Empresas de grande porte no Brasil frequentemente lidam com acervos massivos de documentos físicos. A má gestão desses arquivos traz diversos desafios: dificuldade para localizar informações, desorganização geral, riscos legais e de segurança (extravio de documentos importantes ou acesso não autorizado) e alto custo de espaço ocupado por pilhas de papéis.
Sem uma metodologia adequada, os colaboradores podem desperdiçar horas preciosas procurando documentos perdidos, afetando a produtividade e a conformidade do negócio.
Grandes empresas que acumulam anos de documentação em papel enfrentam obstáculos significativos. Entre os principais desafios estão:
Dificuldade de acesso e perda de produtividade: Arquivos desorganizados tornam lenta a localização de documentos, fazendo funcionários perderem tempo em buscas manuais. Pesquisas indicam que colaboradores gastam cerca de 2 horas por dia procurando arquivos extraviados– quase 25% do expediente diário desperdiçado. Essa ineficiência se traduz em atrasos em processos internos e no atendimento a clientes, prejudicando a agilidade operacional.
Riscos legais e de compliance: A falta de controle sobre documentos críticos pode levar ao extravio de contratos, notas fiscais ou documentos regulatórios que a lei exige manter pelo período determinado (muitas vezes 5, 10 ou até 30 anos, dependendo do tipo). Por exemplo, a perda de notas fiscais ou guias de INSS que precisam ser guardadas por décadas pode resultar em multas e sanções ao negócio.
Além disso, com a vigência da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), dados pessoais em documentos físicos mal protegidos expõem a empresa a penalizações por violação de privacidade. Manter arquivos sem controle de acesso ou rastreabilidade significa sério risco de não-conformidade legal e problemas judiciais.
Segurança da informação: Arquivos físicos exigem ambientes seguros contra incêndios, enchentes, pragas e outras ameaças. Muitas empresas não possuem instalações com controle de clima ou proteção adequada, abrindo brechas de segurança que podem comprometer documentos sensíveis.
Documentos em papel podem ser furtados ou acessados por pessoas não autorizadas se não houver política rígida de acesso, expondo informações confidenciais e estratégicas da empresa.
Espaço físico e custos ocultos: O acervo de papel tende a crescer exponencialmente, ocupando áreas valiosas da empresa. Um simples armário de arquivos pode rapidamente se multiplicar em salas inteiras preenchidas por caixas e pastas. Isso leva à necessidade de alugar ou destinar espaços maiores apenas para armazenamento, gerando custos imobiliários expressivos. Além disso, manter arquivos físicos implica gastos com materiais (papel, pastas, caixas, etiquetas), climatização de ambientes, e mão de obra dedicada para organização e guarda dos documentos.
Esses custos muitas vezes são subestimados por parecerem parte da rotina, mas somam-se de forma significativa ao longo do tempo.
No mundo atual orientado à transformação digital, é natural questionar a necessidade de arquivos em papel. Porém, para empresas de grande porte, a organização física de documentos permanece indispensável em diversos cenários:
Exigências legais e regulatórias: Múltiplas leis e órgãos reguladores ainda requerem a guarda do documento original em papel por determinado período, especialmente em setores como financeiro, jurídico, recursos humanos e fiscal.
Por exemplo, documentos contábeis e trabalhistas têm prazos de retenção específicos por lei (alguns ultrapassando 20 anos) e muitas vezes precisam ser apresentados em sua forma original em auditorias ou processos judiciais. Regulamentações não acompanham instantaneamente os avanços tecnológicos; ao contrário, a legislação presume a manutenção de registros físicos em diversos casos para assegurar autenticidade e evitar fraudes.
Valor histórico e probatório: Alguns documentos possuem valor permanente para a organização – como registros de fundação da empresa, atas societárias, patentes, dossiês de projetos – ou podem servir de prova legal em disputas futuras. Nesses casos, manter cópias físicas bem preservadas é uma camada extra de segurança. Se toda informação ficasse apenas no meio digital, um ataque cibernético ou falha de sistema poderia acarretar perda irreparável de dados.
Assim, manter parte do acervo em papel, em paralelo a cópias digitais, cria redundância e mitiga riscos de perda total em eventuais incidentes tecnológicos.
