Realizar a gestão de documentos com eficiência pode ser mais complexo do que a maioria dos gestores pensa. Principalmente se a empresa ainda não embarcou em uma jornada de transformação digital e continua com processos manuais lentos e ineficientes. Entretanto, isso pode mudar com a implementação de uma solução de gestão de documentos. Mas, qual escolher?

O número de fornecedores é enorme e todos prometem ser “a melhor solução para sua empresa”, e muitos realmente são muito bons, então é fundamental buscar aquele que atenda às necessidades da sua empresa. Por exemplo, uma solução mais básica pode ser perfeita para uma companhia de pequeno porte, mas dificilmente atende aos requisitos de uma multinacional. Além disso, é muito importante lembrar que uma solução de gestão precisa facilitar a vida dos funcionários, não complicá-la.

Então, o primeiro passo para escolher uma solução de gestão de documentos e armazenagem digital é decidir se ela será local ou na nuvem. As duas opções, basicamente, trazem os mesmos recursos, mas há diferenças importantes em relação à forma que a manutenção e atualização são realizadas, e também como os dados são armazenados e ficam disponíveis para acesso e compartilhamento dos usuários e, principalmente, em relação aos custos envolvidos.

De qualquer forma, hoje, com o crescimento do trabalho remoto, é impossível falar em uma solução de gestão de documentos que não ofereça armazenamento na nuvem e que garanta o acesso a esses documentos de qualquer lugar. Mas é importante analisar se a solução escolhida limita o número de acessos, qual o espaço para armazenamento que ela oferece e como é o acesso a essas informações – normalmente o provedor oferece acesso via navegador ou por um aplicativo à parte.

Quais os recursos disponíveis?

Digitalização

Se a quantidade de documentos em papel ou em outros formatos físicos for grande, a solução precisa oferecer bons recursos de digitalização, o que exige considerar as tecnologias envolvidas: reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) são obrigatórios.

Pesquisa

Uma solução de gestão eficiente precisa vir com uma função de pesquisa eficiente para garantir que os funcionários encontrem os documentos que precisam rapidamente. Para isso, na fase de digitalização, é necessária uma atenção redobrada aos metadados inseridos no sistema, de forma que a pesquisa traga as respostas certas.

Editor de documentos

O recurso de edição e criação de documentos permite realizar correções e revisões diretamente nos documentos, sem a necessidade de baixá-los e abri-los em outros programas. Isso permite trabalhar com o documento sem correr o risco de armazená-lo em um local incorreto.

Controles de versão do documento

O recurso garante maior controle sobre o documento. Quem fez alterações e quando elas foram feitas, garantindo uma maior visão sobre as atualizações, de forma a evitar a perda de informações causadas por erros, e para garantir que o usuário sempre acesse o documento mais recente.

Permissão

Recurso essencial para aumentar a segurança no acesso às informações. Permite gerenciar permissões no sistema: quem pode acessar um documento, realizar alterações, compartilhar ou apenas ler; excluir ou mover.

Suporte a vários formatos

Documentos não são apenas aqueles criados no Excel ou no Word, mas podem ser vídeos, arquivos de áudio, imagens, microfilmes, fitas cassete, etc. Então, a solução de gestão precisa oferecer suporte a esses vários formatos para garantir seu armazenamento correto.

Exclusão automática

Muitas soluções contam com recursos que garantem a exclusão automática de documentos – desatualizados ou que já tenham expirado -, de forma a atender regras de conformidade e segurança da informação.

Mobilidade

A facilidade de acessar os documentos por meio de dispositivos móveis também deve ser considerada, e a solução deve permitir a visualização, edição e compartilhamento desses documentos em qualquer dispositivo.

Escolher a solução ideal pode ser um desafio, nem sempre uma solução robusta vai entregar a flexibilização necessária para a empresa, como uma solução mais em conta pode trazer limitações que tornam seu uso quase impossível. Então, é fundamental saber o que a empresa precisa hoje de uma solução de gestão de documentos e garantir que ela continue atendendo no futuro. E a Access pode te ajudar. Fale com um dos nossos especialistas e conheça nossa solução de gestão de documentos.