Prepare-se para a digitalização do acervo acadêmico

Desde dezembro de 2017 está correndo o prazo de 24 meses estipulado pelo Governo Federal para que todas as IES (Instituições de Ensino Superior) convertam para o meio digital informações e documentos, implantando um projeto de digitalização do acervo acadêmico que garanta a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos originais.

O Decreto n^o. 9.235, de 15 de dezembro de 2017, determina também que um comitê gestor deve ser instituído para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, que deve ser controlado por um sistema de gestão documental.

Todo o processo de digitalização do acervo acadêmico deve atender a alguns requisitos mínimos, como:

• Capacidade de utilizar e gerenciar uma base de dados adequada para a preservação do acervo econômico digital
• Oferecer uma forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo
• Oferecer um método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação
• Permitir a utilização de certificação digital padrão ICP-Brasil

Complementando o Decreto, em abril de 2018 foi publicada a Portaria n^o. 330, que instituiu o diploma digital, que deve atender as diretrizes de certificação digital ICP-Brasil, garantindo sua autenticidade, integridade, confiabilidade, disponibilidade, rastreabilidade e validade jurídica.

Vantagens da digitalização do acervo acadêmico

Embora em um primeiro momento a implantação de um projeto de digitalização do acervo acadêmico possa parecer um grande desafio, a parceria com um fornecedor de soluções de gestão documental permitirá que esse processo seja bem eficiente e ágil.

O primeiro ponto a se levar em consideração é que o projeto não deve visar unicamente a automatização de processos e a digitalização de documentos como matrículas, calendários acadêmicos, currículos, apostilas, entre outros.

A meta do projeto de digitalização deve ser mais ambiciosa, agilizando processos e fluxos de informação que levem uma melhor tomada de decisão, ao mesmo tempo em que:

• Integra dados, informações e documentos distribuídos em todos os sistemas acadêmicos e no portal de alunos
• Permite múltiplos acessos e compartilhamento de documentos em tempo real, seguindo políticas de segurança e de conformidade
• Elimina o risco de extravio de documentos
• Implanta a gestão do ciclo de vida de documentos físicos e digitais – Tabela de Temporalidade Documental e destruição segura
• Facilita a implantação do EAD e oferta de aplicativos móveis
• Entrega relatórios gerenciais que monitoram o fluxo de documentos

Digitalização do acervo acadêmico é um caminho sem volta

Além da obrigatoriedade da nova lei, em entrevista à Revista Gestão Universitária, Tiago Muriel, especialista em digitalização de secretarias acadêmicas, destaca porque as instituições devem abandonar o papel. Segundo ele, “o volume de alunos, cursos, professores que uma instituição de ensino administra nos tempos atuais é muito grande. Se fizermos um comparativo das instituições atuais com as dos anos 80, 90, veremos que essas organizações foram programadas para ter seus procedimentos, processos e documentos em meio físico, atendendo um volume pequeno de pessoas. Isso mudou muito… hoje temos realidades que não poderíamos pensar há 20 anos.

“Se pegarmos uma IES que possui um forte EAD, teremos uma sede com polos esparramados por todo o país – em alguns casos com polos espalhados pelo globo. Assim, gerir o papel é complexo, pois temos todo o lapso temporal que o meio físico irá percorrer. No meio eletrônico, eliminamos o problema da distância. Temos que lembrar que hoje todos querem ter respostas em prazo curto. A tecnologia, se bem aplicada, pode ajudar muito”.

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