O que a pandemia nos ensinou sobre serviços gerenciados e gestão de registros e informações? Desde o começo da pandemia, a maioria das empresas em todo o mundo teve que se adaptar rapidamente para atender às crescentes necessidades e exigências dos clientes. Além disso, tiveram, também, que migrar seus funcionários para modelos de trabalho híbridos e remotos.
O resultado não foi nenhuma surpresa: a digitalização se tornou uma prioridade chave para os negócios por ajudar a habilitar e agilizar o acesso fácil, seguro e conveniente às informações por toda a empresa. E a facilidade de acesso aos registros e a segurança da informação estão no topo da lista de prioridades atualmente.
Entretanto, outras alterações na gestão de registros e informações são inevitáveis, pois os funcionários precisam de acesso remoto à documentação. Restrições de orçamento e pessoal, junto com o desvio de vencer a resistência natural às mudanças, também são preocupações importantes à medida que as empresas se ajustam a esse novo normal.
Para entender a extensão de como essas mudanças afetaram a indústria, a Access convidou alguns profissionais, incluindo membros da associação para profissionais de gestão da informação e governança da informação (dos EUA), para participar de uma pesquisa. As respostas nos ajudaram a entender melhor, e validar, as tendências emergentes e os desafios, prioridades e mudanças esperadas pela indústria. 332 profissionais responderam à pesquisa cobrindo um amplo espectro de funções e responsabilidades nos vários tópicos.
Para 44% dos entrevistados, a mudança do uso de papel para o digital é considerado o maior desafio para os próximos 12 a 24 meses.
O próximo take-away que se destaca diz respeito aos principais impedimentos para alcançar novas metas. É fácil perceber que as resposta foram bem divididas entre “Resistencia à Mudança” – citada por 46% dos entrevistados como um grande impedimento para atingir as metas – e “Restrições Orçamentárias”, embora “Equipe Insuficiente” tenha aparecido em terceiro lugar.
Finalmente, a terceira conclusão interessante que a pesquisa entregou mostra que os entrevistados esperam que certas mudanças, que mostramos abaixo, aconteçam em um mundo pós-pandemia.
13% dos entrevistados esperam aumentar os serviços de gerenciamento de programação de retenção na nuvem.
Além de cobrir os principais desafios da gestão de informações, impedimentos para alcançar metas e as mudanças esperadas, a pesquisa também explorou a ideia de aproveitar os serviços terceirizados como uma opção inteligente e viável em um novo normal.
O fato é que as empresas que buscam terceirizar sua gestão de documentos e informações para um especialista em serviços gerenciados irão acelerar seu processo de transformação digital. Os serviços gerenciados continuam sendo uma ótima opção para as empresas reduzirem a resistência à digitalização de registros, são uma solução econômica para oferecer suporte a ambientes de trabalho híbridos e ajudam as empresas a se tornarem mais eficientes e produtivas. Ao terceirizar tarefas administrativas, os funcionários podem se concentrar em tarefas de maior valor, contribuindo ativamente para o sucesso dos negócios.
Em resumo, os resultados da pesquisa indicam que uma mudança está em andamento no mundo tradicionalmente lento dos registros físicos e do gerenciamento de informações. A pandemia global parece ser um catalisador que finalmente levará as empresas a implementarem mudanças que as ajudem a atingir as metas de transformação digital identificadas há mais de uma década.
Para ler o relatório “O que a pandemia nos ensinou sobre serviços gerenciados e gestão de registros e informações”, e a análise na integra, clique aqui.
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