Contratar uma empresa de armazenamento de documentos pode ser vital para manter as informações organizadas e em conformidade com requisitos legais, além de contribuir para otimizar processos operacionais da organização.
Embora possa parecer conveniente manter os documentos no escritório, conforme a empresa cresce, aumentam as chances de problemas, como a perda de documentos ou a criação de áreas isoladas de informação. Além disso, ao contrário do que muitas pessoas pensam, armazenar documentos externamente é uma solução mais prática, pois garante maior segurança e organização das informações e acesso rápido aos documentos, independentemente de onde o funcionário esteja.
Gerenciar as informações de forma manual com eficiência pode ser um desafio e, quando um funcionário precisa de um registro ou documento específico, encontrá-lo rapidamente depende exatamente de como ele foi armazenado. E há formas muito mais eficientes de tornar esse armazenamento mais eficiente, como contratar uma empresa especializada.
Portanto, a contratação de um serviço de armazenamento de documentos é estratégico para os negócios. Com a empresa crescendo, a quantidade de documentos criados diariamente aumenta rapidamente, e esses documentos são importantes pelos mais diferentes motivos, como auditorias financeiras ou até mesmo para tornar a tomada de decisões mais inteligente.
O gerenciamento de documentos tem papel importante para tornar uma operação empresarial eficiente. E, como citado acima, o armazenamento de documentos, quando feito de forma ineficaz, pode prejudicar processos, aumentar custos e prejudicar a produtividade.
Ao contratar um fornecedor externo para o armazenamento de documentos, a organização tem acesso a profissionais especializados, soluções tecnológicas inovadoras e a certeza de que as melhores práticas serão utilizadas para otimizar a gestão de documentos. E os benefícios são vários:
Como são manipulados por profissionais especializados e que utilizam as melhores práticas para o armazenamento de documentos, as informações são gerenciadas com maior eficiência.
Esses profissionais auxiliam a empresa a inventariar seus documentos por meio do uso de soluções modernas, facilitando a identificação de onde as caixas estão armazenadas, quais os documentos estão guardados e o tempo que eles devem ser armazenados.
Além disso, os documentos podem ser gerenciados 24 horas por dia, sete dias por semana, por meio de um portal acessível pelos mais diferentes dispositivos. Por exemplo, a solução de armazenamento de documentos da Access permite que os usuários acessem e gerenciem seus arquivos pelo Portal All Store.
O armazenamento de documentos externo é uma opção muito econômica para empresas de todos os tamanhos. A organização pode utilizar com maior eficiência o espaço que anteriormente era usado para a guarda de documentos ou até mesmo não precisar pagar por esse espaço.
Contratar uma solução de armazenamento de documentos também libera os funcionários para que se dediquem a tarefas mais estratégicas e aumenta a eficiência dos processos operacionais ao recuperar mais rapidamente os documentos.
Um serviço de armazenamento de documentos externo precisa atender com eficiência às mais diferentes normas e padrões regulatórios e garantir que os documentos sejam armazenados em segura e descartados no momento correto.
Essas soluções, então, ajudam a empresa a saber quais documentos existem, onde estão e quando devem ser destruídos. Isso é fundamental para atender aos requisitos da LGPD e garantir a privacidade das informações. Mas não apenas isso, também é essencial para atender normas específicas para o setor de atuação da organização.
Mesmo com todos os cuidados da empresa, manter documentos no escritório envolve riscos, como roubo, extravio ou danos causados por desastres naturais. Ao escolher uma instalação profissional para o armazenamento, a organização garante a proteção dos documentos com medidas avançadas de segurança, incluindo vigilância, controle de acesso, sistemas de combate a incêndios e condições controladas de temperatura e umidade, quando necessário.
Já os documentos digitalizados são armazenados em servidores redundantes, com recursos de backup e controle de acesso baseado em função, tornando as informações protegidas contra ataques cibernéticos e acesso não autorizado.
O processo de movimentar os documentos para um serviço de armazenamento externo consiste na transferência segura dos documentos físicos para uma instalação de armazenamento dedicada.
Na Access, esse processo consiste em dois modelos: Guarda Simples e Guarda Gerenciada.
Na Guarda Simples, o cliente é responsável por registrar o conteúdo das caixas. O processo funciona da seguinte forma: a Access fornece caixas, etiquetas de identificação e lacres de segurança. O cliente cadastra as informações diretamente no Portal All Store, lacra as caixas e as envia para armazenamento em uma das unidades da Access.
Sempre que precisar de um documento, ele pode solicitar a caixa correta pelo Portal All Store, criando uma ordem de serviço (OS). Ao optar por esse modelo, o cliente tem total controle sobre o armazenamento, acessando relatórios sempre que necessário.
Já na Guarda Gerenciada, a Access é a responsável por organizar e controlar o conteúdo. Nela, cada documento recebe uma etiqueta com código de barras e é escaneado para registrar sua localização exata no sistema All Store e permitir sua fácil recuperação.
Sempre que precisar de um documento, o cliente faz a solicitação pelo Portal All Store, utilizando uma OS. Nesse modelo, também é possível escolher se os documentos serão totalmente digitalizados ou não, e ainda se apenas alguns serão digitalizados de acordo com regras previamente estabelecidas.
Todas as etapas podem ser seguidas pelo Portal All Store, desde o recebimento, digitalização e armazenamento. E quando um documento é solicitado, apenas ele será enviado, sem que seja necessário movimentar a caixa inteira. Qualquer documento enviado é posteriormente armazenado com o original, garantindo organização contínua.
A Access possui unidades de armazenamento de documentos e BPO localizadas nas cidades de São Paulo, Itupeva (a maior unidade de armazenagem da América Latina), Rio de Janeiro, Curitiba e Belo Horizonte.
Cada unidade foi projetada para atender aos mais rigorosos requisitos de segurança para manter os documentos físicos protegidos e para garantir que sua integridade será preservada. Fale com nossos consultores e conheça nossas soluções de armazenamento de documentos.
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