Realidade corporativa e transição gradual: Na prática, muitas empresas possuem um legado extenso de documentos físicos acumulados antes da era digital ou decorrentes de operações atuais que ainda geram papel (contratos assinados fisicamente, formulários preenchidos à mão, etc.). Uma pesquisa da AIIM mostrou que aproximadamente 40% das empresas ainda mantêm seus arquivos em papel, mesmo dispondo de sistemas digitais.
Ou seja, apesar da digitalização crescente, o papel continua presente e precisa ser gerenciado. A digitalização completa e eliminação do papel leva tempo e investimentos; enquanto isso, organizar o que existe fisicamente é fundamental para garantir acesso rápido à informação e evitar o caos documental.
Segurança e confiança: Cópias físicas, quando bem gerenciadas, podem transmitir confiança em certos contextos de negócios. Clientes e parceiros às vezes exigem documentos originais com carimbos e assinaturas manuscritas, especialmente em ambientes de compliance rigoroso.
Além disso, a ISO 15489 (norma internacional de gestão de documentos) enfatiza que a gestão eficiente de registros abrange todo o ciclo de vida dos documentos, independente do formato (digital ou papel).
Ou seja, ambos os meios podem coexistir em uma estratégia de governança da informação – e o papel bem-organizado continua sendo peça-chave dessa governança.
Manter um arquivo físico desorganizado não é apenas um inconveniente – acarreta ineficiências operacionais e custos significativos. Alguns impactos atualizados (2023/2024) observados em empresas incluem:
Perda de tempo e produtividade: Conforme mencionado, profissionais desperdiçam horas buscando documentos em meio ao caos. Essa busca manual representa 20–30% do tempo de trabalho em ambientes sem um repositório central estruturado.
O resultado é menos tempo dedicado a atividades estratégicas e mais atrasos em processos dependentes de informações.
Retrabalho e perda de informações: Quando um documento não é encontrado a tempo, muitas vezes precisa ser recriado, gerando retrabalho e possíveis inconsistências. Estudos indicam que o custo para refazer um documento perdido pode chegar a valores expressivos – em média, aproximadamente R$ 600 por documento reconstituído.
Além disso, documentos importantes podem acabar “perdidos em pleno arquivo” devido à falta de controle, levando à perda definitiva de dados históricos ou compliance (só se descobre a ausência quando é tarde demais).
Custos diretos com armazenamento e manutenção: Arquivos volumosos consomem espaço caro. Uma estimativa da Gartner aponta que apenas o espaço ocupado por um gabinete de 4 gavetas (cerca de 10 mil páginas) pode custar cerca de R$ 500 por metro quadrado ao ano em estrutura, climatização e imobiliário para armazenamento adequado.
Some-se a isso as despesas com pessoal dedicado a arquivar e procurar documentos, bem como materiais (caixas, pastas, etiquetas) e contratos de self storage ou depósitos terceirizados quando o espaço interno esgota. Tudo isso pesa no orçamento – estudos internacionais apontam que gastos com papel e impressão podem representar 1% a 3% do faturamento anual de uma empresa.
Riscos financeiros e multas: A desorganização pode levar ao descumprimento de prazos legais (por exemplo, não apresentar um documento fiscal em fiscalização porque não foi localizado a tempo) e ao armazenamento indevido de documentos além do necessário (gerando exposição desnecessária de dados sensíveis).
Ambas as situações têm repercussão financeira – seja em multas e penalidades, seja em custos de litigância e danos à reputação. Cabe destacar que empresas que sofrem violação de dados ou perdem documentos regulatórios podem enfrentar processos judiciais e sanções de órgãos como a Receita Federal ou autoridades de proteção de dados.
Agora que entendemos os porquês, vejamos como fazer. A seguir, apresentamos um passo a passo estruturado para implementar a organização de arquivos físicos na sua empresa. Este roteiro abrange desde o diagnóstico inicial até o controle de acesso, servindo como guia prático para gestores administrativos, de compliance e de governança documental.
O primeiro passo é realizar um diagnóstico completo do arquivo. Mapeie que tipos de documentos a empresa possui, quais volumes estão armazenados e em que condições. Identifique as principais áreas geradoras de documentos (ex.: RH, Financeiro, Jurídico, Operações) e quantifique o acervo de cada uma. É essencial entender a estrutura organizacional e a hierarquia de setores para então definir um sistema de organização adequado à realidade da empresa.
Nessa fase, responda perguntas-chave:
Quais documentos são ativos (consultados frequentemente) e quais já são históricos?
