A maioria dos executivos reconhece que os processos são essenciais para a continuidade e a competitividade do negócio, no entanto, são os documentos que fornecem o combustível para que os processos comuniquem as informações certas às pessoas certas em tempo hábil, possibilitando a entrega de produtos e serviços. No entanto, na maioria das empresas, a gestão de documentos é ignorada, não por negligência, mas por que não é vista como algo estratégico.
O maior problema é que grande parte das organizações não pensa em como está gerenciando documentos e acaba sem se atentar ao aumento do volume de informações, ficando com um grande problema nas mãos, que impede o bom funcionamento do negócio e, consequentemente, seu crescimento.
São os documentos que contêm uma série de informações críticas. Invoices comunicam o quanto você deve e o quanto deve receber, propostas comunicam o que você pode fazer e o que vai fazer, e materiais de marketing comunicam as dores dos seus clientes. Mesmo os documentos mais simples são fundamentais para que a empresa atinja seus objetivos.
Diante deste cenário, algumas empresas optam por manter a guarda e a gestão documental internamente, geralmente usando para isso uma sala isolada para armazenar seus papéis em caixas. No entanto, além de usar espaço valioso, ainda precisa dedicar funcionários à organização desses ativos e à busca de informações, quando necessária, gerando processos mais lentos e reduzindo a produtividade.
Espaço físico e funcionários são ativos fundamentais para o crescimento
Ao usar espaço do escritório para armazenar documentos, as empresas perdem a oportunidade de usar esse recurso valioso para alocar mais funcionários de áreas relacionadas ao core-business da empresa, focados em melhorar o desempenho e os resultados do negócio.
Além disso, ao manter a guarda e a gestão documental dentro da organização, a disponibilidade de uma sala não é a única preocupação. É preciso contar com um cronograma para a destruição de documentos de acordo com as leis vigentes e garantir a segurança das informações armazenadas na sala (contra pessoas não autorizadas e catástrofes como inundações e incêndios).
Ou seja, são muitos recursos que poderiam ser usados na expansão do negócio, incluindo a contratação de mais funcionários para dedicar-se a tarefas mais estratégicas e a compra de tecnologias capazes de aumentar a produtividade.
Gestão de documentos dá suporte ao crescimento
Os sintomas de uma gestão documental ruim impactam praticamente todas as pessoas e processos corporativos. Pense, por exemplo, no impacto de deixar documentos nas pastas de papel para rascunho. Será que há informações sensíveis lá? Será que alguém tem ideia do quanto é custoso desperdiçar tinta e papel dessa maneira?
Analisar de onde os documentos vêm, como se movem e onde precisam estar é essencial para garantir uma gestão documental eficiente, identificar problemas e reduzir custos. O primeiro passo para isso é avaliar a maneira como sua empresa produz e gerencia seus documentos hoje, identificando os pontos positivos e os mais problemáticos.
Essa análise é o suficiente para entender o quanto a área de guarda e gestão documental é vital para sua organização e suas principais necessidades.
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