Nos últimos dias muita gente se viu em busca de documentos tributários necessários na hora de fazer a Declaração do Imposto de Renda de Pessoa Física, se dando conta, muitas vezes, de que alguns documentos já poderiam ter sido descartados. Pensando nisso, a Access lista abaixo o tempo mínimo de guarda de cada documento para ajudar os contribuintes das próximas vezes:

DOCUMENTOS ou ARQUIVOS X PRAZO MÍNIMO DE GUARDA

  • Arquivos SPED: ECD/EFD/NFe – 06 anos (ver nota 2)
  • DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) – 05 anos (ver nota 3)
  • Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP – 06 anos
  • DIRF – 05 anos
  • Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) – 20 anos
  • Extratos Bancários – 06 anos
  • Folha de Pagamento – 35 anos
  • Folha de Ponto – 05 anos
  • Formulário CAGED – 10 anos
  • GFIP (FGTS – RE / GR) – 35 anos
  • GPS – 05 anos (ver nota 3)
  • GR Contribuição Sindical / Assistencial – 05 anos
  • Holerites / Recibos de Pagamentos – 05 anos
  • Laudo PPRA – 20 anos
  • Livro de Inspeção do Trabalho – Permanente
  • Livro Diário – 06 anos (ver nota 2)
  • Livro Razão – 06 anos (ver nota 2)
  • Livros de Entradas e Saídas – 05 anos após o último lançamento (ver nota 2)
  • Livro Registro de Inventário – 06 anos após o último lançamento (ver nota 2)
  • Livros: Apuração do ISS e ICMS – 05 anos após o último lançamento
  • Livros de Atas de Assembleia – Permanente
  • Notas Fiscais e Cupons Fiscais – 05 anos (veja nota 1)
  • Orçamentos / Contratos de Obras – Até o final da garantia
  • Processos Trabalhistas – Permanente
  • Prontuários de Funcionários – Permanente
  • RAIS – Indeterminado
  • Recibo de Vale Refeição – 06 anos
  • Recibo de Vale Transporte – 06 anos

Notas:

1) As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.

2) Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.

3) Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.