Há documentos duplicados ou desatualizados ocupando espaço?
O ambiente de guarda atual oferece condições de preservação (local seco, ventilado, seguro) ou há riscos evidentes?
Levante também os requisitos legais de retenção por tipo documental (prazo mínimo de guarda, sigilo etc.). Com essas informações, elabore um plano de ação: defina objetivos (por exemplo, “reduzir 30% do volume morto em 6 meses” ou “implementar controle de empréstimo de documentos”), recursos necessários (estantes, caixas, sistemas, pessoal) e um cronograma por fases. Garanta o apoio da alta gestão, demonstrando os benefícios esperados em eficiência e compliance. Por fim, atribua responsabilidades – nomeie um gestor do projeto de arquivo (ou comitê) e pontos focais em cada departamento para apoiar na identificação e validação dos documentos do setor.
Antes de classificar e guardar, é recomendável fazer a higienização dos documentos físicos. Consiste em preparar os papéis para armazenamento de longa duração: remover poeira, sujeira, clipes, grampos e materiais metálicos que possam oxidar.
Documentos antigos podem ter fungos ou estar amassados – avalie a necessidade de pequenos reparos ou de isolamento de papéis muito degradados para não contaminar o restante. Utilize luvas e máscaras se houver pó acumulado. A higienização garante que, ao serem arquivados, os documentos estejam limpos, secos e em bom estado, o que previne deterioração e facilita manuseio futuro.
Este passo é importante também para a digitalização eventual: documentos limpos e desgrampeados escaneiam com mais qualidade. Após higienizar, providencie novos envelopes ou pastas de arquivo se as originais estiverem danificadas, evitando armazenar papéis em contenedores sujos ou rasgados.
Realizada a limpeza, passa-se à triagem inicial dos documentos. Essa é uma das etapas mais críticas: consiste em analisar pilha por pilha, folha por folha, separando os papéis de acordo com critérios de relevância e assunto.
O objetivo aqui é identificar o que realmente precisa ser mantido e já agrupar documentos similares, facilitando as próximas etapas. Comece eliminando ou segregando itens claramente desnecessários: duplicatas, vias em branco, rascunhos, documentos cuja via original já esteja em outro lugar, papéis sem valor legal ou administrativo. Esses materiais poderão ser destruídos conforme as políticas da empresa (idealmente, descartados de forma segura, via trituração ou reciclagem confidencial, após aprovação).
Em seguida, classifique grosseiramente por assunto todos os documentos relevantes restantes. Por exemplo, junte em lotes: documentos por departamento (RH, Financeiro, Jurídico), por tipo (contratos, notas fiscais, relatórios, prontuários, correspondências), ou por projeto/cliente. Essa triagem temática inicial cria “pilhas organizadas” que depois serão tratadas em detalhe. Durante a triagem, aproveite para separar documentos ativos dos inativos.
Documentos correntes (em uso frequente) talvez devam ficar em arquivos setoriais de fácil acesso, enquanto documentos intermediários ou permanentes podem seguir para o arquivo central ou depósito. Faça anotações sobre quantidades e peculiaridades encontradas (por ex.: “caixa X contém formulários de 2010 misturados com 2015”), isso ajudará na reclassificação posterior. A triagem dá visibilidade sobre a abrangência do acervo e já reduz volume, tirando do fluxo aquilo que não precisa ser guardado.
Com os documentos separados por assunto geral na triagem, o passo seguinte é definir um sistema de classificação padronizado para o arquivo. Classificar significa estabelecer categorias e subcategorias lógicas para organizar os documentos de forma consistente.
Aqui, é útil adotar um plano de classificação documental – basicamente, uma estrutura hierárquica que agrupa documentos por função ou tema. Por exemplo, uma classificação empresarial típica pode ter níveis como: Departamento > Assunto > Tipo de documento. Assim, dentro de “Financeiro” podem existir as categorias “Contas a Pagar”, “Contas a Receber”, “Fiscal/Tributos”, etc., e dentro de cada uma subpastas por tipo (notas fiscais, boletos, comprovantes).
