Um forte programa integrado de gerenciamento de informações deve ajudar as organizações a permanecerem em conformidade, competitivas e no controle do ambiente corporativo, por isso, construir um roteiro de gestão integrada da informação é o caminho correto.  

 Uma parte fundamental disso deve incluir um conjunto abrangente de soluções de gerenciamento de informações para transformar em realidade os planos de aprimoramento e retenção. Após as grandes crises humanitárias e financeiras dos últimos anos, as organizações perceberam, em primeiro lugar, que precisavam estar prontas para mudar rapidamente e responder às necessidades do mercado.  

Pensando em uma forma de auxiliar os clientes, a Access desenvolveu um roteiro de como construir um plano de gerenciamento de informações integrado que capacita as organizações a alcançar seus objetivos a longo e curto prazo em apenas 10 passos. Acompanhe.  

Etapa 1: Mapeie a jornada  

Como em qualquer outro projeto, montar o passo a passo é uma das decisões mais importantes. Construir um roteiro com informações relevantes, como metas, objetivos, influências, valores financeiros, pessoas envolvidas, é essencial para começar a construir um roteiro de gestão integrada da informação.   

Etapa 2: Documentar formatos e processos   

Outro passo muito importante é documentar todos os processos necessários para desenvolver o projeto. Nesta etapa, organização é mais que essencial. Avaliar os tipos de formatos e conteúdos existentes fará com que você estabeleça as ferramentas e sistemas que precisa para trabalhar e identificar onde estão as lacunas e erros, para que você possa começar a planejar de acordo com as prioridades e metas da empresa.   

Etapa 3: Avalie seu programa atual  

Observe o seu programa de informação atual. É provável que tenha peças que estejam funcionando bem e outras que não. O objetivo nesta etapa é avaliar o que está funcionando e por que, e para as partes que precisam de trabalho, avaliar porque elas não são satisfatórias, e iniciar o processo para encontrar soluções mais eficazes que ofereçam otimização contínua.  

Etapa 4: determinar o orçamento   

A maioria das organizações precisam adotar novas soluções de gerenciamento de informações para resolver um problema regulatório ou facilitar o acesso dos colaboradores às informações. É fato que, contratar uma empresa especializada em gerenciamento da informação garante mais segurança, mais confiança e o custo-benefício possui um valor de retorno significativo, no entanto, você também pode discutir seu orçamento com outros departamentos estratégicos, como o RH, que irá se beneficiar da aquisição.  

Etapa 5: Foco na estratégia e recursos necessários   

Resultados bem-sucedidos exigem supervisão estratégica com uma compreensão clara das necessidades e prioridades de toda a organização. Nesta etapa, você deve considerar quais habilidades e tempo pode dedicar ao projeto, quais recursos estão disponíveis internamente e solicitar a ajuda de especialistas quando necessário e com orçamento designado.  

Etapa 6: Inclua foco em metadados   

Independentemente de como você armazena suas informações, a recuperação é a parte mais difícil de dominar. No desenvolvimento e mapeamento da gestão integrada da informação, a aplicação de um esquema de metadados deve ser prioridade, para garantir o sucesso do projeto no futuro.   

Etapa 7: Lançamento do projeto   

Para realizar um lançamento de projeto efetivo, é preciso fazer a apresentação internamente para os gestores, CEOs e colaboradores com antecedência e ir aplicando gradativamente. Outro ponto importante é manter as análises e o acompanhamento de toda a equipe para que nada saia do controle.   

Etapa 8: Considerações para ambientes com uso intensivo de papel   

Uma das considerações mais importantes ao planejar sua estratégia de gerenciamento integrado de informações é se as pessoas certas podem acessar os documentos de que precisam de forma consistente. Se houver um requisito de acesso remoto às informações, o que é bastante comum com tantos trabalhadores remotos hoje, sua solução provavelmente envolverá alguma digitalização.    

Etapa 9: Considerações para ambientes digitais em primeiro lugar   

Muitas das soluções digitais oferecidas pelas empresas são fáceis de adotar e difíceis de controlar. Os resultados podem ser um caos desorganizado que aumenta seus riscos de conformidade e segurança. Para evitar essa situação, procure uma solução de tecnologia que possa ser implementada de forma a automatizar a conformidade e a segurança.   

Etapa 10: Faça parcerias com especialistas  

A Access conta com soluções modernas e tecnológicas para realizar a melhor gestão integrada da informação disponível no mercado. Além de garantir a segurança de todas as informações de acordo com a LGPD. Entre em contato e saiba como ela pode ajudar sua empresa na gestão dos seus arquivos.