Gerenciar dados é um processo essencial, mas que, muitas vezes, foge totalmente do core business das organizações. É aqui que o BPO na gestão de documentos mostra sua importância por assumir a responsabilidade de manter processos e funções que não fazem parte do foco das empresas e garantir uma maior eficiência e qualidade na captura e guarda de documentos e registros.
O termo BPO, ou terceirização de serviços, já faz parte do dia a dia de organizações de todos os tamanhos e segmentos. Normalmente confundido com terceirizar tarefas menos críticas, o BPO na gestão de documentos visa fornecer um suporte especializado e qualificado para lidar com os documentos e registros da empresa e garantir acesso fácil e seguro às informações.
Além disso, o BPO na gestão de documentos traz alguns outros benefícios:
Redução de custos
Quando se fala em BPO, a redução de custos é citada como um dos principais benefícios. No caso do BPO na gestão de documentos, contratar uma empresa especializada garante à empresa acesso a profissionais especializados e infraestrutura sem precisar se preocupar em investir em equipamentos, software e treinamento de pessoal, além de permitir uma maior redução de custos ao tornar processos mais eficientes.
Aumento da produtividade
Com o BPO, os profissionais da empresa passam a se dedicar unicamente aos negócios, não precisando se preocupar com processos secundários. Isso proporciona um aumento da produtividade e eficiência, além de permitir que a empresa invista em inovação e novas tecnologias para se manter à frente dos concorrentes.
Maior flexibilidade
Como as atividades de gestão de documentos são repassadas para uma empresa especializada, os funcionários da organização podem ser alocados facilmente para outras áreas, permitindo que se dediquem a projetos de negócios diferentes.
Eficiência operacional
Com muitas empresas adotando um modelo híbrido de trabalho, a adoção do BPO na gestão de documentos pode garantir maior eficiência operacional, afinal, compartilhar documentos físicos é praticamente inviável quando os profissionais estão espalhados por diferentes locais. Por outro lado, é fundamental garantir que eles tenham acesso fácil e seguro às informações necessárias para que suas tarefas não sejam prejudicadas.
O impacto do BPO na gestão de documentos
As empresas contratantes, normalmente, não se importam em entender como o provedor de serviços de BPO na gestão de documentos trabalha. Elas desejam, apenas, que esse trabalho seja realizado de forma eficiente e que garanta o rápido acesso às informações sempre que isso for necessário. Ou seja, não querem se preocupar com processos que, apesar de vitais, fujam do foco dos negócios.
Para isso, o provedor de serviços precisa ser totalmente transparente e entregar confiança e visibilidade às informações coletadas. Além disso, o provedor precisa se concentrar no atendimento de normas de conformidade, privacidade e segurança, adotar novas tecnologias e estar preparado para se adaptar facilmente a mudanças para atender com agilidade a um alto volume de informações que devem ser capturadas e processadas.
Da mesma forma, os provedores de serviços de BPO na gestão de documentos precisam ajustar seu foco para os processos de negócios, não apenas à captura de informações, fornecendo um serviço de maior valor agregado ao fluxo de informações, processos e serviços de forma a atender a necessidades específicas de organizações dos mais diferentes setores, por exemplo, os requisitos para gestão de documentos na área de saúde são diferentes daqueles voltados para o setor financeiro.
O BPO na gestão de documentos da Access garante o armazenamento de ativos físicos e digitais, digitalização e indexação de documentos, destruição segura e serviços de eliminação, checagem de documentos e rápida recuperação de documentos, entre outros recursos específicos para empresas de diferentes setores, como formalização de contratos de crédito para área financeira, conferência de documentos de sinistros para as seguradoras e conversão de documentos radiológicos para o ambiente digital para a área de saúde, entre outros.
A importância da gestão de documentos
Mesmo com as mudanças ocorridas nos últimos anos, com as empresas buscando na digitalização de documentos uma forma de melhorar a eficiência dos fluxos de trabalho, o papel que a gestão de documentos tem para os negócios continuou o mesmo: garantir que essas informações sejam organizadas, mantidas em segurança e sejam facilmente acessadas e recuperadas.
O BPO na gestão de documentos é uma maneira eficiente de alcançar esses objetivos, facilitando a localização da informação no momento certo. Mas há outros benefícios importantes de terceirizar esses processos.
Conformidade regulatória
Cada setor da economia tem uma série de regulamentos que devem ser seguidos para manter os documentos em conformidade, além de leis de segurança e privacidade, como a LGPD, que impõem pesadas multas no caso de vazamento de dados. Uma empresa especializa está preparada para atender a essas normas e leis e a atender rapidamente a modificações sempre que ocorrerem. Um parceiro externo, como a Access, garante suporte especializado e a implementação de práticas que garantam o manejo eficiente de informações críticas para os negócios.
Segurança
Armazenar documentos críticos e confidenciais em arquivos no escritório gera riscos de que eles possam ser perdidos, roubados ou danificados. O serviço de guarda de documentos da Access fornece um local seguro para documentos e registros físicos e eletrônicos contra possíveis desastres naturais, ataques cibernéticos ou acessos não autorizados, tanto aos dados digitais quanto acesso aos documentos físicos.
Acesso rápido e fácil
Por meio do Portal ALL STORE, a Access fornece acesso rápido e fácil aos documentos digitalizados a qualquer momento, por meio de qualquer dispositivo. Os documentos digitalizados são armazenados de forma estruturada, de acordo com regras de documentação previamente projetadas e garante acesso apenas a usuários autorizados.
O BPO na gestão de documentos da Access fornece soluções integradas de armazenamento físico e digitalização de documentos para otimizar a eficiência operacional das empresas, reduzindo o tempo para recuperar um documento e os custos relacionados ao gerenciamento de documentos, permitindo que as equipes possam se dedicar aos negócios no lugar de ficarem procurando informações que podem estar espalhadas por diversos locais.
Entre em contato e conheça nossos serviços de guarda e gestão de documentos. Nós estamos preparados para atender às necessidades da sua empresa com segurança e qualidade.