Outra abordagem é por tipologia documental independentemente do setor: por exemplo “Contratos”, “Funcionários”, “Clientes”, cada qual subdividido conforme necessidade. Não há modelo único – a classificação deve refletir as atividades da empresa e ser intuitiva para os usuários. Durante essa definição, vale conhecer alguns métodos consagrados de ordenação: alfabética (por nome de cliente, fornecedor, assunto), numérica (por número sequencial ou código), geográfica (por região ou filial, se aplicável) e ideográfica (por código temático específico).
Muitas organizações combinam métodos – por exemplo, arquivos de contratos podem ser ordenados alfabeticamente pelo nome do contratante, enquanto arquivos de projetos são ordenados por número de projeto. O importante é escolher um padrão e aplicá-lo de forma uniforme.
Depois de definido o esquema classificatório, atribua códigos ou referências a cada categoria/pasta. Isso pode ser feito numericamente (ex: RH-01 para Dossiês de Funcionários, RH-02 para Folhas de Pagamento) ou alfanumericamente. Esses códigos irão nos rótulos das caixas ou pastas, facilitando identificar o conteúdo rapidamente. Se a empresa já possui uma Tabela de Classificação de Documentos ou Plano de Classificação (instrumentos comuns de arquivologia e compliance), utilize-os; caso contrário, construa essa tabela durante o projeto, envolvendo as áreas de negócio para validar se a classificação faz sentido a todos.
Paralelamente à classificação, deve-se aplicar a Tabela de Temporalidade Documental – ou seja, definir por quanto tempo cada tipo de documento deve ser mantido e quando poderá ser descartado, de acordo com requisitos legais e operacionais. Este passo é central para a governança do ciclo de vida dos documentos. Comece identificando os prazos legais de guarda para cada categoria definida no passo anterior.
Por exemplo, documentos fiscais (notas, livros contábeis) geralmente precisam ser mantidos por 5 anos após sua emissão, enquanto documentos trabalhistas (folhas de ponto, contratos de trabalho, GFIP/INSS) exigem arquivamento por até 30 anos.
Muitas empresas já possuem uma tabela de temporalidade corporativa; caso não tenha, consulte legislações relevantes e normas setoriais, ou busque orientação de profissionais de arquivo ou jurídico para elaborá-la. Aplique então essas diretrizes: etiquete ou marque cada lote de documentos com sua data de eliminação prevista.
Por exemplo: “Contrato X – guardar até dezembro de 2028”. Durante essa análise, é provável que identifique documentos que já excederam seu prazo legal ou utilidade. Estes poderão ser separados para descarte imediato (após as devidas verificações e aprovações internas). Atenção: antes de eliminar qualquer documento, certifique-se de que ele não possua valor legal ou histórico remanescente para a empresa.
Documentos com valor histórico podem ser preservados permanentemente no arquivo histórico da organização, mesmo que a obrigação legal tenha cessado. A gestão da temporalidade traz dois benefícios: garante conformidade legal, evitando tanto a destruição precoce quanto a retenção além do necessário, e otimiza espaço, pois remove periodicamente do arquivo documentos sem uso que só ocupam espaço e representam risco (por conter dados desnecessários).
Lembre-se que diversos documentos possuem um “prazo de validade” – após certo período deixam de ter validade jurídica ou operacional. Implementar uma rotina de descarte baseada nisso evita acúmulo de papéis inválidos e mantém o acervo enxuto e atualizado. Registre em atas ou termos de eliminação os descartes efetuados, para fins de auditoria e transparência.
Com os documentos já classificados e com sua permanência definida, prossiga para a identificação física e indexação. Isso envolve rotular adequadamente todas as caixas, pastas e documentos conforme o sistema de classificação adotado. Utilize etiquetas padronizadas contendo informações-chave: código da categoria, descrição, datas-limite (por exemplo: “Financeiro – Contas a Pagar – 2020 a 2022”). A padronização na nomenclatura é fundamental para que qualquer pessoa autorizada possa entender e encontrar o que precisa.
Em paralelo, construa um índice mestre ou inventário do arquivo. Esse índice funciona como um guia de localização: pode ser uma planilha ou sistema que liste todas as caixas/pastas, com seus códigos, conteúdos e localização física (ex: Estante A, Prateleira 3, Caixa 5).
Assim, quando alguém precisar de um documento, basta consultar o índice para saber onde está armazenado. Em arquivos de grande porte, é útil incluir um mapa do arquivo indicando setores, estantes e gavetas identificadas.
