Com as empresas se movendo rapidamente para o mundo digital, tecnologias inovadoras, como o processamento inteligente de documentos (IDP) e a automação permitem agilizar as operações de BPO. Mas o que está levando cada vez mais empresas a investirem em novas tecnologias? São vários os motivos, mas três se destacam: concorrência cada vez mais acirrada, expectativas dos clientes em evolução e pressões para manter a conformidade.
A captura de informações de documentos físicos ou digitais e o uso dessas informações para dar suporte aos negócios já faz parte do dia a dia das empresas há muitos anos. E a automação desse processo agiliza as mais diferentes tarefas, por exemplo, na área de RH, permitindo uma integração mais rápida e novos contratados, ou na captura de informações sobre faturas recebidas pelo contas a pagar.
É disso que trata o processamento inteligente de documentos. Com o uso de novas tecnologias, como RPA, processamento de linguagem natural, machine learning e IA, os benefícios para o usuário final são claros, e o mercado está em franco crescimento. De acordo com o Everest Group, o mercado de IDP alcançou US$ 700 milhões em 2020 e projetava um crescimento entre 55% e 65% para 2021. Mas do que se trata exatamente o processamento inteligente de documentos?
Três estágios do processamento inteligente de documentos
O IDP é uma evolução natural dos processos de captura de documentos por agregar inteligência artificial no fluxo tradicional de captura. Relatório da Deep Analysis explica que o IDP conta com três etapas: aquisição, entendimento, integração e, de acordo com o relatório, a entrada de novos players revigorou o mercado e incentivou o uso de serviços baseados em OCR, IA e machine learning, o que está otimizando o uso das informações capturadas para fortalecer os negócios. Além disso, o crescimento do RPA também aumentou o interesse das empresas em explorar novas modalidades de captura para atender a essa demanda.
Dessa forma, o foco do processamento inteligente de documentos é tornar a captura mais abrangente, entregando as informações de forma mais eficiente e ágil e com o mínimo de intervenção humana possível. Apesar de cada sistema IDP ser único e incorporar diferentes recursos ao back-office, os três estágios citados pela Deep Analysis servem para todos os casos:
- Aquisição
Qualquer processo de captura é iniciado pela aquisição das informações em documentos como e-mails, formulários, PDFs e documentos físicos. Para o processamento inteligente de documentos, essa coleta pode incluir o pré-processamento de imagens e documentos, incluindo alinhamento, remoção de cabeçalhos e páginas separadoras e a criação de blocos com tipos semelhantes de documentos para seu processamento. - Entendimento
Os sistemas de captura tradicional incorporam o reconhecimento de conteúdo simples, por exemplo, por meio do OCR, conhecido por transformar documentos em papel em versões digitais. Mas essas ferramentas não entendem os dados, elas não distinguem se os caracteres formam o nome de uma pessoa, de uma empresa ou outro termo específico, o que torna necessária a verificação dos resultados após a extração do conteúdo.
As ferramentas de captura inteligente, por outro lado, incorporam recursos de processamento de linguagem natural e aprendizado de máquina para ler proativamente as informações e classificá-las para que possam ser analisadas e gerar insights que auxiliam na tomada de decisões.
Dessa forma, o processamento inteligente de documentos permite:
– Classificação de documentos com maior precisão
– Reconhecimento de páginas em documentos que não precisam ser processadas
– Melhora a precisão dos dados capturados
– Extração eficiente de dados críticos de tabelas
– Validação das imagens para garantir maior precisão das informações capturadas
Além disso, o IDP extrai e classifica dados até coletar todas as informações relevantes. Dessa forma, o sistema inteligente consegue reconhecer os assuntos de cada documento e os encaminha diretamente para o setor responsável.
- Integração
Sistemas tradicionais de captura digitalizam os documentos, extraem as informações e descartam o documento ao mesmo tempo em que armazenam as informações em um sistema de gerenciamento de documentos. Os recursos de plataformas de processamento inteligente de documentos vão além disso, produzindo duas saídas críticas ao processar os documentos:
– Dados extraídos
Dados extraídos por soluções de captura tradicionais são salvos e repassados para aplicativos em uso nos diferentes setores da empresa. As saídas, então, podem incluir dados específicos, comoe totais de faturas e detalhes do fornecedor, ou o nome do solicitante de uma aquisição e os dados do que deve ser comprado, por exemplo, e, com base nessas informações, encaminhar para os departamentos.
– Metadados estendidos
Por meio de recursos de IA incorporados, o IDP analisa o conteúdo durante a extração de dados e pode determinar automaticamente o tipo do documento e identificar as informações, além de enviar diretamente as informações para o setor correto, o que cria uma vantagem competitiva para a empresa se a ferramenta for utilizada corretamente.
Para que a ferramenta seja realmente eficaz, ela precisa trabalhar de forma integrada com outras soluções de processos de negócios, como sistemas ERP, CRM e outros aplicativos utilizados pela empresa. Dessa forma, o processamento inteligente de documentos deixa de ser um recurso isolado e passa a fazer parte de todo o ecossistema de negócios.
O futuro está no processamento inteligente de documentos
Apesar de usarem ferramentas de captura de documentos há muitos anos, os desafios enfrentados pelas empresas para obter informações de forma eficiente ainda não foi superado. Tecnologias como RPA, e OCR, consideradas soluções em potencial, ainda não conseguiram alcançar o que o processamento inteligente de documentos promete.
Como os dados são o coração da transformação digital e têm papel crucial para os negócios, as empresas precisam encontrar formas de incorporar essas informações vindas de fontes não estruturadas e saber lidar com um grande volume de dados de forma a extrair apenas as informações realmente necessárias para seus negócios, mantendo o contexto e roteando o conteúdo capturado pelo fluxo correto.
Ao aproveitar tecnologias emergentes e integrá-las em uma plataforma inteligente e fácil de usar, o IDP consegue realmente atender à essas necessidades e consegue agilizar e automatizar operações de BPO de gerenciamento de documentos e resolver diversos problemas reais do back-office.
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