Qualquer empresa que queira manter sua relevância no mercado em um cenário extremamente incerto, como o que vivemos atualmente, precisa investir na transformação digital, identificando os melhores equipamentos, soluções, ferramentas e expertise que irão oferecer mais inteligência e agilidade aos processos de negócios, atendendo exatamente as suas expectativas e de acordo com o seu fôlego financeiro.

Segundo BJ Johnson, Senior, Solutions Specialist da Access, “quando implantada de forma correta, uma estratégia de transformação digital entrega maior eficiência, reduz custos, aumenta a agilidade, melhora a experiência do cliente e traz novos insights para o negócio”.

Embora os líderes de negócios estejam seguros sobre a necessidade de investir na transformação digital, nem sempre estão seguros de como implantar uma estratégia eficiente, principalmente quando não conseguem transformar informações em inteligência que vai apontar o melhor caminho para a digitalização do negócio.

Gerar valor a partir da enorme quantidade de informações pelo ecossistema do negócio, principalmente quando ainda são armazenadas em papel, é uma tarefa quase impossível. Ao implantar uma solução de gestão documental e mudar a maneira como a informação é criada, gerenciada e armazenada, as organizações podem dar o primeiro passo na jornada de transformação digital.

E como está se desenvolvendo a sua transformação digital? Confira abaixo quais são os principais passos dessa jornada e identifique a sua maturidade digital em relação à gestão de documentos.

Predomínio do papel

Empresas que se enquadram nesse estágio geralmente estão dando seus primeiros passos na sua transformação digital. Documentos continuam sendo gerados originalmente em papel e são armazenados em arquivos físicos dentro da empresa, ocupando espaços, dificultando o trabalho e gerando mais custos. E os documentos nascidos digitalmente são arquivados em diversos dispositivos, sem o uso de um sistema que os integre, dificultando a sua localização.

Não existem políticas de segurança para proteger as informações, evitando que sejam replicadas ou compartilhadas sem autorização, ou mesmo alvo de hackers. Além disso, documentos que só existem em papel podem facilmente ser perdidos ou destruídos em caso de um incêndio, por exemplo.

A solução? Reduza a papelada.

As organizações devem integrar todas as informações e eliminar a duplicidade transformando arquivos físicos em digitais. O primeiro passo é elaborar um cronograma de escaneamento, privilegiando os documentos mais acessados e implantar políticas de segurança. Os registros que precisam ser mantidos em seu formato físico devem ser levados para um local externo que ofereça um armazenamento seguro e serviços de digitalização sob demanda.

Digitalizados, mas desorganizados

Nesse estágio as organizações já adotaram novas tecnologias, mas não estabeleceram regras claras sobre como gerar e armazenar as informações. Funcionários armazenam arquivos em seus dispositivos – aproveitando políticas de BYOD (Bring Your Own Device), ou mesmo em aplicações não homologadas pelo departamento de TI, na chamada Shadow IT, fazendo com que não existam regras de indexação e arquivamento de documentos. Sem uma integração, as informações ficam espalhadas por diversos dispositivos e aplicações, dificultando a sua localização e a implantação de regras de segurança e de conformidade. Para completar, os funcionários ainda perdem muito tempo procurando documentos – um tempo que poderia ser aproveitado em iniciativas mais estratégicas.

A solução? Organize os arquivos.

Uma estratégia de gestão documental deve abranger toda a empresa, com muito planejamento e colaboração de todos os departamentos, a partir da criação de um conselho da governança da informação. Com esse conselho, será possível ter uma visão ampla de toda a empresa e dos documentos produzidos em cada departamento, avaliando a sua interrelação e, principalmente, entender quais são as expectativas e necessidades de cada área.

Uma solução centralizada de gestão documental pode agilizar a indexação e retenção de documentos em todo o seu ciclo de vida, permitindo que os funcionários acessem as informações em uma plataforma segura e que monitora a conformidade.

Digital, mas com processos manuais

Chegamos então ao terceiro passo, onde o problema está na manutenção de processos manuais quando, embora a maioria das informações já esteja digitalizada e facilmente acessível, as empresas ainda estão desperdiçando tempo e recursos gerenciando manualmente os registros.

A solução? Invista na automatização.

Automatizando processos as organizações conseguem reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, aumentar o controle e garantir a conformidade. Uma solução de gestão documental monitora os arquivos durante todo o seu ciclo de vida, enviando notificações quando um documento está incompleto, expirado ou pronto para uma destruição segura. Nesse estágio da transformação digital, os funcionários já conseguem se concentrar em projetos mais estratégicos.

Digital se torna padrão

Nesse ponto, as empresas já conseguiram integrar com sucessos seus processos não digitais e digitais, antecipando as demandas dos clientes, reunindo insights valiosos para o negócio, melhorando a comunicação e oferecendo melhores condições de trabalho para seus funcionários. Demorados processos manuais foram automatizados e as equipes estão focadas em atividades estratégicas, e a empresa está pronta para inovar, não apenas entendendo suas necessidades atuais, mas, também, se preparando e se adaptando a futuras tendências.

A solução? Manter um processo contínuo de transformação digital.

A transformação digital é um processo contínuo, com o desenvolvimento de novas ferramentas, soluções e processos que acompanham novas formas de trabalho. A partir daí, as empresas devem continuar evoluindo suas estratégias, contando com um parceiro como a Access. Oferecemos as mais inovadoras soluções de gestão documental e certamente, em parceria, vamos encontrar a melhor estratégia para o seu momento.