas são realizadas, quem as realiza e quais os passos. É importante entender como as tarefas são iniciadas, os critérios para conclusão, o escopo de trabalho e quais os gargalos.

Descreva os fluxos de trabalho

Descrever visualmente os fluxos de trabalho ajuda a identificar ineficiências. Por isso, crie um esboço do fluxo para identificar gargalos e permita que as equipes formadas por funcionários dos setores envolvidos possam colaborar para melhorar o desenho e identificar práticas ineficientes.

Identifique integrações de dados

Muitas tarefas exigem integrar dados de diferentes sistemas, por isso, o software de automação do fluxo de trabalho precisa suportá-los. Considere ajustar o fluxo para atender a esses requisitos, por exemplo, dividindo as tarefas em fluxos menores.

Resolva ineficiências

Identifique possíveis falhas de comunicação e falhas em processos e implemente medidas de responsabilização ou esclareça como as informações devem fluir pelo sistema.

Crie o fluxo de trabalho

Para criar o fluxo de trabalho que será automatizado, descreva cada tarefa e atribua funções de usuário. Para facilitar a visualização, utilize gráficos de Gantt, mapas de processos, calendários, entre outros. Dessa forma é possível criar ações automatizadas para agilizar as tarefas.

Teste e otimize o fluxo

A automação do fluxo de trabalho visa resolver problemas e tornar as tarefas mais eficientes. Por isso, estabeleça métricas de desempenho e KPIs para monitorar a eficiência, utilize painéis para melhorar a visibilidade do progresso e otimizar o fluxo de trabalho.

Treine a equipe

Um passo fundamental para a implementação da automação do fluxo de trabalho é treinar as equipes para conhecerem as mudanças realizadas nos processos e saberem o que devem fazer. Implemente um plano de gerenciamento de mudanças para comunicar os funcionários sobre os benefícios da automação e sobre o impacto no dia a dia da operação.

Conheça o AccessSimpleFlow

Para o Gartner, a automação do fluxo de trabalho faz parte da transformação digital das organizações que, por meio da implementação de ferramentas de automação, conseguem modelar, otimizar e automatizar seus fluxos de trabalho, tornando-os mais eficientes.

O AccessSimpleFlow foi desenvolvido com base em padrões internacionais, mas seguindo as regras de negócios e as necessidades das empresas brasileiras. A Access estudou e entendeu os desafios enfrentados pelas organizações para oferecer uma solução altamente adaptada e eficiente. Além disso, o AccessSimpleFlow permite gerenciar altos volumes de dados, proporcionando uma forma acessível e eficaz de gerenciar fluxos de trabalho complexos e garantir a agilidade nos processos.

As esteiras permitem colaborar em diferentes áreas dentro das corporações como:

Gerenciamento de assinaturas de contratos e documentos
A solução permite otimizar a gestão de assinaturas de contratos e documentos com maior eficiência e economia, realizar assinaturas digitais com apenas um clique, acompanhando toda a jornada, do pedido à conclusão, digitalmente. Além disso, centraliza e agiliza a gestão de documentos com maior segurança e precisão, reduzindo custos em até 83% e cumprindo SLAs rigorosos.

Homologação de fornecedores
Homologar fornecedores com eficiência e tornar esse processo mais transparente e eficiente estão entre as metas da implementação do AccessSimpleFlow. Com a solução, a empresa ainda consegue evitar possíveis multas e perda de certificação com a gestão antecipada da documentação.

Notificações judiciais
Com o AccessSimpleFlow, as empresas conseguem gerenciar notificações judiciais com maior eficiência e precisão, evitando extravios e perda de prazos e tornando a resposta às notificações mais rápida e segura.

Admissão de funcionários
Automatize o fluxo de trabalho de admissão de funcionários, tornando-o mais eficaz, ágil e controlado. Com o AccessSimpleFlow, é possível tornar o RH mais eficiente, com processos digitais mais rápidos e liberando a equipe para tarefas mais estratégicas.

Como as empresas estão constantemente buscando formas de se manterem competitivas, adotar o AccessSimpleFlow se mostra uma abordagem estratégica, pois permite que a empresa otimize processos, reduza custos e ofereça uma experiência completa aos clientes. Entre em contato e conheça o AccessSimpleFlow.