Documentos digitais estão se tornando preponderantes em empresas do mundo inteiro e a digitalização de documentos acelera ambientes de negócios, que de outra forma, não teriam como se destacar frente à concorrência sem a adoção de processos digitais em seus fluxos de trabalho.
Pesquisas mostram que mais de 70% das empresas contam com processos de digitalização de documentos para otimizar processos e melhorar a eficiência e produtividade. A digitalização, se realizada corretamente, torna o fluxo de trabalho mais rápido, preciso e confiável ao mesmo tempo em que contribui para garantir a conformidade e até mesmo torna o trabalho remoto mais eficiente.
Além disso, a digitalização de documentos contribui para que toda a empresa faça a transição de seus processos manuais para o mundo digital e, ao procurar ajuda de um fornecedor externo e confiável, como a Access, os funcionários não precisam se preocupar em digitalizar os documentos, podendo se dedicar a outras tarefas e gerar oportunidades de negócios para a organização.
Como a digitalização de documentos beneficia a empresa
Não importa se a empresa busca apenas converter seus documentos em papel para documentos digitais ou criar um repositório na nuvem que facilite o acesso às informações, a digitalização de documentos torna esses processos mais fáceis e permite que as informações sejam acessados de qualquer lugar, por meio de diversos dispositivos, e isso é fundamental para garantir que força de trabalho remota possa realizar suas tarefas com eficiência.
Com as informações digitalizadas, a análise de dados se torna mais efetiva, permitindo que equipes de diferentes departamentos colaborem de maneira eficiente, tendo acesso à uma base única de informações que podem ser compartilhadas e atualizadas em tempo real, gerando insights extremamente úteis para os negócios.
Além disso, a digitalização de documentos torna os fluxos de trabalho mais simples, não importando sua complexidade, melhorando a experiência do funcionário. Como as informações podem ser rapidamente acessadas, a tomada de decisões também é beneficiada, o que dá a empresa uma vantagem competitiva importante. Da mesma forma, com a maior facilidade de encontrar informações importantes, o fluxo de trabalho é otimizado, melhorando a produtividade.
A importância da gestão de documentos
A gestão de documentos, basicamente, é um sistema que permite a criação, armazenagem, recuperação, edição e exclusão de documentos. Como a maioria das empresas captura milhares de documentos para funcionar, essas informações precisam ser digitalizadas para trafegar por diversos departamentos e pessoas com facilidade, tornando processos mais eficientes, reduzindo custos e melhorando a satisfação de funcionários e até de clientes.
Melhore a precisão das informações na digitalização de documentos
Fluxos de trabalho baseados em papel estão sujeitos a erros, atrasos e, consequentemente, custos mais altos. A digitalização torna o manuseio de documentos mais simples, o que melhora a precisão das informações, reduzindo erros e aumentando a eficiência e produtividade dos funcionários.
Atenda às normas de conformidade
A digitalização de documentos, além de otimizar os fluxos de trabalho, também torna o gerenciamento de documentos e registros mais eficiente. A automação de processos permite carregar as informações de cada documento automaticamente, mantendo os registros organizados e permitindo a geração de trilhas de auditoria atualizadas, tornando mais fácil atender a normas de conformidade.
Otimize processos
Como a digitalização de documentos permite simplificar processos, eles se tornam mais ágeis, fornecendo a equipe informações confiáveis, o que leva a uma tomada de decisões mais inteligente, maior inovação e crescimento dos negócios.
Reduza custos
Não é preciso dizer que fluxos de trabalho manuais são mais caros, demorados e ineficientes. Ao adotar uma estratégia de digitalização, as empresas conseguem reduzir custos com impressão e armazenamento de documentos, além de agilizar processos e permitir que os funcionários se dediquem aos negócios.
Facilite o trabalho remoto
Não dá para pensar em trabalho remoto sem a digitalização de documentos. Afinal, não é possível manter a eficiência enviando documentos físicos para a casa dos funcionários no momento que eles precisarem. Apenas digitalizando os documentos, otimizando o fluxo de trabalho, incorporando processos de assinatura eletrônica e acesso fácil e seguro às informações é possível manter os negócios funcionando.
Como otimizar o fluxo de trabalho
A digitalização de documentos é apenas um dos passos para otimizar o fluxo de trabalho, mas há algumas práticas que contribuem para torná-lo mais eficiente.
Mapeie o processo de gerenciamento de documentos
Criar um mapa do processo permite visualizar e listar os recursos necessários para entender como o fluxo de trabalho funciona e quais os processos de documentos necessários para otimizá-lo.
Compare o desempenho dos processos em uso
Identifique métricas de desempenho, como velocidade de processamento, número de erros, ROI, entre outros, que permitam comparar o desempenho do fluxo de trabalho atual e compare os resultados quando as modificações forem realizadas.
Analise gargalos em processos
Ao mapear processos é possível identificar gargalos que prejudiquem o fluxo de trabalho. Busque informações sobre as possíveis causas e implemente soluções para melhorar os processos.
Crie um modelo de processo
O mapeamento de processos permite identificar os que podem ser automatizados mais facilmente. Esse modelo mostra todas as etapas do fluxo de trabalho e quais os caminhos que os documentos precisam fazer para serem aprovados e armazenados.
Automatize processos
A digitalização de documentos e a automação caminham lado a lado para otimizar os fluxos de trabalho. Por exemplo, formulários podem ser preenchidos e validados automaticamente, reduzindo erros de preenchimento e tornando o processo muito mais rápido. Um fluxo de trabalho automatizado também permite que documentos sejam encaminhados automaticamente para aprovação, reduzindo o tempo e evitando que sejam encaminhados para o setor incorreto ou até mesmo sejam perdidos.
Integre seu GED ao fluxo de trabalho
Depois da digitalização de documentos, é necessário classificá-los para que possam ser recuperados facilmente. Ao enriquecer os dados, adicionando contexto e metadados às informações, elas podem ser acessadas rapidamente, bastando alguns cliques.
Portanto, integrar o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) aos fluxos de trabalho garante registros atualizados e corretos. Essa integração permite que os documentos sejam capturados, armazenados e indexados automaticamente, facilitando a recuperação dos dados sempre que for necessário.
Acompanhe o desempenho
Feitas as alterações no fluxo de trabalho, é importante acompanhar o desempenho dos processos para garantir que estejam funcionando com eficiência e para realizar ajustes de acordo com as necessidades da empresa.
Como a Access pode ajudar na digitalização de documentos
A Access pode realizar o serviço de digitalização de documentos em uma de suas unidades ou diretamente nas instalações da empresa. Para operações descentralizadas, a Access conta com a ferramenta Scanet, que facilita a captura e integração de documentos gerados em diferentes locais e oferece integração total com o All Store, que possibilita o acesso aos documentos a qualquer momento e de qualquer lugar. Entre em contato e conheça nossas soluções de digitalização de documentos.