Por exemplo: Estante 1 dedicada a Jurídico, Estante 2 a RH, etc., cada prateleira identificada por um código (A, B, C…) e assim por diante. A indexação também deve registrar detalhes importantes: datas dos documentos, número de volumes, restrição de acesso (se aplicável), prazo de guarda definido. Se possível, utilize ferramentas digitais para esse controle – há softwares de gestão arquivística ou mesmo planilhas compartilhadas que facilitam buscas (por palavra-chave, código, data).
O essencial é que nenhum documento fique sem registro. Tudo que entra no arquivo deve constar no índice, garantindo rastreabilidade. Essa visibilidade total previne perdas e aumenta a confiança na gestão documental, pois é possível auditar rapidamente o acervo.
Pastas e arquivos físicos organizados e identificados em um gaveteiro, facilitando o acesso e a preservação. Após rotulados e indexados, os documentos podem ser alocados em seu local de guarda definitivo. Aqui, a preocupação é garantir um ambiente apropriado e seguro para a preservação de longo prazo. Algumas boas práticas incluem:
Espaço físico preparado: Reserve uma área exclusiva para o arquivo central da empresa. O local deve ser seco, arejado, limpo e protegido contra umidade excessiva, calor, luz solar direta e pragas. Ambientes úmidos promovem mofo; locais quentes e com luz podem degradar o papel e a tinta. Portanto, investir em condições ambientais controladas é crucial – muitas empresas utilizam ar-condicionado ou desumidificadores em arquivos para manter temperatura e umidade ideais.
Mobiliário adequado: Utilize estantes de aço ou arquivos deslizantes próprios para arquivamento, que suportem o peso dos documentos e permitam organização por setores. Gavetas e armários devem acomodar os documentos sem amassar ou dobrar.
Evite sobrecarga que possa causar tombamento de estantes ou dificultar o manuseio. Preferencialmente, as caixas/pastas mais pesadas ficam nas prateleiras inferiores, por segurança.
Organização lógica do espaço: Agrupe fisicamente os documentos conforme a classificação definida. Por exemplo, destine corredores ou estantes específicos por departamento ou tipo documental. Dentro de cada estante, siga a ordem cronológica ou alfabética previamente estabelecida, garantindo que a sequência faça sentido lógico
Sinalize as estantes e corredores com placas indicativas (ex: “Estante A – Financeiro”), para que seja intuitivo navegar pelo arquivo.
Proteções adicionais: Considere equipamentos de segurança como detectores de fumaça, extintores e, idealmente, sistemas de combate a incêndio adequados a papel (gás inerte, sprinklers específicos). Mantenha kits contra inundações (lonas, pallets para elevar caixas do chão) se o arquivo for em área suscetível. Itens de alto valor ou sigilosos podem ficar em armários fechados com chave ou salas-cofre. Nem todas as empresas conseguem implementar salas especializadas com controle de desastres, mas deve-se buscar minimizar riscos dentro das possibilidades.
Uma vez alocados os documentos, atualize o índice com a localização exata. Eduque a equipe para sempre retornar os documentos ao lugar correto após uso (veremos mais no controle de acesso). A organização física bem executada significa que qualquer documento pode ser localizado rápida e seguramente, e que o ambiente de guarda prolongará a vida útil dos papéis, mantendo-os legíveis e íntegros por todo o período necessário.
Por fim, mas não menos importante, é preciso estabelecer um rigoroso controle de acesso e procedimentos de uso do arquivo. Não adianta organizar tudo uma vez se, no uso cotidiano, a ordem não for mantida e a segurança for comprometida. Para garantir a governança contínua do acervo físico, adote as seguintes práticas:
Política de acesso: Defina quem pode entrar no arquivo e manusear os documentos. Idealmente, apenas pessoas autorizadas (por função ou cargo) devem ter permissão para retirar ou arquivar documentos.
Mantenha uma lista atualizada de autorizados e treine-os nos protocolos de arquivo. Se possível, restrinja o acesso físico – por exemplo, mantenha a sala de arquivo trancada, acessível somente via solicitação a um responsável ou mediante registro.
Registro de empréstimos e devoluções: Implante um sistema (manual ou digital) de log de retirada de documentos. Cada vez que alguém precisar de um documento, deve registrar data, hora, nome, documento retirado e para qual finalidade. Ao devolver, confirmar a reposição no local correto.
