A partir de abril de 2020, todas as Instituições de Ensino Superior (IES) deverão estar em conformidade com as novas regras para gestão documental no setor da educação determinadas pelo Ministério da Educação e Cultura (MEC), que regulam a digitalização, preservação e guarda de todo o seu acervo acadêmico.
E esse acervo acadêmico não é pequeno. Desde a inscrição no processo seletivo até a formatura, as IES são responsáveis pelo registro e conservação de todos os documentos que fazem parte da vida acadêmica do aluno – matrículas, provas, atestados, pesquisas, diplomas, histórico escolar, histórico financeiro, entre outras informações que devem ser inseridas na solução de gestão documental no setor da educação.
A Educação 4.0
A implantação de ferramentas de Educação 4.0 é que vão garantir a formação de profissionais prontos para atender a demanda da
chamada Quarta Revolução Industrial, que vem transformando todos os setores da economia.
Essa transformação digital começa com o conceito de “learning by doing”, ou seja, aprender fazendo, onde todos vão aprender coisas diferentes e de maneiras diferentes, por meio de experiências, projetos, análise de desempenho e de aprendizagem personalizada com base em dados inteligentes e muita colaboração.
Mas de que adianta levar essa transformação digital para dentro de sala de aula se nos bastidores da IES tudo continuar a ser feito de forma arcaica? Por isso, mais do que atender à resolução do MEC, a gestão documental no setor da educação é fundamental para a implantação da Educação 4.0, que prevê:
- Conectividade dos sistemas e facilidade de acesso ao conhecimento
- Uso da Inteligência Artificial, automação e sistemas robotizados
- Uso de novas mídias e Big Data
- Desenvolvimento de novas habilidades e conhecimentos
A partir da digitalização e da gestão documental no setor da educação as IES ganharão mais agilidade para atender a esses novos desafios da Educação 4.0, e também para otimizar atividades rotineiras, agora automatizadas e com processos consistentes, como:
- Utilizar e gerenciar uma base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital
- Implantar sistema de indexação que permita a pronta recuperação do acervo
- Gerenciar registros do acervo acadêmico digital
- Reduzir tempo no trâmite de processos
- Preservar a integridade dos detalhamentos dos registros acadêmicos
- Rastrear e garantir a segurança e recuperação de informações acadêmicas
- Controlar atividades envolvendo a gestão dos documentos eletrônicos
- Controlar acesso, reprodução e compartilhamento das informações acadêmicas
- Agilizar o tempo de espera no atendimento
- Implantar aplicações móveis para análise e aprovação de documentos
- Integrar dados, informações e documentos com outros sistemas acadêmicos e portal do aluno
- Oferecer autosserviços e apps móveis a alunos
- Ter acesso instantâneo e simultâneo a informações
- Otimizar fluxos e processos de trabalhos
- Eliminar risco de extravio de documentos
- Identificar o ciclo de vida dos documentos digitais com a implantação de tabelas de temporalidade
- Reduzir e otimizar espaços físicos para armazenamento de arquivos
- Implementar a secretaria digital – sistema de gestão acadêmica automatizado
- Adotar a assinatura digital ICP Brasil
- Otimizar onboarding e retenção de alunos
- Implantar o prontuário eletrônico de alunos
E o setor de educação não pode ficar parado no tempo. Como ressalta Viviane Senna, presidente do Instituto Ayrton Senna, “a indústria 4.0, que não é só indústria, é todo um cenário de mudança em diversas áreas, traz de novo esse fantasma que assusta a humanidade de tempos em tempos, quando há grandes saltos de mudança. Setores inteiros e profissões desapareceram no passado durante esses saltos. E o que importa hoje é analisar a velocidade com que isso acontece, assim como qual será o papel da escola na preparação dessas novas gerações. A escola, não só no Brasil, mas no mundo, ainda está preparando os alunos para empregos do século 20, como se estivesse parada no tempo. Precisamos preparar os jovens para um mundo que está mudando muito rápido”.
Então, que tal aproveitar a necessidade de atender aos novos requisitos do MEC e aproveitar as funcionalidades de um sistema de gestão documental no setor da educação para entrar no cenário 4.0?
