Transformação Digital é um termo que foi criado décadas atrás, no entanto, ainda há muitas dúvidas sobre o que ele realmente significa. Na prática, uma estratégia de transformação digital consiste em transformar documentos e informações que estão no formato analógico (papel) para o formato digital.
Compreender melhor o processo pode ajudá-lo a superar os obstáculos para alavancar na sua estratégia de transformação digital – não apenas para simplificar e reduzir o esforço de gerenciamento de registros e informações, mas também para liberar todos os tipos de valor que você pode não ter percebido antes.
Estratégias de transformação digital em 2022
Como qualquer outra tecnologia, há pontos positivos e negativos em uma estratégia de transformação digital. As pessoas, e principalmente, as organizações, buscam por facilidades. Por mais estranho que possa parecer, os sistemas digitais agravaram o problema do gerenciamento de documentos. Há uma tendência em simplesmente depositar informações em um sistema digital, como se fosse um arquivo sem fundo. Porém, até mesmo os maiores sistemas de arquivamento digital passam por um processo de ruptura em que os dados devem ser migrados para um sistema maior.
O volume dessas informações, globalmente, ultrapassou qualquer capacidade humana de gerenciar esses registros da mesma forma que o papel. Pesquisas mostram que, mesmo que esses arquivos permaneçam puramente digitais, 70 a 80% das informações são, na verdade, redundantes, obsoletas ou triviais.
Digitalização ou digitização: qual a diferença?
O Gartner define digitalização como “o processo de mudança do formato analógico para o digital, também conhecido como habilitação digital”. A digitização, por sua vez, é definida pelo Gartner como “o uso de tecnologias digitais para mudar um modelo de negócios e fornecer novas oportunidades de geração de receita e valor; é o processo de mudança para um negócio digital.”
Em outras palavras, a digitalização significa passar do analógico para o digital, enquanto a digitização significa repensar completamente o processo.
Alguns exemplos:
A digitalização está indo do dinheiro para o cartão de débito, enquanto a digitização está indo de um táxi para aplicativos de compartilhamento de viagens. Ambos estão se transformando da atividade analógica para a digital, mas o aplicativo de compartilhamento de viagens está reestruturando completamente o processo desde o início. É a digitização que falta em uma estratégia de transformação digital.
Como implementar uma estratégia de transformação digital
Quando se trata de otimizar e modernizar um processo anteriormente analógico, há muitas perguntas a serem respondidas que ajudarão você a seguir o caminho certo e conquistar o sucesso da estratégia de transformação digital. Por isso, colocamos vários deles em três seções abaixo para ajudar a orientá-lo no processo de iniciar, analisar e monitorar sua nova estratégia.
Se você não tiver certeza sobre a resposta para qualquer uma das seguintes perguntas, talvez alguém da sua corporação possa ajudá-lo, encontre as pessoas certas para perguntar, bem como resolver qualquer outra coisa que o impeça antes de prosseguir.
Passo l: início
- Qual é o estado final desejado do processo de transformação digital?
- Quem deve liderar o projeto?
- Que partes interessadas precisam estar envolvidas neste projeto?
- Quem pode ajudar quando as coisas não saem como planejado?
- Identificamos a escala de esforço e número de funcionários necessários para este projeto?
Passo ll: análise
- Existem requisitos legais que nos obrigam a manter este processo (ou parte dele) em formato analógico?
- Partes do processo atual podem ser eliminadas inteiramente para outras mais eficientes?
- Este processo pode ser delegado a outro departamento?
- Podemos terceirizar totalmente uma função ou processo?
- Existem os parceiros certos para nos ajudar com a digitalização?
- Se digitalizando internamente, quais sistemas precisamos utilizar ou adquirir?
Passo lll: manutenção e monitoramento
- Temos treinamento para ensinar a organização sobre o novo processo?
- O novo processo está realizando o que pretendíamos?
- A equipe levantou novas preocupações sobre o processo?
- Existem ajustes que precisam ser feitos para otimizar o processo?
A maioria das organizações hoje ainda estão gerenciando seus processos em um ambiente misto de papel e informações digitais que crescem em volume e valor a cada dia. É hora de começar a acelerar seus planos de digitalização para obter o máximo valor. A Access acredita na transformação digital e possui serviços especializados que podem auxiliar sua empresa na otimização e digitalização de processos importantes. Entre em contato e saiba mais sobre os serviços.