Isso assegura rastreabilidade – sabe-se quem está com qual documento – e responsabilização em caso de extravio ou dano. Muitas empresas utilizam fichas ou sistemas de código de barras/RFID para controlar empréstimos de pastas, garantindo que nada saia do arquivo sem registro.
Auditorias e inventários periódicos: Estabeleça uma rotina (semestral ou anual) de auditoria do arquivo, conferindo se os documentos presentes batem com o índice e se estão nas condições esperadas. Isso detecta eventuais falhas (documentos mal devolvidos, extraviados sem registro, deterioração incipiente) a tempo de correção. A rastreabilidade e inventário frequente são pilares da segurança documental.
Atualização da tabela de temporalidade: O controle contínuo também envolve revisar e aplicar a temporalidade. Por exemplo, ao final de cada ano, verificar quais caixas atingiram prazo de guarda e podem ser eliminadas ou transferidas para guarda permanente. Realizar os descartes autorizados e atualizar o índice. Assim, o arquivo se mantém “vivo”, somente com o que é necessário, evitando entulhar novamente.
Conscientização e cultura organizacional: Por último, promova a conscientização dos colaboradores sobre a importância de manter a ordem e a segurança do arquivo. Uma organização de arquivos bem-sucedida depende do uso correto no dia a dia. Treine as equipes sobre como arquivar novos documentos corretamente seguindo a classificação existente, como solicitar documentos que precisam consultar e a importância de devolvê-los ao lugar. Incuta a ideia de que o arquivo é um patrimônio da empresa – sua boa gestão beneficia a todos com informação rápida e confiável.
Implementando essas medidas, a empresa terá um sistema de arquivamento físico robusto, com acesso controlado (evitando acessos indevidos e vazamentos, em conformidade com LGPD) e alta confiabilidade das informações guardadas. A governança documental no armazenamento físico, portanto, se consolida por meio de políticas claras, monitoramento e melhoria contínua.
Para implementar o passo a passo descrito de forma eficiente, é recomendável encarar a organização de arquivos como um projeto estruturado por fases, com responsáveis definidos em cada etapa. Abaixo sugerimos uma divisão em fases e atribuições:
Fase 1 – Planejamento: Nesta etapa inicial, define-se o escopo do projeto e monta-se a equipe. Nomeie um Gestor do Projeto de Arquivos (responsável por coordenar as atividades) e envolva representantes das áreas de Compliance, TI (se houver sistemas a integrar) e dos principais departamentos envolvidos. Realize o diagnóstico do acervo (conforme passo 1 acima) e elabore um plano de projeto com cronograma, recursos necessários e metas claras. Responsáveis: Gestor do projeto (liderança), alta administração (sponsor, para aprovar recursos), representantes das áreas (fornecer informações e validar critérios de classificação/temporalidade).
Fase 2 – Execução (Organização Física): Corresponde às etapas 2 a 8 do passo a passo. Divida a execução em subfases se o volume for grande – por exemplo, por departamento ou por ano. Inicie pela triagem e classificação de um lote piloto para ajustar o processo, então expanda para todo o acervo.
Garanta que a equipe receba treinamento em arquivística básica para desempenhar atividades de higienização, classificação e indexação corretamente. Mantenha comunicação constante com as áreas – por exemplo, valide a tabela de temporalidade proposta com o Jurídico/Contábil, envolva TI se for necessário suporte de sistemas para o índice, etc. Responsáveis: Equipe de arquivo (arquivistas ou pessoal designado para executar a organização), sob coordenação do Gestor do projeto; Ponto focal de cada departamento (auxilia na identificação de documentos e decisões de descarte dentro da sua área).
Fase 3 – Implementação de Ferramentas e Treinamento: Ao finalizar a organização física, implemente as ferramentas de controle – cadastre todos os documentos no sistema ou planilha de gestão de arquivos, configure controles de acesso (chaves, senhas, registro de empréstimos) e elabore manuais ou procedimentos internos documentados.
Conduza treinamentos com todos os usuários do arquivo (por exemplo, equipes administrativa, jurídica, etc.), explicando as novas políticas: como solicitar documentos, quem contatar, tempos de resposta, responsabilidades ao manusear documentos, etc. Responsáveis: Gestor do projeto e equipe de arquivo (desenvolvem os procedimentos e ministram treinamentos); RH ou área de treinamento (apoio logístico e reforço de comunicação interna).
