As chuvas que ocorreram no Rio Grande do Sul deixaram clara a necessidade das empresas implementaram um plano de continuidade de negócios (BCP) para lidar com o impacto que incidentes inesperados podem causar. Devido a vários fatores climáticos, meteorologistas acreditam que, nos próximos anos, essa situação tende a piorar.
Mas sua empresa está preparada para lidar com desastres e outros incidentes que possa interromper sua operação de negócio? Embora não seja possível prever quanto um desastre natural irá ocorrer, quanto tempo irá durar ou a extensão dos danos causados, uma coisa é certa, é fundamental estar preparado para o pior e implementar um plano de continuidade de negócios, que nada mais é que um conjunto predefinido de protocolos e processos sobre como uma organização deve responder no caso de enchentes, incêndios ou outras emergências.
Continue lendo para obter um guia passo a passo para criar e refinar um plano de continuidade de negócios para proteger sua empresa contra riscos, incluindo perdas financeiras, violações de conformidade, ameaças à segurança e problemas operacionais.
Um plano de continuidade de negócios é um conjunto de procedimentos predeterminados sobre como uma empresa deve responder a uma emergência ou desastre natural, como uma enchente de grandes proporções. Inclui planos de contingência para todos os aspectos de uma organização, incluindo recursos humanos, ativos, tecnologia e processos de negócios.
Como os desastres naturais podem resultar em ferimentos, tempo de inatividade e perda de receita e lucros, é crucial se preparar da forma mais completa possível. Um BCP robusto permite que a empresa funcione mesmo em caso de desastre, e como a quantidade de chuvas está se tornando imprevisível, um plano de continuidade de negócios se mostra imprescindível.
Não espere um desastre acontecer para pensar em criar e implementar um plano de continuidade de negócios. Conheça as etapas que devem ser seguidas para a implementação e comece agora:
Uma análise de impacto de negócios (BIA) analisa e mensura o risco de ameaças potenciais ocorrerem e como elas podem interromper as operações de negócios, além de identificar os processos de negócios mais críticos para a empresa. Aqui estão alguns passos para executar e conduzir uma BIA:
Identifique e avalie potenciais riscos e ameaças para compreender como cada um desses riscos pode impactar a empresa, nas operações e processos diários.
É importante considerar as localizações geográficas que pertencem a cada parte do negócio e não apenas ao escritório principal, inclusive funcionários remotos, filiais, remessa de produtos e locais de armazenamento. As chuvas no Rio Grande do Sul não impactaram apenas nas operações situadas no estado, mas afetaram empresas de todo o Brasil que mantêm filiais, escritórios ou funcionários na região. Portanto, planeje o pior, nunca se sabe quando um desastre pode acontecer.
O planejamento da recuperação após um desastre ou emergência e uma das peças vitais para o plano de continuidade de negócios. Como os arquivos importantes serão acessados? Os registros físicos armazenados no local ou fora dele são suscetíveis a danos?
A parceria com um provedor de armazenamento externo com instalações e cofres seguros, tecnologia avançada de segurança e supressão de incêndio e serviços de conversão digital pode fortalecer uma estratégia de recuperação. Além disso, ao adotar a digitalização, é possível garantir que as equipes consigam acessar documentos importantes de qualquer lugar, mesmo em caso de desastres.
Uma estrutura de plano de continuidade de negócios deve incluir procedimentos detalhados que identifiquem, previnam, preparem, respondam, gerenciem e recuperem o negócio em qualquer situação de risco ou emergência. O objetivo é manter a empresa funcionando independentemente do impacto de um desastre. Os procedimentos devem incluir um plano de resposta de emergência para agir contra diferentes perturbações e um plano de comunicação que estabeleça protocolos de comunicação para as partes interessadas internas e externas.
Monte uma equipe de gestão de crises e defina claramente as funções de cada integrante dessa equipe, delineando responsabilidades e expectativas. Certifique-se de que todos se mantenham atualizados com as informações de contato e quem deve ser contatado. Os membros da equipe são responsáveis pelo planejamento, gestão durante o desastre e recuperação após uma emergência, por isso, é importante envolver um integrante de cada departamento e garantir a colaboração entre todos.
Agora é hora de detalhar o BCP. Compile todas as informações em um documento coerente. Depois de finalizado, distribua o plano e garanta que todos os funcionários relevantes possam acessá-lo. Realize sessões de treinamento para familiarizar as equipes com o plano de recuperação de negócios e garanta que todos entenderam o que fazer caso um desastre ocorra. Além disso, a documentação do treinamento deve ser salva para ser facilmente acessada em caso de interrupção.
Um plano de continuidade de negócios deve ser revisado e atualizado regularmente para garantir que todas as informações se mantenham precisas. As políticas e regulamentos podem mudar com o passar do tempo, assim como as operações e processos internos, por isso, examinar o BCP regularmente é crucial para manter sua eficácia. No entanto, muitos gatilhos, como mudanças organizacionais, ameaças à segurança, novos processos ou outras mudanças comerciais, exigem que o plano seja atualizado ao longo do ano.
Além de um plano de continuidade de negócios, a parceria com um fornecedor de soluções para o gerenciamento de registros, como a Access, pode garantir que os arquivos da empresa estejam sempre protegidos e, ao mesmo tempo, ajudar a planejar a recuperação de desastres. Mover documentos importantes para armazenamento e digitalização externos adiciona outra camada de proteção frente à possibilidade de algum incidente interromper as operações da empresa.
A Access oferece instalações de armazenamento e cofres certificados com segurança avançada e tecnologia de supressão de incêndio para garantir o armazenamento seguro de registros. Entre em contato e conheça nossas soluções.
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