Documentos comerciais e corporativos contêm informações com valor estratégico, operacional, legal, fiscal ou histórico para o negócio. Mas, com exceção dos considerados históricos, muitos outros podem ser descartados após um determinado tempo. Por isso a sua empresa deve investir em políticas de destruição de documentos, mantendo a conformidade com normas vigentes para cada setor.
Antes de proceder a destruição segura de documentos, é preciso determinar o seu tempo de guarda. O uso da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) organiza todas as informações sobre cada documento de forma prática e fácil de ser visualizada.
A partir daí eficientes estratégias de destruição de documentos contribuem para:
- Reduzir o risco de litígios
- Evitar sanções, multas e acordos jurídicos que não atendem aos interesses da empresa
- Proteger a marca
- Garantir a conformidade
- Cortar custos de armazenamento
- Controlar o aumento de registros já desnecessários
- Reduzir o tempo gasto com localização e recuperação de registros
- Evitar a retenção de documentos desnecessários
- Reduzir o risco de vazamento de dados
Processo fim a fim
A destruição segura de documentos faz parte do sistema de gestão documental, que inclui a guarda, digitalização e gerenciamento, processos que vão avaliar normas, confidencialidade e definir estratégias e planos personalizados para atender as demandas de cada área do negócio. O ciclo de vida dos documentos está dividido em três fases:
Produção: esta fase refere-se à elaboração de documentos (produção/criação) nos diversos departamentos da empresa. Nesta fase, é fundamental intervir nos processos de geração dos documentos, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. A digitalização dos arquivos e sistemas de gestão documental organiza todos esses documentos desde o início do seu ciclo de vida
Utilização: esta fase está ligada ao uso e à tramitação de documentos, incluindo as atividades de protocolo, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Além disso, inclui a elaboração de normas de acesso à documentação, como, por exemplo, empréstimos, consultas e a recuperação de informações essenciais ao desenvolvimento das funções administrativas das instituições
Destinação: esta fase é responsável por determinar o prazo de guarda dos documentos na fase corrente e intermediária, bem como quais documentos serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido valor de prova e de informação para a instituição. A fase de destinação, onde se encaixa a estratégia de destruição de documentos, começa a partir da análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos
Garantindo a conformidade
O processo de destruição de documentos em papel ou mídias deve assegurar a impossibilidade de reconstituição dos arquivos eliminados, garantindo o nível de segurança exigido na norma DIN 66399, criado pelo Instituto Alemão de Normas, que estabelece diversos níveis em função do tipo de documento a ser destruído.
A Norma DIN 66399 estabelece as dimensões máximas e os níveis de segurança das informações contidas nos fragmentos (pedaços) resultantes da destruição física dos suportes portadores de dados.
A norma estabelece sete níveis de segurança e, quanto maior a criticidade, menor deverão ser os fragmentos resultantes da destruição dos arquivos. Para se ter uma ideia da variação, o tamanho de cada fragmento de um documento em papel após a destruição, por exemplo, pode ir de uma tira de 12 mm a uma partícula de 5 mm2, dependendo do seu nível de segurança. Já um HD pode ficar mecanicamente inoperável, ser deformado ou reduzido a pedaços de 5 mm2.
Como se pode ver, são muitos as variáveis e normas que envolvem a destruição de documentos e, para as empresas, não compensa contar com recursos humanos internos e equipamentos para efetuar esse processo. A Access oferece planos personalizados de destruição segura, com destruição offsite, onsite e centros certificados. Conheça as nossas soluções e garanta a confidencialidade e conformidade de todas as informações.