Fase 4 – Manutenção e Monitoramento: Após o término do projeto de arrumação inicial, a gestão do arquivo entra em rotina contínua. Aqui, defina quem será o responsável permanente pelo arquivo – pode ser um Gestor de Arquivos ou Documental ou equipe delegada dentro do departamento de administração ou compliance. Estabeleça indicadores de performance (por ex.: tempo médio de localização de um documento, número de documentos extraviados = 0, etc.) e acompanhe periodicamente.
Agende revisões anuais da tabela de temporalidade e do estado do arquivo, e mantenha a alta direção informada dos ganhos obtidos (espaço liberado, horas economizadas, riscos mitigados). Responsáveis: Gestor de Arquivos (opera e monitora o dia a dia), Comitê de Governança de Documentos se houver (avalia compliance e melhoria contínua), alta administração (garante suporte contínuo e respeito às políticas).
Estruturar o projeto dessa forma faseada evita improvisos e sobrecargas. Cada fase tem objetivos claros e responsáveis atribuídos, o que aumenta as chances de sucesso e sustentabilidade.
Além disso, um projeto bem definido facilita comunicar para toda a empresa o que está sendo feito e por quê – engajando os colaboradores e obtendo colaboração (por exemplo, para pausas necessárias durante a arrumação, ou para eliminação de documentos conforme regras). Lembre-se de formalizar as decisões importantes em atas ou políticas escritas (p.ex., Política de Gestão Documental aprovadas pela direção), institucionalizando as práticas para que perdurem.
Ao longo do processo e após implementado, é vital aderir a boas práticas de segurança e governança no arquivo físico, garantindo que ele se mantenha organizado e confiável no longo prazo. Dentre essas práticas, destacam-se:
Políticas e procedimentos formalizados: Documente as regras do jogo. Tenha políticas escritas de gestão documental abrangendo classificação, temporalidade, acesso, uso e descarte de documentos. Assim, todos conhecem as diretrizes e a empresa demonstra, em caso de auditoria, que possui governance sobre seus registros.
Conformidade legal e regulatória: Mantenha-se atualizado em relação às leis que impactam a gestão documental (leis fiscais, trabalhistas, LGPD, normas setoriais de órgãos reguladores). Garanta que o arquivo físico atenda a esses requisitos – por exemplo, guardando documentos no formato original pelo tempo exigido, mantendo controlado o acesso a documentos com dados pessoais sensíveis, etc. Empresas que não seguirem as normas podem enfrentar sérios problemas judiciais e multas.
Ter um profissional de compliance ou jurídico acompanhando a gestão documental é recomendado para alinhar práticas aos requisitos legais.
Segurança da informação integrada: Trate o arquivo físico como parte do sistema de segurança da informação da empresa. Isso inclui controle de acesso (como já citado), confidencialidade (armários trancados para documentos restritos, acordo de confidencialidade para funcionários que lidam com arquivos), integridade (não alterar documentos, garantir backup digital se possível) e disponibilidade (documentos acessíveis quando necessários).
Considere aplicar classificações de sigilo nos arquivos (ex.: Público, Interno, Confidencial) e medidas proporcionais de proteção para cada nível. Lembre-se: proteção de dados não se aplica só a TI, mas também ao papel – violações em papel são tão graves quanto digitais na era da LGPD.
Responsabilidade e cultura organizacional: Nomeie claramente os responsáveis pela custódia do arquivo. Pode ser um arquivista, um gestor de facilities ou alguém de compliance – o importante é haver um “dono” que monitora e responde pelo acervo. Este responsável deve zelar pelas práticas, atualizar procedimentos e reportar à gestão. Paralelamente, promova uma cultura em que todos veem valor na organização documental. Celebre os ganhos (ex.: “agora encontramos documentos em 2 minutos, antes levava 1 hora”) e mantenha a conscientização ativa em comunicados internos.
Uso de tecnologia a favor do físico: Mesmo que o acervo seja físico, use ferramentas tecnológicas para aprimorar sua gestão. Por exemplo, um software simples de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) pode catalogar o arquivo físico e controlar empréstimos com códigos de barra, emitindo relatórios de empréstimos pendentes. Tecnologias como etiquetas RFID podem ajudar a rastrear caixas dentro do depósito. Além disso, considere digitalizar documentos críticos para ter cópias de segurança – a digitalização aliada ao físico melhora a resiliência. Porém, atenção: se digitalizar, avalie requisitos legais para eliminação do original (a legislação brasileira já permite, em certos casos, descartar o papel digitalizado com certificação, mas seguindo normas específicas).
