A armazenagem (storage) de documentos se torna cada vez mais necessária para gerenciar um negócio com organização e segurança. Porém, os custos de investimento em storage podem ser um pouco altos se não forem controlados.
Apesar de retirar os arquivos físicos da sua empresa e terceirizar o serviço, reduzir os custos gastos com a manutenção de um local (às vezes inadequado para a guarda de documentos) e melhorar o fluxo de trabalho, existem algumas maneiras de diminuir esse custo ainda mais.
Algumas sugestões podem levar seu negócio a controlar os custos e manter as vantagens de gestão e guarda de documentos:
Digitalização e utilização do espaço liberado
A digitalização, logo de cara, já reduz os custos com o espaço físico em que estão armazenados os documentos. Assim, você pode aproveitar o espaço para redirecionar outras atividades da empresa. Além disso, a digitalização proporciona a economia de papel eliminando a necessidade de impressões.
Porém, o mau gerenciamento na manipulação dos documentos digitalizados pode gerar arquivos duplicados.
Evite a duplicação de dados
Quanto maior a quantidade de dados, maior a chance de eles serem armazenados em duplicidade – até mesmo por uma questão de precaução com a perda daquele documento. Porém, do ponto de vista de guarda, quanto maior o volume, maior será o valor de storage. Existem softwares que fazem a verificação da duplicidade de um documento, e reconstroem o documento de forma automática.
Manter um bom gerenciamento
Além de uma boa gestão de guarda de documentos evitar a duplicação de arquivos, ela pode também ajudá-lo a reduzir os custos dentro da instituição. A gestão eficiente evita a perda de documentos e, consequentemente, os custos que isso acarretaria na eventual necessidade de uso desse documento.
Fazer a gestão dos documentos também os protege do acesso de pessoas não autorizadas, mantendo informações sensíveis com acesso restrito. Com o processo de gestão de documentos, o manuseio se torna rápido e fácil, agilizando assim o trabalho na empresa e economizando tempo.
Opte pela terceirização do serviço de arquivamento
Ao contratar uma empresa com qualificação para realizar o arquivamento dos seus documentos, ela vai oferecer ferramentas que vão proporcionar um serviço com eficiência. O investimento será bem em conta e vai evitar gastos extras para treinar e especializar funcionários, por exemplo. Isso permite que você foque no seu core business.
A microfilmagem também pode ser uma opção
Já existem algumas empresas que estão adotando a microfilmagem para guardar os conteúdos dos documentos. Essa técnica permite captar imagens dos arquivos impressos, preservando as informações. Esse método permite a eliminação do documento físico – com amparo legal – tendo o mesmo valor do documento original.
Porém, o investimento nessa tecnologia é um pouco mais alto, por conta do equipamento necessário e a pesquisa pela documentação, que pode ser um pouco lenta, prejudicando a agilidade do processo.
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