A tecnologia OCR permite converter diversos tipos de documentos em dados editáveis e que permitem pesquisa. Ou seja, a tecnologia reconhece caracteres em documentos físicos digitalizados, arquivos em PDF ou imagens capturadas por uma câmara digital, sem que seja necessária a digitação das informações contidas nestes documentos.
Assim, esse processo permite pesquisas para localizar um trecho especifico. Dessa forma, ao combinar a digitalização de documentos físicos com a tecnologia OCR, é possível transformar a pilha de registros em papel em arquivos digitais pesquisáveis e editáveis, permitindo que o documento seja atualizado se necessário.
Na Access, o processo de OCR envolve algumas etapas: os documentos passam por uma preparação para se tornarem aptos à digitalização, esse processo envolve a impressão de documentos (se for necessário), a retirada de grampos, clipes, etc. Na sequência, o documento é colocado em um scanner para gerar uma imagem digital que será disponibilizada para pesquisa. A terceira etapa envolve a indexação desse documento, que ganha uma identidade que possibilita acesso rápido e preciso por meio do portal All Store (sistema de gerenciamento eletrônico da Access). Por fim, para saber se o documento foi processado corretamente, é necessário que as imagens geradas no processo sejam revisadas para verificar se estão dentro das especificações.
Por que a tecnologia é essencial para a gestão de documentos?
Com o passar dos anos, o caminho natural é que uma empresa tenha milhares de documentos armazenados. O desafio, então, é como encontrar o documento desejado rapidamente. Uma solução de gestão de documento é a resposta, pois permite pesquisas por data, nome do cliente, nome do arquivo e por palavras-chave definidas quando o documento foi salvo.
Apesar disso, pode chegar um momento que, mesmo usando esses critérios, encontrar o documento correto seja muito difícil. É a hora que o OCR pode ajudar, pois ele digitaliza todo o conteúdo do documento, convertendo as palavras e permitindo que a pesquisa seja feita diretamente nesse conteúdo – não apenas pelo nome ou palavra-chave.
Por exemplo, o OCR pode ajudar a detectar documentos duplicados ou versões antigas de um mesmo documento, e até mesmo encontrar documentos arquivados incorretamente.
A qualidade no OCR
É importante entender que o OCR não é perfeito, ele não será 100% preciso – normalmente, as taxas de precisão ficam entre 98% e 99%. E isso tem a ver com as condições que o documento foi capturado, pois isso afeta como o OCR irá processar o conteúdo que não puder ser reconhecido, gerando confusão de caracteres ou textos reconhecidos incorretamente, impedindo que o conteúdo seja pesquisável.
Normalmente, as melhores imagens são provenientes de documentos gerados digitalmente, que não sejam manuscritos. Ainda assim, alguns fatores precisam ser observados para garantir uma boa qualidade. Por exemplo, mesmo que os documentos sejam gerados por um computador, mas foram armazenados incorretamente, essas páginas podem trazer manchas de umidade, podem estar rasgadas ou deterioradas. Esses “defeitos”, no momento que os documentos passarem pelo OCR, podem dificultar o reconhecimento dos caracteres. Dessa forma, para a captura ter boa qualidade, é fundamental que os documentos sejam armazenados de forma que não sejam danificados.
Uma solução de gestão de documentos com o OCR integrado pode aprimorar a estratégia de gestão de documentos da empresa, pois melhora sensivelmente a localização de documentos e contribui para automatizar o fluxo de trabalho. Apesar disso, há algumas situações que o uso do OCR pode não ser indicado, como no processamento de documentos manuscritos.
Da mesma forma, quando os documentos contam com muitas imagens, mas texto mínimo, o OCR pode não processar corretamente o conteúdo dessas imagens, então, a indexação em nível de documento pode ser a melhor opção. Além disso, se a empresa já contar com uma indexação eficiente dos documentos, é preciso analisar se o uso do OCR vai trazer mais algum benefício.
E a Access pode tirar todas as suas dúvidas sobre o uso do OCR para ajudar na digitalização dos seus documentos. Fale com um dos nossos especialistas e saiba mais sobre o assunto.