Auditorias de compliance e melhoria contínua: Incorpore o arquivo nos planos de auditoria interna da empresa. Verifique periodicamente aderência às políticas, tempos de atendimento, integridade dos registros, etc. Isso detecta desvios e aponta oportunidades de melhoria.
A governança documental é um processo contínuo – novas categorias de documentos podem surgir, legislação pode mudar, volumes podem crescer – então adapte a gestão conforme necessário. Busque também boas práticas externas: normas ISO 30301 (Sistema de Gestão de Documentos), ISO 27001 (Segurança da Informação) e manuais do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) podem oferecer diretrizes para elevar o nível de maturidade na gestão de arquivos.
Seguindo essas boas práticas, o arquivo físico da empresa deixa de ser um “arquivão empoeirado” e se torna um repositório estratégico de informações, confiável e integrado à governança corporativa. A segurança e a rastreabilidade passam a ser diferencias, dando tranquilidade aos gestores de que nada ficará perdido ou vulnerável.
Organizar arquivos físicos em uma empresa de grande porte é uma iniciativa desafiadora, mas os resultados compensam amplamente. Um acervo físico bem estruturado aumenta a eficiência operacional, reduz custos ocultos e mitiga riscos legais, garantindo que a informação certa esteja disponível quando necessária, de forma segura e em conformidade com leis e normas.
Para gestores administrativos e de compliance, esse projeto é tanto técnico quanto estratégico – envolve métodos arquivísticos, mudança de cultura e visão de longo prazo sobre o ciclo de vida documental. Após implementar as etapas e práticas descritas, muitas organizações percebem que manter essa gestão profissionalizada exige recursos e conhecimentos específicos.
É nesse ponto que entra a vantagem de contar com serviços especializados, como os oferecidos pela Access. A Access é uma empresa especializada em gerenciamento de arquivos físicos e digitais, contando com metodologia própria, equipe técnica experiente e soluções tecnológicas modernas para efetuar o melhor trabalho possível – sempre prezando pela segurança da informação e a conformidade regulatória.
Em outras palavras, a Access ajuda a evoluir a forma como a sua empresa gerencia informações, trazendo know-how para monitorar todo o ciclo de vida dos documentos, desde a organização física, digitalização, até a destinação final com destruição segura quando aplicável, de acordo com a LGPD e outras normas.
Optar pelos serviços da Access na organização de arquivos físicos significa ter um parceiro dedicado ao sucesso do projeto. Diferenciais incluem: uma equipe altamente capacitada (com profissionais de gestão documental e arquivistas que entendem das melhores práticas), uso de ferramentas como sistemas de inventário e rastreamento de caixas, infraestrutura segura (instalações de guarda documental com controle de clima e segurança 24×7) e processos certificados que asseguram qualidade.
Além disso, a Access trabalha alinhada a padrões internacionais e legislações – garantindo que o arquivo da sua empresa não apenas fique organizado, mas se mantenha assim no dia a dia, em total conformidade legal. Em termos práticos, a contratação de um serviço especializado libera a sua equipe interna para focar no core business, enquanto os especialistas da Access cuidam para que nenhum documento seja perdido, para que cada caixa esteja etiquetada corretamente, e para que toda movimentação seja registrada e auditável.
O resultado é uma gestão documental otimizada, com ganho de espaço físico, redução de custos operacionais e aumento da produtividade na busca de informações. Finalmente, ao implementar o passo a passo de organização de arquivos físicos e considerar o apoio da Access, sua empresa demonstra compromisso com a excelência em governança documental.
Isso se traduz em benefícios tangíveis – agilidade, economia e segurança – e também intangíveis, como maior confiança de auditores, parceiros e clientes na capacidade da empresa de gerir informações de forma responsável. Em um mundo cada vez mais regulado e data-driven, ter o controle dos seus arquivos (sejam digitais ou em papel) é um diferencial estratégico. Organize hoje seu arquivo físico e colha resultados duradouros, contando com a expertise da Access para levar sua gestão documental ao mais alto padrão de qualidade e confiabilidade. Fale com um dos consultores da Access e saiba como ajudar sua empresa.
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